L’avis disciplinaire : première étape des mesures disciplinaires  

L’avis disciplinaire est le premier palier du processus de mesures disciplinaires de toute entreprise. L’application d’une procédure de mesures disciplinaires graduelle, équitable et cohérente est essentielle pour maintenir un environnement de travail productif et respectueux. Elle permet de s’assurer que les employés sont conscients des attentes et des conséquences de leurs actes, ce qui favorise la responsabilisation et le professionnalisme. 

Une procédure disciplinaire équitable et cohérente favorise la confiance, la responsabilité et une culture de travail positive. Elle peut également protéger les employeurs contre d’éventuels problèmes juridiques ou des plaintes pour traitement inéquitable.

Avant la transmission d’un avis disciplinaire

La mise en œuvre de mesures disciplinaires doit être graduelle. Par ailleurs, avant de remettre un avis disciplinaire à un employé, l’employeur doit mener une enquête approfondie sur les fautes ou les problèmes de rendement qui lui sont reprochés. Cela peut impliquer de rassembler des preuves, d’interroger des témoins et d’examiner les politiques ou procédures pertinentes. Toutes les étapes et les conclusions de l’enquête doivent impérativement être documentées et conservées.  

• Avis informel : dans bien des cas, avant de passer à l’avis disciplinaire formel, l’employeur peut choisir d’avoir une discussion informelle avec l’employé. Il arrive souvent que cette conversation permette à l’employé de comprendre les préoccupations. En lui donnant l’occasion de s’améliorer sans qu’il soit nécessaire de prendre des mesures disciplinaires formelles, l’employeur lui démontre sa confiance.
• Avis disciplinaire formel : si la discussion informelle ne permet pas de résoudre le problème ou selon la gravité de la faute, l’employeur peut décider d’émettre un avis disciplinaire formel. Cet avis doit indiquer précisément les fautes ou les problèmes de rendement présumés, les violations de la politique de l’entreprise et les conséquences potentielles. Il doit également indiquer les mesures que l’employé doit prendre pour réagir ou s’améliorer.
• Réponse de l’employé et enquête : dès réception de l’avis disciplinaire, l’employé a le droit de répondre aux allégations. Il peut donner sa version des faits, présenter des preuves ou demander des éclaircissements. L’employeur doit examiner attentivement la réponse du salarié et mener toute enquête complémentaire nécessaire.
• Réunion ou audience disciplinaire : dans les cas les plus graves, ou si la réponse de l’employé le justifie, une réunion ou une audience disciplinaire peut être organisée. Cela permet aux deux parties de présenter leurs arguments, de fournir des déclarations de témoins, le cas échéant, et d’engager un dialogue constructif. Cette réunion doit être menée de manière équitable et impartiale, en permettant à l’employé de se défendre et de poser des questions.
• Mesures disciplinaires : à l’issue de la réunion ou de l’audience disciplinaire, l’employeur doit déterminer la mesure disciplinaire appropriée en fonction de la gravité de la faute et de la réaction de l’employé. Les mesures graduelles sont les suivantes :

1. avis disciplinaire verbal; 
2. avis disciplinaire écrit;
3. la lettre au dossier personnel;
4. la suspension;
5. le licenciement. 

La mesure disciplinaire doit être proportionnelle à la faute, équitable et conforme aux politiques et lignes directrices de l’organisation.

• Examen et suivi : après avoir pris des mesures disciplinaires, les employeurs doivent évaluer l’efficacité des mesures prises et suivre les progrès de l’employé. Si nécessaire, un soutien ou une formation supplémentaire peuvent être fournis. Les employeurs doivent également conserver une trace de la procédure disciplinaire afin de pouvoir s’y référer ultérieurement, car elle peut avoir une incidence sur les décisions futures relatives au rendement ou au comportement de l’employé.

La rédaction d’un avis disciplinaire

La rédaction d’un avis disciplinaire efficace est essentielle pour garantir la clarté et la compréhension entre les employeurs et les employés. Voici quelques conseils à prendre en compte lors de la rédaction d’un avis disciplinaire :

• Clarté et précision : énoncez clairement les fautes ou les problèmes de rendement allégués dans l’avis disciplinaire. Fournissez des exemples précis, des dates et toute preuve pertinente à l’appui des allégations. 
• Référence aux politiques ou procédures pertinentes : mentionnez les politiques ou procédures précises qui ont été violées. 
• Description des conséquences et des attentes : énoncez clairement les conséquences potentielles de l’inconduite présumée ou des problèmes de rendement. Expliquez les mesures que l’employé doit prendre pour s’améliorer ou répondre à ses préoccupations. 
• Utilisation d’un langage professionnel et objectif : utilisez un langage professionnel et objectif lors de la rédaction de l’avis disciplinaire. Évitez d’utiliser des termes désobligeants ou incendiaires susceptibles d’aggraver la situation ou de créer des tensions inutiles. L’avis disciplinaire doit être factuel et se concentrer sur les comportements ou les problèmes.
• Soutien et ressources : le cas échéant, offrez un soutien, des ressources ou une formation pour aider l’employé à s’améliorer. Vous démontrerez ainsi votre engagement en faveur de sa réussite tout en renforçant l’investissement de l’organisation dans sa croissance et son développement.

N’oubliez pas qu’un avis disciplinaire efficace doit être professionnel, objectif et axé sur les faits. Il doit permettre à l’employé de comprendre clairement les problèmes et les mesures qu’il doit prendre pour y remédier.

Modèle d’avis disciplinaire écrit 

Les points suivants présentent les éléments clés devant être inclus dans un avis disciplinaire écrit. 

1. Titre : inclure un titre qui énonce clairement l’avis disciplinaire et identifie l’employé, ainsi que la date de l’avis.
2. Introduction : commencez par une brève introduction indiquant l’objet de l’avis et résumant les fautes ou les problèmes de rendement allégués.
3. Allégations précises : énoncez clairement les allégations formulées à l’encontre de l’employé, en précisant les dates, heures et lieux, ainsi que tout élément de preuve ou témoin pertinent.
4. Politiques ou procédures violées : mentionnez les politiques ou procédures particulières qui ont été violées et fournissez une brève explication de ces violations.
5. Conséquences : indiquez clairement les conséquences potentielles de l’inconduite présumée ou des problèmes de rendement. Précisez les mesures disciplinaires qui pourraient être prises si les problèmes ne sont pas résolus.
6. Mesures d’amélioration : décrivez les mesures que l’employé doit prendre pour s’améliorer ou répondre aux préoccupations. Indiquez clairement les attentes et les délais, le cas échéant.
7. Réponse de l’employé : donnez à l’employé la possibilité de répondre aux allégations, en précisant la méthode et les délais accordés pour sa réponse.
8. Coordonnées : indiquez les coordonnées de la personne responsable de l’avis disciplinaire, au cas où l’employé aurait des questions ou des préoccupations.

En suivant ces lignes directrices et en adaptant l’avis disciplinaire aux circonstances le justifiant, vous pourrez créer des avis efficaces et complets qui favorisent la clarté et la compréhension.

Erreurs à éviter lors de l’envoi d’un avis disciplinaire

Lorsqu’ils traitent des avis disciplinaires, les employeurs doivent être conscients des erreurs courantes à éviter. Ces erreurs peuvent entraîner des conséquences négatives et nuire à l’équité et à l’efficacité de la procédure d’avis disciplinaire. Voici quelques exemples d’erreurs à éviter :

1. Documentation insuffisante : ne pas documenter le processus d’enquête, les réponses des employés ou les mesures disciplinaires prises peut affaiblir la position de l’employeur et créer des problèmes juridiques potentiels. Comme mentionné plus haut, la conservation de toute la documentation, précise et détaillée, relative à l’avis disciplinaire est essentielle. 
2. Ignorer les droits des salariés : ne pas informer les salariés de leurs droits, leur refuser la possibilité de répondre ou ne pas tenir compte de la représentation qu’ils ont choisie peut nuire à l’équité et à la légalité du processus disciplinaire. Les employeurs doivent respecter et faire respecter les droits des salariés à tous les stades de la procédure. Dans un milieu syndiqué, l’employeur doit toujours se référer à la convention collective en vigueur.
3. Absence de communication ou de retour d’information : ne pas communiquer les attentes, ne pas fournir de retour d’information ou ne pas offrir de soutien et de ressources peut entraver le développement et l’amélioration du salarié. Les employeurs doivent veiller à maintenir une communication ouverte et à ce que les employés reçoivent les conseils nécessaires tout au long de la procédure disciplinaire.
4. Comportement émotionnel ou non professionnel : toutes les parties impliquées dans le processus disciplinaire doivent faire preuve de professionnalisme et de respect. Les crises émotionnelles, les attaques personnelles ou les comportements irrespectueux peuvent aggraver les conflits et compromettre l’intégrité de la procédure.

En évitant ces erreurs courantes, les employeurs et les employés peuvent contribuer à un processus disciplinaire équitable, constructif et efficace.

Considérations relatives aux mesures disciplinaires

Avant la transmission d’un avis disciplinaire et le déclenchement de mesures disciplinaires, vous devez nécessairement veiller à respecter les lois et réglementations en matière d’emploi. La discrimination, les représailles et la violation des droits des employés peuvent conduire à des batailles juridiques coûteuses et nuire à la réputation de l’organisation.

En tant qu’employeur ou gestionnaire, vous devez vous familiariser avec le droit du travail en vigueur et la convention collective, le cas échéant. En vous assurant que vos équipes reçoivent les formations adéquates pour l’accomplissement de leurs tâches, en maintenant une communication ouverte, un climat de travail collaboratif, vous diminuerez considérablement les occasions d’émettre des avis disciplinaires.