En quoi consiste la planification opérationnelle de la main-d’œuvre?
La planification opérationnelle de la main-d’œuvre est un moyen pour les entreprises de répondre à leurs besoins opérationnels immédiats en ajoutant, en réduisant ou en augmentant d’une autre manière leur main-d’œuvre. La planification opérationnelle de la main-d’œuvre est particulièrement utile dans le cas d’un objectif commercial relativement immédiat ou à court terme. Le service des ressources humaines de votre entreprise est souvent responsable de la conception et de la mise en place de la planification opérationnelle de la main-d’œuvre, mais différents services peuvent contribuer à ces processus. La planification opérationnelle de la main-d’œuvre revêt une importance particulière pour les entreprises saisonnières et celles des secteurs à fort roulement, étant donné leur besoin récurrent d’augmenter ou de réduire leurs équipes.
Les avantages de la planification opérationnelle de la main-d’œuvre
Toutes les entreprises se livrent à une certaine forme de planification opérationnelle de la main-d’œuvre, qu’elles en soient conscientes ou non. Il ne s’agit donc pas nécessairement d’une activité commerciale bénéfique, mais plutôt d’une activité essentielle que peu d’entreprises peuvent ignorer. Par exemple, si un employé important tombe soudainement malade ou se retrouve avec une blessure qui met du temps à guérir, ou si votre entreprise perd soudainement un client majeur, il est peu probable que votre entreprise ferme ses portes ou que des équipes entières soient renvoyées chez elles le temps de trouver une solution.
Dans le premier cas (la perte soudaine d’un employé important), votre entreprise aura probablement prévu un plan de secours. Ainsi, un employé aux mêmes compétences pourra prendre la relève et remplir les fonctions de l’employé à titre provisoire. Si ce type de remplacement n’existe pas, vous devrez probablement prendre des mesures pour recruter et embaucher quelqu’un qui prendra le relais pendant sa convalescence. Dans le second cas (la perte inattendue d’un client majeur), il est fort probable qu’une équipe entière se retrouve soudainement sans travail. En prévoyant un plan de redéploiement de ces employés vers d’autres clients ou projets, vous vous assurez qu’ils continuent à travailler au lieu de les payer alors qu’ils ne travaillent pas. Dans des circonstances plus malheureuses, si vous ne parvenez pas à leur trouver une place dans votre organisation, vous devrez peut-être les licencier. Il est essentiel de veiller à ce que leur départ de l’entreprise soit respectueux et conforme aux lois du travail (p. ex., en leur donnant un préavis adéquat ou en leur versant une indemnité tenant lieu de préavis), et des systèmes doivent être mis en place pour gérer ce genre de situation.
Ces deux cas sont des exemples de planification opérationnelle de la main-d’œuvre en action. Votre entreprise doit pouvoir poursuivre ses activités sans trop de perturbations ou d’interruptions. La mise en place de systèmes adéquats peut résoudre bon nombre de ces scénarios, mais il est important de créer et de mettre en œuvre ces systèmes de manière intentionnelle, dans le cadre d’une planification opérationnelle formelle de la main-d’œuvre.
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Pourquoi la planification opérationnelle de la main-d’œuvre est-elle importante?
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles la planification opérationnelle de la main-d’œuvre est importante. L’importance que vous y accordez dépend des besoins à court terme de votre entreprise et de la nature de votre secteur d’activité. Les raisons suivantes ne constituent qu’un faible échantillon des motifs majeurs pour lesquels votre entreprise devrait investir dans la planification opérationnelle de la main-d’œuvre.
- Une meilleure efficacité opérationnelle : Comme son nom l’indique, la planification opérationnelle de la main-d’œuvre peut faire des merveilles en matière d’efficacité opérationnelle. Vous disposerez toujours du bon nombre d’employés qui possèdent les compétences dont votre entreprise a besoin, quand vous en aurez besoin. En cas de problèmes de personnel imprévus, vous disposerez de plans d’urgence efficaces pour assurer la continuité de votre activité. Les fermetures d’entreprises inattendues ou prolongées peuvent nuire considérablement à leur réputation, raison pour laquelle la planification opérationnelle de la main-d’œuvre est essentielle.
- Des coûts de main-d’œuvre optimisés : L’une des principales raisons pour lesquelles tant d’entreprises se concentrent sur la planification opérationnelle de la main-d’œuvre est que les coûts de main-d’œuvre peuvent être un frein important à leurs résultats. Si vous avez trop d’employés qui n’ont pas assez de travail à faire, ou trop peu d’employés pour toute la charge de travail que votre entreprise est en mesure d’accomplir, votre entreprise risque de gagner beaucoup moins d’argent qu’elle ne le pourrait. La planification opérationnelle de la main-d’œuvre met également l’accent sur la nécessité de payer les bons employés au bon prix. Une rémunération insuffisante des personnes les plus performantes provoquera leur mécontentement ou leur départ, tandis qu’une rémunération excessive des personnes les moins performantes épuisera rapidement vos ressources financières. Les deux peuvent fausser vos coûts de main-d’œuvre et réduire la rentabilité de votre entreprise.
- La flexibilité et l’agilité : Si vous avez procédé à une planification opérationnelle adéquate de la main-d’œuvre, vous serez plus apte à faire face aux défis inattendus, à augmenter ou à réduire vos activités. Les entreprises qui ne planifient pas leur main-d’œuvre à court terme ont tendance à se retrouver bloquées en cas d’imprévu, incapables d’avancer correctement et de façon productive.
- Une amélioration du moral des employés : Les entreprises sont toujours à la recherche de moyens de fidéliser leurs employés, de remonter leur moral, de prévenir l’épuisement professionnel et, plus généralement, d’apporter des changements positifs à la culture d’entreprise. En veillant à ce que votre entreprise dispose des compétences et du personnel adéquats, vous pouvez contribuer grandement à atteindre cet objectif, en aidant à équilibrer la charge de travail et en prévoyant un plan de secours si une personne est dans l’incapacité de travailler. Dans les entreprises où la planification opérationnelle de la main-d’œuvre laisse à désirer, le nombre de personnes est souvent insuffisant pour faire face à la charge de travail et, par conséquent, il est presque impossible pour les employés de prendre des vacances ou des congés de maladie. Votre inaptitude à répondre aux besoins en main-d’œuvre de votre entreprise peut se répercuter sur le bien-être de vos employés. Cette situation peut s’aggraver au fil du temps et entraîner une augmentation de l’épuisement professionnel, une baisse du moral et, au bout du compte, un taux de roulement beaucoup plus élevé en l’absence de changements.
Comment procéder à une planification opérationnelle de la main-d’œuvre?
Une planification opérationnelle de la main-d’œuvre est assez simple à mettre en œuvre. Commencez par un regard en arrière, peut-être sur le dernier ou les deux derniers trimestres financiers. Réfléchissez à la façon dont votre entreprise a répondu à ses besoins en main-d’œuvre. Votre entreprise a-t-elle connu des périodes de pénurie de personnel? Avez-vous eu de longues périodes pendant lesquelles vous payiez des employés pour qu’ils travaillent à peine, voire pas du tout? Avez-vous ajouté ou perdu des employés? Pensez aux répercussions de ces scénarios sur vos activités et à la manière dont votre entreprise y a fait face. Si peu de problèmes se sont posés, il se peut que vous disposiez déjà de la main-d’œuvre et des systèmes nécessaires et que vous participiez déjà à une forme de planification opérationnelle de la main-d’œuvre. Si, au contraire, vous vous êtes retrouvé à passer d’un problème à l’autre sans trouver de solution, réfléchissez à ce qui vous a fait défaut.
Si vous n’aviez pas assez d’employés pour répondre à vos besoins opérationnels, envisagez de recruter et d’embaucher davantage au lieu de demander à votre main-d’œuvre actuelle d’assumer plus de travail. La plupart des employés n’hésitent pas à donner un coup de main en cas de besoin, mais si vous leur demandez systématiquement d’effectuer le travail de deux personnes (même s’ils sont légèrement mieux payés), vous risquez à coup sûr de les épuiser.
Dans le cas d’employés aux compétences insuffisantes, incapables d’assumer certains postes, pensez à investir dans leur formation. Cela vous permettra non seulement de répondre à vos besoins opérationnels immédiats, mais aussi d’élargir le champ d’action de vos employés (et, par extension, de votre entreprise) à l’avenir.
Chaque entreprise est différente, au même titre que les mois. Vous ne devez pas procéder à des changements de personnel radicaux uniquement en raison d’une modification temporaire de vos besoins en main-d’œuvre. Une correction excessive de problèmes relativement mineurs peut entraîner des problèmes de rentabilité et d’efficacité opérationnelle à long terme. Il est donc essentiel de prendre le temps de bien comprendre les tendances à long terme en matière de main-d’œuvre dans votre entreprise, en tenant compte des réussites et des échecs antérieurs. Une bonne planification opérationnelle de la main-d’œuvre peut vous faciliter la tâche.
