Qu’est-ce qu’une cessation d’emploi

Lorsque vous rencontrez les mots de cessation d’emploi, songez-vous immédiatement au congédiement? Ce dernier fait effectivement partie des contextes de cessation d’emploi. Il n’est toutefois pas le seul.

Une cessation d’emploi « fait référence à diverses circonstances qui entraînent la rupture ou la suspension du contrat de travail ».

La Loi sur les normes du travail en cas de cessation d’emploi : rupture définitive des liens

La Loi prévoit la rupture définitive et permanente des liens d’emploi lorsqu’elle aborde le concept de cessation d’emploi. Légalement, les normes encadrent deux contextes, soit le congédiement et le licenciement. La Loi prévoit aussi la définition de la mise à pied qui est une suspension temporaire du contrat de travail.

Le congédiement

Le congédiement est la fin d’emploi initiée par l’employeur pour une cause disciplinaire. Si vous devez mettre fin aux liens d’emploi vous unissant à un employé pour des motifs dont il est responsable, il s’agit d’un congédiement. Voici des exemples de ces motifs :

• raisons disciplinaires;
• incapacité d’exécuter les tâches assignées.

Lorsque vous procéderez au congédiement, indiquez la cause précise ayant mené au congédiement.

Le licenciement

C’est vous, en tant qu’employeur, qui initiez le licenciement. Vous aurez recours au licenciement lorsque vous n’avez plus besoin des services d’un employé pour des raisons dont il n’est pas responsable. Voici des causes possibles :

• raisons d’ordre économique (des difficultés financières de votre entreprise, par exemple);
• raisons d’ordre organisationnelles (restructuration, par exemple).

Que vous rompiez les liens d’emploi avec un employé pour des raisons disciplinaires ou organisationnelles, vous avez des obligations à respecter. Nous vous les détaillons plus loin.

La mise à pied

Il se peut que vous deviez renoncer aux services d’un employé pour une durée indéterminée. Le lien d’emploi se poursuit, car vous pourriez le rappeler au travail pendant la période de mise à pied. Si la période de mise à pied dépasse 6 mois, vous devrez respecter les mêmes conditions que pour le congédiement et le licenciement.

Quelles conditions devez-vous respecter?

Maintenant que vous saisissez davantage le concept de la cessation d’emploi, attaquez-vous aux conditions que vous devez respecter. Nous vous les présentons ici.

Avis de cessation d’emploi

Lorsque vous procédez à une cessation d’emploi, vous devez donner un avis écrit à l’employé concerné. Le document prend communément la forme d’une lettre qui annonce la rupture des liens d’emploi. Elle contient :

1. la date d’envoi de la lettre;
2. les coordonnées de l’employé et son nom complet;
3. l’objet de la lettre;
4. les raisons menant au congédiement, au licenciement ou à la mise à pied;
5. le moyen de joindre une personne-ressource au besoin.

Le dernier point peut vous sembler surprenant, mais il n’est pas à négliger. L’employé concerné peut avoir plusieurs questions. Lui donner les coordonnées de la personne qui pourra y répondre témoigne d’un réel souci de vos ressources humaines même lorsque vous devez mettre fin à une relation d’emploi.

Modèle d’avis de cessation d’emploi

Vous pourrez trouver facilement divers modèles d’avis écrit de cessation d’emploi sur le Web. Nous vous en proposons un exemple ici.

27 juillet 2022

Jean Tremblay

123, rue Principale

St-Blaise (Québec) H0H 1H0

Objet : Avis de cessation d’emploi

Par la présente, nous vous informons de votre licenciement en raison de la restructuration de l’entreprise qui met fin aux services internes de livraison. Cette décision nous contraint à mettre fin à votre emploi de livreur le 10 août 2022 à 16 h.

Jusqu’à cette date, vous continuerez à exécuter les tâches prévues à votre contrat de travail. Nous nous occuperons de produire les formulaires nécessaires dans les délais prévus et de vous remettre les sommes auxquelles vous avez droit.

Pour de plus amples renseignements, nous vous invitons à contacter la direction dont les coordonnées se retrouvent ici bas.

Jeanne Tremblay,

Présidente, Wavewood Technique

tremblay.j@wavewoodtechnique.com

555 555-0987

L’exemple fourni est succinct. Il ne tient qu’à vous de le modifier et de l’adapter à votre réalité et à votre culture d’entreprise. Par exemple, prenez le canevas professionnel que vous utilisez habituellement dans votre correspondance officielle, soit celle qui comporte votre logo.

Devez-vous produire un avis de cessation d’emploi?

Certaines situations ne vous obligent pas à produire l’avis écrit. Les voici :

• Vous aviez engagé un employé pour une tâche précise complétée.
• Une force majeure vous oblige à mettre fin à des liens d’emploi.
• L’employé concerné a commis une faute grave.
• Le contrat qui vous lie à l’employé est arrivé à son terme.
• L’employé travaille pour votre entreprise depuis moins de 3 mois.

Rien ne vous empêche de produire une lettre quand même, ne serait-ce que par simple courtoisie. La procédure n’est toutefois pas obligatoire.

Délai à respecter ou période de préavis

Devez-vous respecter un délai lorsque vous avisez un employé que son emploi se termine? Oui. La durée de ce délai dépend de la durée du lien d’emploi continu.

• 3 mois à un an de service continu : période de préavis d’une semaine;
• 1 à 5 ans de service continu : période de préavis de 2 semaines;
• 5 à 10 ans de service continu : période de préavis de 4 semaines;
• 10 ans et plus de service continu : période de préavis de 8 semaines

Ainsi, un employé qui travaille dans votre entreprise depuis 3 ans pour qui vous mettriez fin à l’emploi le 10 août recevrait son avis de démission écrit le 27 juillet.

Le délai prévu ne doit pas inclure les vacances annuelles. Pendant la période de préavis, tous les avantages de l’employé dans le cadre de son travail se poursuivent.

Que faire si vous ne pouvez pas respecter la période de préavis?

Des circonstances peuvent vous pousser à souhaiter que les liens d’emploi se rompent sans que vous soyez en mesure de respecter le délai de préavis.

Dans ce cas, vous devez verser une indemnité à l’employé visé au moment où l’emploi se termine ou lors de la paye qui suit. Celle-ci correspond au salaire habituel que l’employé aurait dû recevoir dans la période de préavis, soit le salaire hebdomadaire multiplié par le nombre de semaines du préavis.

Par exemple, prenons un employé qui travaille depuis 12 ans pour vous. Il aurait droit à un préavis de 8 semaines. Supposons que vous ne l’informez de son licenciement que 4 semaines avant la date de fin d’emploi. Vous devriez donc lui verser l’équivalent de 4 semaines de salaire. Si cet employé reçoit en moyenne 400 $ CA par semaine, vous multiplieriez celui-ci par 4 semaines. Vous lui verseriez alors une indemnité de 1 600 $ CA.

Vous verserez l’indemnité au moment de la fin de l’emploi ou lors de la paye suivante. Si l’employé démissionne avant la date de fin d’emploi ciblée, vous n’avez pas d’indemnité à verser.

Cas particulier de calcul de l’indemnité

Si l’employé concerné a un horaire variable, vous calculerez d’abord le salaire hebdomadaire moyen. Vous procéderez par la suite au même calcul que celui présenté plus haut.

Si l’employé reçoit une commission, vous calculerez le salaire hebdomadaire moyen en calculant la moyenne des sommes reçues au cours des trois mois qui précèdent la fin de l’emploi.

Indemnité et mise à pied

Des particularités supplémentaires s’appliquent lors de la mise à pied lorsqu’il est question de l’indemnité :

• Un travailleur a droit à l’indemnité : mise à pied ou rappel prévu dans une convention collective non respecté excédant 6 mois ou un an après la mise à pied.
• Un travailleur n’a pas droit à l’indemnité : rappel au travail à la suite d’un cas de force majeure ou avant le versement prévu de l’indemnité et pour une durée qui est égale ou qui excède la durée prévue de préavis.

Le versement de l’indemnité constitue une compensation pour l’employé en lien avec la rupture des liens d’emploi que vous entreprenez.

Autres documents à produire

En plus de l’avis de cessation d’emploi et le calcul ou non d’une indemnité, vous devez également vous occuper de tout ce qui a trait aux normes gouvernementales liées au salaire versé:

• Produire un feuillet T4.
• Produire une Relevé d’emploi (RE).
• Vous assurer de respecter les contraintes liées à l’allocation de retraite, le cas échéant.
• Vous assurer de répondre à toutes les exigences des ministères.

Ces procédures administratives s’ajoutent à la charge que représente le fait de rompre les liens d’emploi avec un employé.

Entre droit de gestion et droit des employés

La cessation d’emploi relève de votre pouvoir de gestion. Certes. Vous devez par contre vous assurer de respecter les droits des employés avec qui vous rompez les liens d’emploi. Voici quelques aspects à considérer :

• Si l’employé a travaillé pour votre entreprise plus de deux ans, il peut déposer une plainte pour congédiement injuste auprès de la Commission des normes de l’équité de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) : assurez-vous de documenter votre processus.
• La rupture des liens d’emploi par congédiement est l’aboutissement de la gradation des sanctions. Elle ne devrait pas surprendre l’employé.
• L’employé peut exiger que vous produisiez un certificat de travail. Celui-ci présente les fonctions occupées et la durée d’emploi. Vous indiquez vos noms et coordonnées, mais aucune information sur la compétence du travailleur ou son comportement.

Des normes encadrent la cessation d’un emploi par l’employeur. Bien qu’il s’agisse de votre droit de gestion de décider qui travaille ou non pour vous, sachez que vos employés ont également des droits. Assurez-vous de les respecter!

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Modèle de lettre de licenciement (PDF et Word)

Consultez notre modèle de lettre de licenciement pour vous aider à rédiger une lettre concise destinée à informer un membre du personnel de la fin de son contrat de travail dans une entreprise.

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