Pourquoi envoyer une lettre de refus?
De nombreuses entreprises indiquent aujourd’hui dans leurs offres d’emploi qu’elles ne contacteront que les candidats sélectionnés. Cette méthode peut certes faire gagner du temps, mais elle laisse les candidats non retenus dans l’incertitude.
Ce geste renforce également votre marque employeur en laissant une impression positive, même en cas de refus.
Une communication transparente et professionnelle
Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, la lettre ou le courriel de refus permet d’éviter toute incertitude chez les candidats en leur apportant un retour clair qui met un terme au processus de recrutement.
Ce message peut être transmis à deux moments clés :
- Après le tri initial des candidatures
- À la suite des entrevues, une fois la décision finale prise
Une lettre bien rédigée permet de conclure chaque étape de manière respectueuse et professionnelle. Elle motive la décision, reconnaît les efforts du candidat et l’aide à poursuivre ses démarches de recherche d’emploi avec clarté.
Une expérience candidat positive
Envoyer une lettre de refus contribue à réduire la frustration et l’incertitude ressenties par les personnes non retenues. C’est aussi un moyen de leur témoigner du respect et de la reconnaissance pour le temps investi dans leur candidature et leur participation au processus.
En ajoutant des commentaires constructifs ou des encouragements, vous leur permettez de repartir avec une expérience positive, malgré le refus. Elles se sentent ainsi considérées et conservent une bonne perception de votre entreprise.
Quelle procédure suivre pour envoyer des refus de candidature?
La procédure d’envoi d’une lettre de refus doit être structurée, respectueuse et adaptée à chaque étape du processus de recrutement.
Après la présélection des candidatures. Il est recommandé d’envoyer un message aux personnes non retenues rapidement après le tri initial. Cela permet de limiter leur attente et de montrer que leur candidature a été prise en compte, même brièvement. Vous pouvez utiliser un message automatisé, à condition qu’il soit personnalisé avec le nom du candidat et le poste visé.
Après les entrevues. Lorsque la décision finale est prise, avisez les personnes qui se sont déplacées ou investies dans des entretiens approfondis. Attendez toutefois que la personne sélectionnée ait officiellement accepté l’offre avant d’envoyer les lettres de refus. Ce message doit être plus personnalisé, mentionnant brièvement le processus ou les points discutés lors de l’entretien.
Utilisation du courriel. Le courriel est le mode de communication le plus courant pour envoyer un refus de candidature. Il est rapide, pratique et permet une certaine personnalisation. Vous pouvez utiliser un gabarit de base et y ajouter une phrase ou deux pour adapter le message au parcours de la personne. Dans certains cas, une lettre peut également être envoyée par courrier, notamment si le processus est plus formel ou si cela fait partie des usages de l’entreprise.
Que contient la lettre ou le courriel de refus de candidature?
Nul besoin de rédiger un long message. Qu’il s’agisse d’une lettre ou d’un courriel, il est généralement bref, tout en étant poli. Son contenu doit être factuel et bienveillant. Vous faites ainsi preuve de professionnalisme et évitez de compromettre la réputation de votre entreprise. Le message contient habituellement les principaux éléments suivants.
Un remerciement pour les efforts et le temps passé
Les remerciements dans le message de refus sont essentiels pour maintenir une bonne relation avec les candidats. Il est important de valoriser l’intérêt de la personne pour l’entreprise et de lui faire sentir que ses efforts ont été appréciés, tant pour sa demande que pour sa participation à l’entretien. Le ton doit être positif, et le contenu clair et précis.
La mention d’un point fort
Il est toujours préférable de commencer par mentionner une force de la candidature de la personne avant de formuler le refus, afin qu’elle sente que vous ne la rejetez pas en bloc. Par exemple, vous pouvez lui indiquer que son expérience professionnelle est solide, que sa motivation pour le poste a été remarquée ou qu’elle a réussi son entrevue.
Une brève explication motivant le refus de la candidature
Par courtoisie et par souci de transparence, il est important d’expliquer clairement la raison du refus dans votre message. Vous fournirez ainsi une brève explication motivant le refus. Par exemple, vous pouvez indiquer que vous avez recruté une autre personne dont les compétences correspondent plus étroitement à vos exigences ou que la candidature est arrivée trop tard. Il vaut mieux être honnête et précis pour ce paragraphe.
Une rétroaction spécifique et utile
Vous rédigerez cette partie ou cette phrase avec l’intention d’aider le candidat ou la candidate dans ses recherches. Une rétroaction constructive et personnalisée permet à la personne de comprendre les points à améliorer et l’aide à progresser dans ses démarches. Formulez des commentaires constructifs et encourageants. Cependant, il faut éviter de parler de qualités personnelles et s’en tenir aux compétences et habiletés professionnelles de la candidate ou du candidat non retenu. Par exemple, vous pourriez expliquer que vous avez préféré une personne possédant plus d’expérience en supervision.
Une invitation à postuler à d’autres emplois
Si vous jugez que la personne possède des compétences intéressantes et pourrait être un atout pour votre entreprise dans un rôle différent, vous pouvez le lui dire et l’inviter à postuler à des emplois futurs, en lui indiquant la procédure à suivre. Si vous avez transmis son CV à une ou un collègue, précisez-le en mentionnant que ce dernier communiquera avec elle.
Les coordonnées du service des ressources humaines
Il est judicieux d’inclure les coordonnées du recruteur, de la recruteuse ou du service des ressources humaines, afin de permettre à la personne de demander des précisions ou des conseils supplémentaires. Cette démarche, menée avec bienveillance et professionnalisme, contribue à instaurer une relation de confiance avec les candidats, même en cas de refus.
La mention du respect de la vie privée
Il peut être utile de rappeler à la candidate ou au candidat que ses renseignements personnels ayant servi au processus de recrutement seront traités conformément à la réglementation, c’est-à-dire protégés et immédiatement supprimés ou conservés pendant un court délai après la fin du processus de recrutement.
La lettre de refus doit être personnalisée. Même si la plus grande partie du contenu peut être répétée, il est de mise d’ajouter un paragraphe qui s’adresse précisément au candidat pour que le message soit personnel et humain.
Des conseils utiles pour préparer la lettre de refus
Voici des conseils pour vous aider à formuler une réponse à une candidature de manière professionnelle.
- Adoptez un ton bienveillant et un vocabulaire clair qui respectent le candidat ou la candidate.
- Évitez de mentionner les traits de personnalité ou de mettre en cause les qualités de la personne.
- Préparez plusieurs modèles de lettres de refus adaptés aux différentes étapes du processus de recrutement. Modifiez chaque lettre pour ajouter une touche personnelle. Vos notes prises lors de la sélection et des entrevues vous seront utiles pour cette partie.
- Utilisez une solution d’automatisation pour faciliter l’envoi des courriels de refus aux utilisateurs, tout en maintenant une communication professionnelle et personnalisée, afin de gagner du temps.
- Faites preuve d’honnêteté et de concision. Si, pour une raison particulière, vous préférez ne pas dévoiler le motif du refus, omettez-le complètement.
- Attendez d’avoir reçu l’acceptation d’offre d’emploi de la candidate ou du candidat sélectionné avant d’envoyer les courriels de refus. Vous éviterez ainsi de laisser s’échapper votre deuxième choix si le premier refuse le poste.
- N’attendez pas trop longtemps pour envoyer votre message. Par respect pour les candidats, il est préférable de leur transmettre votre décision le plus tôt possible, afin qu’ils puissent poursuivre leur démarche de recherche d’emploi.
Modèle de lettre de refus de candidature
Nous vous proposons ci-dessous un modèle de lettre de refus dont vous pouvez vous inspirer. Modifiez-le selon l’emploi concerné, les circonstances particulières et les politiques de votre entreprise.
Nom de l’entreprise
Adresse de l’employeur
Lieu : Ville, province et code postal
Personnel et confidentiel
Date
Prénom et nom du candidat
Adresse du candidat
Ville, province et code postal
Chère ou Cher (Nom du candidat ou de la candidate),
Au nom de (Nom de l’entreprise), je vous remercie de votre candidature pour le poste de chef des services informatiques. Nous avons étudié votre profil avec beaucoup d’intérêt et avons beaucoup apprécié notre rencontre. Votre expérience et vos compétences professionnelles ont retenu notre attention. Malheureusement, votre parcours ne correspond pas tout à fait à celui de la personne que nous recherchons.
Nous avons choisi une personne dont l’expérience correspond davantage aux exigences du poste.
Nous serons heureux d’accueillir votre candidature pour un emploi futur qui correspondra plus exactement à vos diverses compétences et qualités professionnelles. Je vous invite à consulter nos offres et à postuler lorsque nous aurons un poste requérant vos qualifications. Je vous souhaite la meilleure des chances dans vos recherches.
Conformément à la réglementation en vigueur, vos renseignements personnels seront traités, après le processus d’embauche, dans le respect de vos droits.
Pour toute question, vous pouvez communiquer avec :
(Le nom du représentant aux ressources humaines)
(Le titre du représentant aux ressources humaines)
(Le numéro de téléphone et le courriel du représentant aux ressources humaines)
Je vous prie d’accepter, madame (Nom de la candidate), l’expression de mes meilleurs sentiments.
Je vous prie d’accepter, monsieur (Nom du candidat), l’expression de mes meilleurs sentiments.
(Votre signature)
(Votre nom)
(Votre titre)
Le modèle présenté dans cet article est fourni uniquement à titre d’exemple et pourrait nécessiter des modifications pour être conforme aux normes établies.
Modèles de lettre de refus à envoyer aux candidats non retenus (PDF et Word)
Utilisez ces modèles de lettre de refus pour envoyer un message clair visant à conférer à votre marque une image positive et à capter l’intérêt des employés potentiels à l’avenir.
*Indeed fournit ces exemples à titre gracieux aux utilisateurs de ce site. Veuillez noter que nous ne sommes pas des conseillers juridiques ni en recrutement. Nous ne sommes pas responsables du contenu de vos descriptions de poste. Aucune des informations fournies ici ne garantit quelque performance que ce soit.
