Évaluation du rendement : définition

L’évaluation du rendement, également appelée « évaluation de la performance », est un processus qui consiste à mesurer la qualité et l’efficacité du travail des employés, à partir de critères préétablis. Elle fait partie du système de gestion du rendement d’une entreprise.

L’évaluation du rendement est une activité importante en gestion des ressources humaines. Elle s’inscrit dans un système de gestion du rendement d’une entreprise et fait l’objet d’une stratégie. Elle est un facteur de motivation pour les employés, car elle leur permet de mesurer leurs progrès et d’avoir des objectifs à atteindre.

Objectifs

L’objectif global d’une évaluation du rendement est de s’assurer que les activités des employés, des équipes et des services d’une entreprise correspondent, par leur qualité et leur productivité, aux objectifs de l’entreprise et se déroulent dans un climat stimulant.

Plus précisément, l’évaluation du rendement vise les buts suivants :

• Fixer des objectifs aux employés pour orienter leur travail et leurs efforts;
• Évaluer les progrès des employés en matière de qualité et de productivité;
• Apporter une rétroaction par des constats objectifs et des commentaires constructifs;
• Fournir un accompagnement dans l’organisation, les compétences et les méthodes de travail.

Mener des évaluations régulières et méthodiques vous permet d’encourager et de corriger des attitudes ou méthodes. Vous pouvez également détecter des situations problématiques et prendre des mesures avant qu’elles ne se détériorent. Il est toujours moins coûteux et plus productif, à plusieurs points de vue, d’essayer de résoudre les problèmes à la source. 

Étapes

Quand il est question d’évaluation de rendement ou de performance, on pense souvent et surtout à l’entretien entre gestionnaire et employé. Or, l’évaluation ne se résume pas à l’entretien. Elle comporte plusieurs étapes avant, pendant et après l’entretien.

1. Préparation

Les évaluations de rendement exigent un temps approprié. Une préparation soigneuse permet d’atteindre les objectifs de l’évaluation et conduit à des résultats constructifs. Après vous être fixé des objectifs précis pour cette démarche, vous devez prévoir le processus à suivre, les personnes qui y participeront et le ou les outils à utiliser.

Ensuite, vous collectez tous les renseignements nécessaires sur lesquels vous appuyer pour mesurer objectivement le travail de l’employé et vous faire une idée de son comportement professionnel. Il est également important que vous fassiez une petite analyse et que vous meniez une petite réflexion sur les points à aborder durant l’entretien pour vous assurer de son efficacité.

2. Questionnaire

L’évaluation de rendement comprend généralement un questionnaire et des échelles d’évaluation de différents aspects du travail. Prendre le temps d’y répondre soigneusement vous permet d’avoir une bonne vision de la situation. Pour que l’évaluation soit la plus utile possible, prévoyez d’y consacrer du temps, pour éviter de remplir une grille à la va-vite, dix minutes avant l’entretien, par exemple.

Il est possible et intéressant d’inviter les employés à remplir une grille d’évaluation ou à répondre à un questionnaire de leur côté. Cette démarche incite les employés à s’investir et à ne pas subir. Elle favorise un véritable échange et évite l’intervention à sens unique du supérieur hiérarchique.

Les questionnaires et grilles servent de support à l’entretien d’évaluation.

3. Entretien

Étape centrale de l’évaluation de rendement, l’entretien est la rencontre entre un gestionnaire et un employé. Ce peut être une entrevue virtuelle ou en présentiel. Il est important d’instaurer un climat de confiance dès le début. Cependant, il dépend également de l’atmosphère générale dans le service ou l’entreprise, ainsi que des valeurs qui y sont mises en avant. Une bonne relation permet de faire ressortir des éléments positifs pour les deux, des solutions ou des pistes de travail.

Vous gagnerez à établir un cadre ou une structure en rappelant le but de la rencontre et les attentes à l’égard de l’employé. Vient ensuite l’échange d’explications et de visions du travail, avec des rétroactions constructives du gestionnaire.

Pour clore l’entretien, il est bon de faire un résumé rappelant les principaux éléments, notamment positifs. Puis, vous pouvez proposer un plan d’action ou une liste de mesures pour que l’entretien aboutisse à du concret et ne soit pas qu’une parenthèse.

4. Compte rendu

Pensez à rédiger un court compte rendu du rendez-vous gestionnaire-employé. Ce document peut être utile pour tous. Il permet de garder une trace écrite de ce qui s’est dit, des mesures concrètes décidées et des nouveaux objectifs établis.

Il est à mettre dans le dossier de l’employé et servira de base pour la prochaine évaluation.

5. Suivi

L’évaluation du rendement en tant que telle est le processus formel qui a lieu de manière ponctuelle et régulière. Cependant, entre deux évaluations formelles, il peut être nécessaire et toujours judicieux de se faire une idée de la qualité du travail des employés et de leur donner une rétroaction qui oriente leurs efforts. On parle alors d’évaluations informelles. Elles permettent de s’assurer que les mesures décidées et appliquées sont les bonnes et portent leurs fruits.

Fréquence 

La fréquence des évaluations est une question qui se pose souvent. Y a-t-il un minimum, un maximum, une fréquence idéale?

Voici les différentes fréquences possibles :

• la fréquence annuelle, fréquence minimale pour donner tout son sens à l’évaluation; 
• la fréquence bisannuelle, soit deux fois par an ou chaque semestre;
• la fréquence trimestrielle.

L’évaluation annuelle permet de prendre du recul sur une longue période. Mais elle peut arriver trop tard pour permettre de détecter et de rectifier des problèmes. Vous pourrez donc trouver intéressant de la combiner avec une évaluation bisannuelle ou trimestrielle. N’oubliez pas, quoi qu’il en soit, qu’un suivi informel est toujours de mise. 

Enfin, tout dépend de l’entreprise et de ses activités. Une évaluation peut être requise à la fin d’un projet d’une certaine ampleur.

10 principes d’une évaluation du rendement constructive

Dans cette section, nous vous proposons des principes à garder à l’esprit pour effectuer des évaluations du rendement qui ne se limitent pas à faire pour faire, mais qui soient, au contraire, réellement constructives pour les employés comme pour l’entreprise en général.

1. L’évaluation requiert une réelle préparation, en lien avec les activités et la philosophie de gestion de l’entreprise.
2. Le processus d’évaluation doit faire l’objet d’une communication transparente et s’inscrire dans une dynamique positive.
3. L’évaluation porte sur le travail de l’employé, sa vie professionnelle, et non sur sa personnalité ou sa vie privée. Cependant, elle peut porter sur des compétences relationnelles.
4. L’évaluation concerne l’ensemble des tâches et missions de l’employé, pas seulement sur celles qui se mesurent facilement ou sur celles qui posent problème.
5. Des critères clairement définis permettent d’obtenir un portrait clair et fiable de l’employé et de sa situation.
6. Dans la mesure du possible, l’évaluation se fonde sur des éléments mesurables et des critères objectifs qui assurent l’équité et la fiabilité.
7. L’évaluation est la même pour tous les emplois comparables. Le processus, la méthode et le questionnaire doivent être les mêmes pour les emplois similaires.
8. L’évaluation est orientée vers l’avenir. Il est inutile de s’attarder sur des erreurs passées ou des rétroactions négatives. Trouver des solutions en faisant participer l’employé à leur mise en place permet à tous d’avancer.
9. Un geste concret envers l’employé, comme une lettre de félicitations ou une prime de rendement, permet de donner plus de poids à l’évaluation. La reconnaissance du travail accompli favorise le sentiment d’appartenance et l’investissement de chacun. En cas de problème, une lettre de réprimande ou une mesure disciplinaire permettent de poser des limites et de faire preuve de fermeté si nécessaire, pour le bien de tous. 
10. L’évaluation doit être régulière et suivie pour permettre à tous de s’adapter et de progresser.

Types et exemples d’évaluations de rendement

Il n’existe pas qu’une évaluation du rendement, mais plusieurs en réalité. Plusieurs approches ou méthodes permettent en effet d’évaluer l’efficacité et la productivité des employés. Elles peuvent d’ailleurs tout à fait se combiner, selon les besoins et les objectifs.

Évaluation des résultats ou des comportements

Il existe d’abord deux grandes approches en matière d’évaluation :

• La première accorde plus d’importance aux résultats en matière d’objectifs de productivité, quantifiables.
• La seconde se concentre sur des aspects comportementaux, intangibles et plus difficilement mesurables.

Chacune a ses avantages et ses inconvénients. La combinaison des deux fournit seule un portrait dans toutes ses dimensions.

Dans une approche axée sur les résultats, les critères sont d’ordre quantitatif et portent sur le degré d’atteinte de différents objectifs. Dans une approche sur les comportements, les critères sont d’ordre qualitatif et comportent des échelles d’appréciation.

De l’auto-évaluation à l’évaluation à 360 degrés

D’autres types ou exemples d’évaluation se distinguent par les auteurs des évaluations.

• L’évaluation par le supérieur est, comme son nom l’indique, effectuée par le responsable ou le gestionnaire de l’employé évalué.
• L’évaluation par les collègues est effectuée par les personnes qui travaillent de manière régulière avec l’employé évalué. Il peut s’agir des membres de la même équipe ou d’employés d’autres services collaborant avec lui.
• L’auto-évaluation est l’évaluation que fait l’employé lui-même de son travail et de ses compétences.
• L’évaluation à 360 degrés est une évaluation faite par plusieurs personnes, soit l’employé lui-même, son responsable hiérarchique, ses collègues de travail, ainsi que les personnes qu’il supervise, le cas échéant.

En résumé, le sujet de l’évaluation de rendement est plus complexe qu’il n’y paraît au premier abord. Il ne se limite pas à l’entretien entre le gestionnaire et l’employé. De plus, il nécessite une démarche réfléchie et un investissement réel des parties pour donner tous les résultats escomptés. Nous espérons que cet article vous aidera à élaborer le processus qui correspond à votre entreprise.