Organiser l’horaire de travail au sein de votre organisation relève de votre droit de gestion. Toutefois, des normes l’encadrent. Lesquelles? Voilà l’objet du présent article : vous outiller afin que vous respectiez les droits de vos travailleurs et que vous en tiriez le meilleur pour le succès de votre organisation.
1. La convention collective
Avant même de nous plonger dans les dispositions légales prévues par les gouvernements fédéral et provincial, vous devez répondre à cette question : une convention collective (ou plusieurs) régit-elle vos relations avec vos employés?
Si tel est le cas, un chapitre traite souvent de la semaine de travail. Vous devrez vous assurer de respecter les conditions que le document contient. Rappelons au passage que la convention collective ne peut pas prévoir de dispositions qui iraient à l’encontre des normes légales.
En d’autres mots, les dispositions de la convention collective peuvent toutefois dépasser le cadre légal, mais elles ne peuvent pas octroyer moins que ce que ce cadre prévoit.
Par exemple, si la semaine normale de travail est de 40 heures, la convention collective pourrait prévoir que les employés ont une semaine normale de 35 heures, mais pas de 45 heures.
2. La semaine normale de travail
La semaine normale de travail compte 40 heures. Le nombre d’heures que vos employés doivent travailler chaque semaine variera si vous vous trouvez dans certains secteurs d’activités.
Par exemple, les employés du domaine forestier ont une semaine normale de 47 heures.
Notez que, sous certaines conditions, vous pourriez demander à vos employés d’étaler leurs heures de travail sur plusieurs semaines. La moyenne de chacune des semaines ne pourra dépasser le nombre légalement prévu.
3. Le cadre légal à prendre en considération
Dans cette section de l’article, vous trouverez les éléments que vous devez prendre en considération dans l’organisation des journées de travail de vos employés :
Au-delà de ce cadre légal, vous pouvez ajouter davantage de pauses et de congés. Rappelons-le : nous venons de vous présenter le minimum à respecter.
Les heures supplémentaires
Vous pouvez demander à vos employés de faire des heures supplémentaires. Il s’agit là d’un de vos droits de gestion. Sachez toutefois qu’ils ont droit de les refuser selon certaines conditions. Par exemple :
Toutefois, vos employés doivent accepter de travailler les heures en surplus si leurs codes de déontologie les y contraignent, si un cas de force majeure est en cours ou si la santé, la sécurité ou la vie d’autres personnes étaient mises en danger par le refus.
Concrètement : l’organisation de l’horaire
Une fois que vous avez pris en considération l’ensemble des aspects énumérés ci-dessus, vous pouvez envisager de créer l’horaire lui-même, soit quel employé sera au travail à quel moment.
L’objectif ici est de vous lancer sur la piste de facteurs qui peuvent influencer le moment où vous devrez prévoir la présence de vos employés au travail.
Encore ici, les caractéristiques de votre entreprise rendront la tâche de planifier les horaires plus ou moins simple. Si vos employés travaillent un nombre d’heures fixes dans la semaine sans avoir à rencontrer directement de clients ou à tenir compte d’un achalandage, vous aurez peut-être rapidement réglé la question : tout le monde de telle heure à telle autre heure.
Les besoins de votre organisation
Vous devez évaluer les besoins de votre entreprise en lien avec la présence des employés. La liste de questions qui suit vous permettra de cibler les moments où vous devez prévoir des employés au travail :
Établissez ensuite un horaire de référence qui présente les moments où vous avez besoin d’employés et combien, au besoin.
Les objectifs poursuivis par votre organisation ont un effet évident sur les besoins que vous avez en lien avec vos employés. Toutefois, les attentes de ceux-ci influencent leur productivité et leur bien-être au travail.
Les attentes de vos employés
L’horaire de travail se discute avec les principaux intéressés : les employés. Voici des questions pour vous guider dans cette réflexion :
Arriver à une entente avec vos employés peut éviter d’autres problèmes par la suite comme un absentéisme de leur part ou un présentéisme, soit être au travail, mais ne pas effectuer les tâches attendues.
L’équité
Lorsque vous créerez votre horaire, assurez-vous que tous y trouvent leur compte. Planifiez les pauses et assurez-vous que les quarts de travail prisés sont équitablement accessibles à tous vos employés.
La technologie à la rescousse
Organiser l’horaire de travail de vos employés peut s’avérer plus compliqué qu’il n’y paraît à première vue selon les besoins de votre organisation. Toutefois, une fois que celui-ci est établi dans les règles de l’art, vous savez quand vos employés œuvrent dans le but que votre organisation atteigne ses objectifs.
Voici quelques applications qui peuvent vous permettre de créer efficacement les horaires dans votre entreprise et d’en faire le suivi :
Les outils présentés ci-dessus proposent aussi d’autres caractéristiques qui peuvent faciliter votre travail de gestion de la rémunération comme des formulaires de feuilles de temps, par exemple.
L’affichage
Vous devez évidemment rendre accessible aux employés leur horaire de travail. Bien que nous ayons présenté des solutions technologiques attrayantes, surtout dans les contextes de gestion d’employés en télétravail, les bonnes vieilles méthodes d’affichage telles que le babillard ou la feuille dans un pigeonnier demeurent tout à fait adéquates.
Assurez-vous simplement que les employés ont accès à leur horaire. Tous doivent savoir où se trouvent les horaires et à quel moment. Si vous optez pour un outil technologique, vous devez en expliquer l’utilisation à vos employés et vous assurer que tous savent comment s’en servir adéquatement.
Organiser l’horaire de travail de votre organisation s’avère un exercice à réaliser méticuleusement. D’une part, celui-ci affecte directement la productivité de votre entreprise. D’autre part, le bien-être de vos employés est en jeu. Il peut même devenir un argument intéressant lors de votre processus de recrutement. Finalement, l’horaire fera assurément partie de ce que vous devez expliquer dans le cadre de l’intégration, virtuelle ou non, de vos nouvelles recrues.
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