Les motifs justifiant la mise en place d’un processus de recrutement formel
Il y a de nombreux avantages à concevoir un processus de recrutement et de sélection du personnel formel et structuré, même si vous n’avez pas encore accès à un service dédié aux ressources humaines. Voici les principaux avantages.
L’optimisation des ressources
Les entrepreneurs et les chefs d’entreprise ont souvent tendance à se fier à leur instinct pour choisir leurs employés. Même si leur jugement aiguisé les met fréquemment sur la bonne piste, il demeure que les erreurs peuvent être coûteuses pour l’entreprise. En plus du temps, des efforts et des sommes déboursées pour recruter le personnel, sans compter les ressources consacrées à l’intégration et à la formation des recrues, l’embauche de la mauvaise personne peut nuire au rendement et au moral de l’équipe au complet.
L’impartialité
Le processus de recrutement doit s’appuyer sur des facteurs solides et impartiaux. Il ne suffit pas d’établir un bon contact ou d’aimer le candidat. Celle ou celui qui nous ressemble n’est pas nécessairement la personne qui possède les qualités complémentaires au reste de l’équipe ou les connaissances qui nous manquent. Un processus structuré et objectif permet d’éviter de tomber dans le piège des préférences personnelles.
Le respect des lois et de la réglementation
En tant qu’employeur, votre processus d’embauche doit impérativement respecter les lois en vigueur et la réglementation concernant les droits de la personne, la protection des renseignements personnels et les normes du travail. Vous éviterez ainsi de vous attirer des sanctions ou des poursuites.
L’économie de temps et de coûts
Une bonne stratégie de recrutement permet de gagner du temps et de filtrer les candidats. Elle évite également d’embaucher un candidat qui n’a pas les qualités recherchées ou qui pourrait avoir de la difficulté à s’intégrer au milieu de travail et à la culture de l’organisation. Le processus de recrutement et d’intégration d’un nouvel employé coûte cher. Il peut entraîner des pertes significatives si l’entreprise doit se défaire d’un employé inadéquat et recommencer les recherches.
Selon le National Business Research Institute (NBRI), une erreur d’embauche peut coûter en moyenne de 1,5 à 2 fois le salaire annuel de l’employé. Dans les pires cas, cela peut aller jusqu’à 5 fois le salaire. À titre d’exemple, dans le cas d’un professionnel dont le salaire est de 70 000 $ CA par an, une erreur coûterait jusqu’à 350 000 $ CA à l’entreprise!
Les étapes d’un processus d’embauche efficace
Voici huit étapes pour élaborer un processus de recrutement et de sélection efficace, afin de vous aider à trouver et à filtrer les candidats les plus aptes à répondre aux besoins de l’entreprise.
1. Élaborer une stratégie qui tient compte des valeurs de l’entreprise
Avant toute chose, le processus de recrutement doit être harmonisé à la stratégie et aux objectifs de l’entreprise, car ces deux démarches sont complémentaires. Il faut donc s’assurer lors de sa conception de tenir compte des valeurs de l’organisation, de sa mission et de sa culture. Avant de rédiger et de publier vos offres d’emploi, réfléchissez avec vos collaborateurs aux types de personnes qui s’intégreront le mieux à votre activité et à votre équipe.
En harmonisant la stratégie de recrutement avec les objectifs de l’organisation, il est possible de prévoir les postes qui seront vacants, par exemple, si certains employés s’apprêtent à prendre leur retraite, sont temporaires ou doivent être remplacés. Vous pouvez aussi prévoir l’embauche de personnel supplémentaire lorsque l’entreprise compte lancer un nouveau projet.
2. Rédiger les descriptions
La description des postes offerts doit être aussi complète et détaillée que possible pour bien cibler les recherches. Il est préférable d’utiliser une désignation d’emploi qui peut être comprise par la majorité, plutôt qu’un titre propre à l’entreprise qui n’a pas d’équivalence hors de ses murs. En faisant des recherches dans les différents médias, vous pourrez cerner les compétences requises pour des emplois similaires ailleurs, évaluer les tendances en matière de recrutement, comparer les salaires et cibler les mots clés. Vous optimiserez ainsi vos chances d’attirer un éventail de candidats qualifiés.
3. Choisir les canaux de publication
Cette étape est importante afin d’optimiser les chances de recevoir des candidatures intéressantes et appropriées. De nombreuses entreprises choisissent de collaborer avec une firme de recrutement ou une agence spécialisée pour pourvoir les postes de cadre ou les emplois spécialisés. Selon le budget disponible, l’emploi peut également être annoncé dans les journaux, sur les réseaux sociaux, sur le site Internet de l’organisation ou sur un site de recherche d’emploi.
Le fait de publier l’offre sur plus d’un canal permet d’atteindre un plus grand nombre de candidats potentiels, ce qui peut être bénéfique. Le bouche-à-oreille est aussi une approche à ne pas négliger, car il est toujours intéressant de rencontrer un candidat chaudement recommandé par un pair ou un partenaire.
4. Trier les candidats et établir une liste courte
À mesure que vous recevez les candidatures, vous ferez un tri des CV pour déterminer les candidats qui devraient être convoqués à une entrevue, les candidats qui ne répondent pas aux critères et les candidats au profil intéressant qui seraient à retenir pour un emploi futur.
Si la personne répond aux critères énoncés sur papier, votre démarche peut également comprendre une étape de préqualification avant de passer à celle de l’entrevue. Par exemple, selon le cas, celle-ci peut comporter un court entretien au téléphone pour vérifier certains points clés et le niveau d’intérêt du candidat, des tests d’aptitude (généralement préparés par une firme extérieure) ou la demande d’un portefeuille de réalisations.
Une fois votre liste courte établie, il est temps de passer à la prochaine étape, celle des entrevues.
5. Organiser et structurer les entrevues
Cette étape prévoit de contacter les candidats retenus sur la liste courte pour organiser une entrevue. Vous aurez préparé une liste de questions à poser qui correspondent au profil recherché et qui ciblent les points importants à évaluer.
Pour compiler les résultats des entrevues et servir d’aide-mémoire, il est habituellement conseillé de préparer une grille d’évaluation qui vous permet d’analyser rapidement les qualités, les compétences et l’aptitude du candidat à s’intégrer à l’entreprise. Elle vous aidera à départager les candidats qui se démarquent.
Cette grille est aussi utile au moment de la prise de décision finale, en particulier si vous devez passer en revue les candidatures avec d’autres membres de votre équipe.
Au moment de faire votre choix, n’oubliez pas que les candidats les mieux qualifiés sur papier ne sont pas nécessairement les plus aptes à occuper le poste. Votre entrevue doit permettre de découvrir les intérêts, les ambitions et les priorités de votre interlocuteur. S’il aspire à travailler pour une grande société prestigieuse, il pourrait être déçu dans une petite entreprise en démarrage.
6. Mettre le candidat à l’épreuve
Selon le type d’emploi, il peut être bénéfique de confirmer certaines compétences en proposant au candidat de faire un test, notamment si le poste requiert des connaissances spécialisées. Par exemple, si vous recrutez un cariste, vous pourriez lui demander de démontrer qu’il sait manœuvrer un chariot élévateur en lui demandant d’effectuer une tâche.
7. Vérifier les références
Une fois que vous aurez terminé l’étape des entrevues, compilé vos notes et choisi celles ou ceux qui répondent le mieux à vos critères, il est crucial de vérifier les références que vous aura fournies le candidat. Cette étape vous permet de confirmer l’exactitude des renseignements indiqués dans le CV ou pendant l’entrevue. Elle sert aussi à vérifier l’aptitude de votre candidat à s’intégrer à votre équipe et à votre culture d’entreprise.
8. Choisir le candidat final et préparer l’offre d’emploi
Vous êtes arrivé à l’étape finale. Il est maintenant temps de téléphoner à la personne sélectionnée pour lui annoncer la bonne nouvelle et vérifier sa disponibilité, afin de confirmer l’arrivée de votre nouvel employé dans l’équipe. Si l’offre est acceptée, il ne reste plus qu’à rédiger et à envoyer une lettre d’offre d’emploi qui confirme la description et les conditions du poste, la date d’embauche et le salaire convenu.
Ressources complémentaires
Les ressources suivantes contiennent une foule de renseignements pour aider les entreprises à gérer leur processus de recrutement.
Indeed Canada propose aux employeurs une série de ressources en matière de recrutement.
Indeed peut vous aider à élaborer votre processus de recrutement.
Indeed propose un centre de marche à suivre pour la gestion des offres d’emploi.
Consulter comment intégrer Indeed à votre processus de recrutement.
Un outil utile pour vous aider à évaluer vos candidats.
La recherche de candidats requiert une stratégie de recrutement efficace et formelle. En effet, le processus de recrutement a un impact majeur sur les affaires de l’entreprise et la productivité du personnel. Les chefs d’entreprises avertis prennent le temps d’élaborer un processus optimal pour s’assurer d’attirer et d’embaucher les meilleurs candidats, ceux dont les aptitudes et les compétences correspondent au profil recherché et aux besoins de l’entreprise.
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