Lettre de confirmation d’emploi : définition
La lettre de confirmation d’emploi est un document officiel qui confirme le lien d’emploi d’une personne au sein de votre entreprise. Selon la situation, elle peut prendre la forme d’une lettre de confirmation d’embauche (au moment d’une nouvelle entrée en poste) ou d’une lettre d’attestation d’emploi (lorsqu’un employé déjà en fonction en fait la demande).
Ce document précise des éléments essentiels comme la date d’entrée en poste, le titre du poste, le salaire et les avantages sociaux. Il constitue une preuve de l’existence d’un contrat de travail actuel ou futur et peut être exigé, par exemple, pour une demande de prêt, un dossier d’immigration ou une vérification d’antécédents.
Quand faut-il rédiger une lettre de confirmation d’emploi?
La lettre de confirmation d’emploi peut d’abord être utilisée pour informer un candidat ou une candidate que sa candidature a été retenue. Elle s’envoie donc avant la signature formelle du contrat de travail et fait partie intégrante du processus de recrutement. Elle constitue en quelque sorte l’opposé d’une lettre de refus.
Un employé déjà en poste peut également demander une attestation d’emploi pour différentes raisons personnelles, comme :
● la vérification d’antécédents professionnels;
● une démarche de visa ou d’immigration;
● une demande d’hypothèque ou de prêt.
Dans ces cas, la lettre de confirmation d’emploi sert de preuve officielle du statut et des conditions de travail et facilite les démarches administratives et financières.
Qui rédige une lettre de confirmation d’emploi?
Généralement, c’est le service de gestion des ressources humaines (GRH) qui se charge d’écrire et d’envoyer la lettre de confirmation d’emploi à un candidat sélectionné ou à l’employé ou l’employée qui en a fait la demande.
Quoi qu’il en soit, la signature d’un représentant autorisé de l’entreprise est indispensable pour garantir l’authenticité et la validité juridique du document.
Quel format doit avoir la lettre de confirmation d’emploi?
La lettre de confirmation d’emploi peut être rédigée sur du papier à en-tête de votre entreprise ou sous la forme d’un document numérique, à en-tête également. Ce peut être un fichier numérique distinct joint à un courriel ou directement un courriel, pour le côté rapide et pratique.
Dans tous les cas, le message doit être signé par un représentant autorisé, tel que le responsable des ressources humaines ou le chef de la direction.
Longueur
La lettre de confirmation d’emploi doit s’en tenir à l’essentiel. Concise, elle ne dépasse pas une page.
Ton
La lettre de confirmation d’emploi doit adopter un ton formel et neutre. Évitez d’utiliser un langage familier ou des contractions. Il s’agit uniquement de fournir des informations objectives. Cependant, il est important que la lettre soit claire et concise.
Mise en forme
La lettre de confirmation d’emploi doit être disposée comme toutes les lettres officielles ou commerciales standard. Appliquez l’interligne simple et laissez un espace entre deux paragraphes.
Quelles étapes suivre pour rédiger une lettre de confirmation d’emploi?
Une lettre de confirmation d’emploi peut servir à confirmer une embauche ou à attester que quelqu’un travaille actuellement dans votre entreprise. Son contenu varie selon l’objectif, mais certaines étapes s’appliquent dans tous les cas.
1. Déterminer la raison de la lettre
Identifiez d’abord le contexte : s’agit-il d’une confirmation d’embauche à un ou une candidate retenue, ou d’une attestation d’emploi demandée par un employé ou une employée actuelle? Cela influencera le ton et les éléments à inclure.
2. Rassembler toutes les informations pertinentes
Avant de rédiger, assurez-vous d’avoir toutes les informations essentielles :
- Nom et adresse de l’employeur
- Nom et adresse de l’employé ou employée
- Date de début de l’emploi (et de fin, si applicable)
- Titre du poste
- Brève description des fonctions du poste
- Salaire convenu et avantages sociaux
- Nombre d’heures travaillées par semaine ou par mois (si pertinent)
Vous pouvez également prévoir des pièces jointes selon le besoin (contrat, description de poste, etc.).
3. Rédiger la lettre de confirmation d’emploi
Adoptez un style formel, clair et professionnel. Vous pouvez vous appuyer sur un modèle préétabli ou le personnaliser selon les pratiques internes de votre entreprise.
4. Effectuer un suivi
Dans le cas d’une embauche, effectuez un suivi auprès du ou de la candidate pour confirmer la réception et obtenir une réponse dans les délais requis. Dans tous les cas, soyez prêt à fournir des précisions si une demande d’information complémentaire survient.
Conseils pour la rédaction d’une lettre de confirmation d’emploi
La lettre de confirmation d’emploi est un document officiel qui doit être rédigé avec rigueur. Une communication claire, soignée et structurée est essentielle pour éviter les malentendus et projeter une image professionnelle.
Appuyez-vous sur un modèle éprouvé afin d’inclure tous les éléments essentiels : nom de l’employé ou de l’employée, titre du poste, date d’entrée en fonction, conditions de travail et autres renseignements pertinents.
Adoptez un ton neutre, un style concis et veillez à éliminer toute ambiguïté. Ce document pouvant servir de preuve lors de vérifications ou de litiges, il est important qu’il soit exempt de fautes, rédigé dans un format formel et conforme aux pratiques administratives.
Modèle de lettre de confirmation d’embauche
Québec, le 21 septembre 2025
Madame [nom de la personne]
[Adresse]
[Ville (Province) code postal]
Objet : Confirmation de votre embauche au poste de directrice des ventes
Madame,
Nous avons le plaisir de vous confirmer que votre candidature a été retenue pour le poste de directrice des ventes au sein de notre entreprise.
Votre entrée en fonction est prévue pour le 5 mai 2026. Votre salaire annuel sera de 56 000 $ CA, accompagné des avantages sociaux suivants : [précisez les avantages].
Nous sommes ravis de vous accueillir parmi nous et sommes convaincus que votre esprit d’équipe et vos valeurs positives contribueront au succès de notre organisation.
Veuillez agréer, Madame, l’expression de nos salutations distinguées.
John Doe
Directeur des ressources humaines
Wavewood Corporation
(Située au Québec et conforme à la réglementation en vigueur)
Modèle de lettre d’attestation d’emploi pour un visa ou une immigration
Québec, le 21 septembre 2025
Madame [nom de la personne]
[Adresse]
[Ville (Province) code postal]
Objet : Attestation d’emploi – Monsieur Juan Perez
Madame,
La présente vise à confirmer que monsieur Juan Perez est actuellement à l’emploi de Wavewood Corporation, au poste de directeur des ventes. Cette attestation est fournie dans le cadre de ses démarches d’immigration.
Monsieur Perez est à l’emploi de notre entreprise depuis le 2 janvier 2025. Ses responsabilités incluent la gestion d’une équipe de représentants commerciaux ainsi que le développement de stratégies de vente. Il relève directement du vice-président des ventes.
Son salaire annuel est de 70 000 $ CA. Il bénéficie également de notre régime d’assurance collective incluant l’assurance maladie et l’assurance dentaire, ainsi que d’une allocation automobile mensuelle de 400 $ CA.
Pour toute question ou information supplémentaire, n’hésitez pas à me joindre au 555 555-5555.
Sincèrement,
John Doe
Directeur des ressources humaines
Wavewood Corporation
Certificat de travail et lettre de confirmation d’emploi : différences et complémentarités
Le certificat de travail et la lettre de confirmation d’emploi sont deux documents distincts, mais souvent complémentaires dans la gestion des relations de travail.
Le certificat de travail est généralement remis à la fin du contrat d’un employé. Il atteste de la durée de l’emploi et décrit brièvement les fonctions exercées. Il sert surtout de preuve d’expérience professionnelle, notamment dans le cadre d’une recherche d’emploi ou pour appuyer un dossier auprès d’un organisme.
En revanche, la lettre de confirmation d’emploi est remise au début ou en cours d’emploi. Elle confirme que la personne est bel et bien à l’emploi de votre entreprise et précise des informations importantes telles que la date d’entrée en poste, le titre du poste, les conditions de travail, le salaire et les avantages sociaux. Elle est souvent requise pour des demandes de prêt, de logement ou de vérification d’antécédents.
Quand utiliser l’un ou l’autre document?
- Utilisez le certificat de travail lorsque l’employé ou l’employée quitte l’entreprise et souhaite conserver une preuve officielle de son expérience.
- Fournissez une lettre de confirmation d’emploi pour confirmer qu’une personne fait partie de votre personnel actif, notamment lorsqu’elle en fait la demande pour des démarches administratives.
Il est important de fournir le document approprié selon la situation afin de répondre aux besoins de vos employés tout en respectant vos obligations légales en matière d’emploi.
Ressources pour la rédaction d’une lettre de confirmation d’emploi
Pour rédiger une lettre de confirmation d’emploi conforme aux normes du travail en vigueur au Québec, plusieurs ressources s’offrent à vous.
Votre service des ressources humaines peut s’appuyer sur des modèles éprouvés, comme ceux proposés par Indeed, pour adapter la lettre selon le contexte (embauche, attestation pour prêt, visa, etc.). Il est utile de constituer un répertoire interne de lettres types à personnaliser.
En cas de doute ou de situation particulière, n’hésitez pas à consulter un conseiller juridique ou un avocat spécialisé en droit du travail afin de vous assurer que la lettre respecte vos obligations légales.
Utilisez toujours un modèle adapté à la situation, que vous personnaliserez avec soin pour refléter fidèlement les conditions de travail de l’employé concerné.
*Indeed fournit ces exemples à titre gracieux aux utilisateurs de ce site. Veuillez noter que nous ne sommes pas des conseillers juridiques ni en recrutement. Nous ne sommes pas responsables du contenu de vos descriptions de poste. Aucune des informations fournies ici ne garantit quelque performance que ce soit.
