Pourquoi envoyer une lettre de refus?
Un nombre croissant d’entreprises indiquent désormais dans leur offre d’emploi que les candidats non retenus ne seront pas avisés. Si cette méthode épargne temps et argent, elle n’est ni appropriée ni courtoise pour les candidats qui ont pris le temps de préparer une candidature étoffée et qui se sont présentés en entrevue.
La lettre de refus, si elle n’est pas obligatoire, est un geste de courtoisie qui rehausse votre image, fait bonne impression et montre que vous respectez les candidats et leurs efforts. Elle permet aussi de ne pas couper les ponts avec un candidat intéressant qui pourrait éventuellement devenir membre de votre équipe dans un rôle différent. Elle évite ainsi de fermer la porte à des discussions futures. En bref, elle rehausse l’expérience de recrutement du candidat.
Quelle est l’importance d’envoyer une lettre de refus?
La lettre de refus rehausse la qualité de l’expérience de recrutement des candidats et aide à consolider le lien avec le recruteur. Certaines études parrainées par des firmes spécialisées en recrutement ont démontré que les candidats qui ne la reçoivent pas gardent une mauvaise image de l’entreprise. Ces sondages précisent entre autres que :
- La vaste majorité des candidats découragent activement d’autres personnes de postuler auprès d’une entreprise avec laquelle ils ont vécu une mauvaise expérience.
- Plus de la moitié de ceux-ci vont jusqu’à boycotter les produits desdites entreprises.
- Les trois-quarts refusent une nouvelle offre de l’entreprise après avoir vécu une mauvaise expérience.
Que contient la lettre ou le courriel de refus?
Nul besoin de rédiger une longue lettre. Cette lettre est généralement brève, tout en étant polie et factuelle. Son contenu doit être bienveillant et empathique. Vous évitez ainsi de compromettre votre réputation et celle de l’entreprise.
La plupart du temps, le courriel est l’outil utilisé pour aviser les candidats qui n’ont pas été retenus. Ce mode de communication est rapide et efficace. Le message contient habituellement les principaux éléments suivants.
Un remerciement pour avoir fait l’effort de postuler et d’assister à l’entrevue
Il est important de faire sentir au candidat que ses efforts ont été appréciés et que vous n’avez pas pris votre décision à la légère. Le ton doit être positif et le contenu, clair et précis.
La mention d’un point fort
Il est toujours préférable de commencer par mentionner une force de la candidature du candidat pour qu’il sente que vous ne le rejetez pas en bloc. Par exemple, vous pouvez lui indiquer que son expérience professionnelle est solide ou qu’il a réussi son entrevue.
Une brève explication motivant le refus de la candidature
Par courtoisie et par souci de transparence, vous fournirez une brève explication motivant le refus, par exemple si vous avez recruté une autre personne dont les compétences correspondent plus étroitement à vos exigences, ou si la candidature est arrivée trop tard. Il vaut mieux être honnête et précis pour ce paragraphe.
Une rétroaction spécifique au candidat qui pourrait lui être utile à l’avenir
Vous rédigerez cette phrase avec l’intention d’aider le candidat dans ses recherches, en étant constructif et encourageant, mais sans faire de détours. Par exemple, vous pourriez mentionner que vous avez préféré un candidat possédant plus d’expérience de supervision. Il faut éviter de parler de qualités personnelles et s’en tenir aux compétences et habiletés professionnelles du candidat non retenu.
Une invitation à postuler pour d’autres emplois le cas échéant
Si vous jugez que le candidat non retenu possède des compétences intéressantes et pourrait être un atout pour l’entreprise dans un rôle différent, vous pouvez le lui dire et l’inviter à postuler pour des emplois futurs, en lui indiquant la procédure à suivre. Si vous avez transmis son CV à un collègue, précisez-le en mentionnant que ce dernier communiquera avec le candidat le cas échéant.
Vous l’aurez compris, la lettre de refus doit être personnalisée. Même si la plus grande partie du contenu peut être répétée, il est de mise d’ajouter un paragraphe qui s’adresse précisément au candidat pour que le message soit personnel et humain.
Des conseils utiles pour préparer la lettre de refus
Voici des conseils pour vous aider à rédiger votre message de manière professionnelle.
- Adoptez un ton bienveillant et un vocabulaire clair qui respectent le candidat.
- Évitez de mentionner les traits de personnalité ou d’attaquer les qualités personnelles du candidat.
- Préparez un modèle de lettre de refus et modifiez-le pour ajouter une touche personnelle pour chaque candidat. Vos notes d’entrevue vous seront utiles pour cette partie.
- Soyez honnête tout en étant bref et concis. Si vous préférez ne pas dévoiler le motif du refus, omettez-le complètement.
- Attendez d’avoir la confirmation que le candidat sélectionné a bien accepté l’offre d’emploi avant d’envoyer les courriels de refus. Vous éviterez ainsi de laisser s’échapper votre deuxième choix si le premier refuse le poste.
- N’attendez pas trop longtemps pour envoyer votre courriel. Par respect pour les candidats, il est préférable de leur transmettre votre décision le plus tôt possible pour qu’ils puissent être fixés et poursuivre leur démarche de recherche d’emploi. En préparant votre modèle et en prenant des notes, vous aurez tous les éléments pour accélérer cette tâche.
Modèle de lettre de refus de candidature
Nous vous proposons le modèle de lettre de refus suivant. Vous le modifierez selon l’emploi, les circonstances particulières et les politiques de l’entreprise.
Nom de l’entreprise
Adresse de l’employeur
Ville, province et code postal
Personnel et confidentiel
Date
Prénom et nom du candidat
Adresse du candidat
Ville, province et code postal
Chère ou Cher (Nom du candidat) :
Au nom de (Nom de l’entreprise), je vous remercie d’avoir transmis votre candidature pour le poste de Chef des services informatiques. Nous avons étudié votre profil avec beaucoup d’intérêt et avons beaucoup apprécié notre rencontre. Vos compétences et votre expérience professionnelle ont retenu notre attention. Malheureusement, votre parcours ne correspond pas tout à fait à celui de la personne que nous recherchons.
Nous avons décidé de poursuivre nos discussions avec un gestionnaire qui a travaillé plusieurs années dans le domaine du détail et qui en maîtrise la complexité.
Nous serons heureux d’accueillir votre candidature pour un emploi futur qui correspondra plus exactement à vos nombreuses compétences et qualités professionnelles. Je vous invite à consulter nos offres futures et à postuler lorsque nous aurons un poste requérant vos qualifications. Je vous souhaite la meilleure des chances dans vos recherches.
Pour toute question, vous pouvez communiquer avec :
(Le nom du représentant aux ressources humaines)
(Le titre du représentant aux ressources humaines)
(Le numéro de téléphone et le courriel du représentant aux ressources humaines)
Je vous prie d’accepter, madame (Nom de la candidate), l’expression de mes meilleurs sentiments.
(Votre signature)
(Votre nom)
(Votre titre)
Ressources complémentaires
Les ressources suivantes contiennent une foule de renseignements pour aider les employeurs à gérer leur processus de recrutement.
- Indeed Canada propose aux employeurs une série de ressources en matière de recrutement.
- Indeed peut vous aider à élaborer votre processus de recrutement.
- Indeed propose un centre de marche à suivre pour la gestion des offres d’emploi.
Consulter comment intégrer Indeed à votre processus de recrutement.
Un outil utile pour vous aider à évaluer vos candidats.
La lettre de refus n’est pas obligatoire. Néanmoins, elle permet aux candidats non retenus de vivre une meilleure expérience de recrutement avec votre entreprise et démontre le professionnalisme de votre équipe. Brève et précise, elle doit être personnalisée et faire preuve de bienveillance et de respect envers son destinataire.
Veuillez noter qu’aucune des sociétés, institutions ou organisations mentionnées dans cet article n’est affiliée à Indeed.
Le modèle présenté dans cet article est fourni uniquement à titre d’exemple et pourrait nécessiter des modifications pour être conforme aux normes établies.
Modèles de lettre de refus à envoyer aux candidats non retenus (PDF et Word)
Utilisez ces modèles de lettre de refus pour envoyer un message clair visant à conférer à votre marque une image positive et à capter l’intérêt des employés potentiels à l’avenir.
*Indeed provides these examples as a courtesy to users of this site. Please note that we are not your HR or legal adviser, and none of these documents reflect current labor or employment regulations.
