Qu’est-ce que la formation du personnel?

La formation du personnel est toute activité visant à améliorer les compétences d’un employé. Elle vise à fournir à des employés spécifiques les compétences et les connaissances nécessaires pour effectuer au mieux leurs tâches ou les préparer à un nouveau rôle. Dans les entreprises averties, elle prend la forme d’un programme stratégique mis en œuvre par un responsable ou une personne en position d’autorité. Dans ce cas, on a affaire à un plan de formation à l’intention d’un service, d’une division ou de l’ensemble d’une organisation, selon la taille de l’entreprise, sa vision et les priorités de la direction.

La formation des travailleurs est une étape essentielle à leur intégration au travail et à leur développement professionnel. Les employeurs ont l’obligation légale et morale de former les membres du personnel de leur entreprise.

La formation permet aussi à l’employeur :

• de renseigner le personnel sur les tâches à effectuer et de s’assurer que les employés comprennent bien les nouvelles connaissances acquises;
• de donner la formation nécessaire pour que les employés puissent effectuer leurs tâches efficacement et être productifs;
• de veiller à ce que les employés maîtrisent les exigences de l’emploi qu’ils occupent;
• de favoriser un milieu de travail sécuritaire;
• de transmettre la culture et les valeurs de l’entreprise.

Les avantages de former le personnel

La formation du personnel permet de réunir les conditions gagnantes pour la prise en charge de la santé et sécurité au travail. En milieu professionnel, elle favorise également le rendement et la productivité des employés.

La formation du personnel bien menée offre aussi des avantages importants pour l’amélioration du moral des employés. Elle peut même créer un sentiment d’appartenance.

Qui doit recevoir une formation?

Les exigences de formation de base

Les normes canadiennes dictent que les employés suivants doivent recevoir une formation. Il s’agit d’un minimum et non d’une liste exhaustive. Les entreprises qui voient plus loin misent sur l’élaboration d’un plan de formation complet pour développer leur main-d’œuvre et mettre en œuvre leur vision et leur stratégie globale.

• les employés nouvellement embauchés, peu importe leur âge, leur expérience professionnelle ou leur statut;
• les employés affectés à une tâche pour la première fois, même s’ils travaillent déjà pour l’entreprise depuis un certain temps;
• les employés touchés par une modification des méthodes de travail ou l’implémentation d’une nouvelle technologie;
• les employés qui retournent travailler pour l’entreprise après une absence prolongée.

Les obligations légales

Au Canada, tout employé qui doit manipuler des produits dangereux ou conduire certaines machines industrielles doit recevoir une formation spécifique selon la Loi sur les normes du travail ou la Loi sur la santé et la sécurité au travail.

Au Québec, la loi prescrit aussi que toute entreprise dont la masse salariale dépasse deux millions de dollars doit consacrer annuellement au moins 1% de sa masse salariale à la réalisation d’activités de formation visant le développement des compétences du personnel.

Les obligations des employeurs au Québec sont décrites dans la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre, aussi appelée Loi sur les compétences. Cette loi a pour objet «d’améliorer la qualification et les compétences de la main-d’œuvre actuelle et future par l’investissement dans la formation, par l’action concertée des partenaires patronaux, syndicaux et communautaires et des milieux de l’enseignement, ainsi que par le développement des modes de formation et la reconnaissance des compétences des travailleurs en emploi. Elle vise ainsi à favoriser l’emploi de même que l’adaptation, l’insertion en emploi et la mobilité de la main-d’œuvre.»

Le perfectionnement professionnel

Par ailleurs, une personne certifiée ou agréée, par exemple un avocat ou un comptable, qui doit suivre une formation pour conserver son accréditation ou son statut de membre à un ordre professionnel, pourrait devoir assurer elle-même sa formation sans le soutien de l’employeur. Ceci dit, bon nombre d’entreprises choisissent d’offrir certaines formations ou de participer aux frais pour encourager le perfectionnement de leur personnel, en sachant qu’en améliorant la qualité du travail, le rendement et l’innovation, elles dynamisent leur croissance et leur présence sur le marché.

Qu’est-ce qu’un plan de formation?

Le plan de formation peut être aussi simple qu’une liste de points à aborder pour orienter une recrue qui se joint à l’équipe, ou aussi complexe qu’un plan stratégique de développement professionnel à l’échelle d’une organisation.

Cette stratégie structurée permet aux employés des différents niveaux d’apprendre, d’acquérir ou de raffiner leurs compétences et leurs connaissances en vue d’atteindre des objectifs précis. Dans certains milieux de travail, le plan de formation peut comporter une série de cours obligatoires mandatés par la loi sur les compétences locale, comme il est mentionné plus haut. Par exemple, la majorité des entreprises sont tenues de former un certain ratio d’employés aux premiers soins d’urgence en milieu de travail.

En plus des formations exigées par la loi, les plans de formation du personnel servent à transmettre et à confirmer les compétences pointues ou générales qui permettent à l’équipe d’avoir le meilleur rendement possible et d’atteindre ses objectifs. Le plan de formation peut servir à orienter un nouveau collègue qui débute dans le service, à faire évoluer les connaissances de l’équipe, à présenter un nouveau système ou encore, à favoriser le développement de compétences générales comme la communication, le respect des autres, l’inclusion et la diversité ou la résolution de conflits.

Les objectifs du plan de formation du personnel

La stratégie de formation est toujours élaborée en vue d’atteindre des objectifs précis qui soutiennent le rendement des personnes et de l’entreprise.

Les plans de formation peuvent varier selon leur portée, les objectifs et la nature du travail. Peu importe qu’il s’agisse d’un plan stratégique de développement des compétences à l’échelle de l’entreprise, ou d’un plan pour introduire une nouvelle tâche dans un service, le plan de formation vise un but bien précis qui lui confère une orientation et un encadrement.

Par exemple, une usine peut mettre en place un plan de formation stratégique pour cibler une amélioration des taux d’incidents de sécurité dans l’usine. Le programme sera donc structuré en fonction de ce but et comprendra éventuellement une série de formations visant à faire prendre conscience aux employés des enjeux de sécurité dans l’usine, à leur enseigner les mesures préventives et la manière de réagir en cas de danger ou d’accident, ainsi que l’importance de signaler les risques et les incidents.

Un plan de formation pour orienter un nouvel employé aura pour but de lui présenter les principaux systèmes utilisés pour ses tâches, les personnes-ressources qui pourront l’aider en cas de difficultés et les grandes lignes du travail à accomplir.

La formation du personnel doit aussi être structurée de manière à évaluer et à confirmer les compétences acquises, et à reconnaître l’effort des participants.

Ressources complémentaires

Le portail Entreprises Québec donne de plus amples renseignements sur la formation de main-d’œuvre en entreprise et les programmes de financement.

Vous trouverez ici un guide complet de gestion de formation de la main-d’œuvre qui peut être adapté à votre contexte d’entreprise.

Un modèle complet pour calculer le retour sur investissement de la formation du personnel.

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Les entreprises averties et progressives sont pleinement conscientes de l’importance d’une bonne formation pour encadrer leur équipe et faire évoluer leurs compétences. En salle, virtuelle ou sur le terrain, la formation du personnel est souvent conçue avec les conseils de spécialistes en la matière qui maîtrisent l’art d’élaborer un plan de développement bien structuré et efficace pour optimiser l’acquisition des compétences.

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