Faut-il formuler une réponse pour toutes les candidatures reçues?
En tant qu’employeur, il est important de garder les voies de communication ouvertes avec les candidats. Même si la candidature d’une personne ne vous intéresse pas, il est courtois et professionnel de lui faire savoir que vous avez reçu sa candidature.
Mais quelle est la meilleure façon de vous y prendre?
Comment répondre positivement ou négativement à une candidature reçue par courriel?
Recevoir des candidatures de candidats qualifiés est l’une des parties les plus excitantes du processus de recrutement. Mais s’il est bon d’avoir des options, passer au crible des dizaines (voire des centaines) de candidatures peut être décourageant, sans parler du temps que vous devez y consacrer.
Mettre en place un système de réponse automatique
Une façon de rendre le processus plus efficace est de mettre en place un système de réponse automatique. Non seulement vous gagnez ainsi du temps, mais vous montrez aux candidats que vous êtes une organisation professionnelle et courtoise.
Lors de la mise en place de votre réponse automatisée, il convient de garder à l’esprit quelques éléments clés :
- Remercier le candidat d’avoir pris le temps de postuler.
- Mentionner quand il peut s’attendre à recevoir une réponse avec des informations complémentaires sur les prochaines étapes du processus. Si vous n’avez pas de date précise, essayez de lui donner un délai général, par exemple, dans les deux prochaines semaines.
- Inclure une brève déclaration indiquant à quel point vous êtes enthousiaste à l’idée d’examiner ses compétences et son expérience.
Exemple positif et négatif
Voici un exemple de ce à quoi la réponse automatique pourrait ressembler :
Merci de l’intérêt que vous portez à notre équipe! Nous examinons attentivement toutes les candidatures et nous vous contacterons dans les deux prochaines semaines pour vous donner de plus amples informations sur les prochaines étapes du processus. Nous vous remercions de votre patience pendant que nous examinons toutes les candidatures.
Si vous ne souhaitez pas embaucher un candidat, mais que vous souhaitez tout de même la remercier d’avoir postulé, vous pouvez utiliser un modèle comme celui-ci :
Merci de l’intérêt que vous portez à notre équipe! Malheureusement, nous ne sommes pas en mesure de donner suite à votre candidature pour le moment. Cependant, nous apprécions votre intérêt et vous souhaitons le meilleur dans votre recherche d’emploi.
Une réponse simple, mais courtoise comme celle-ci laisse les candidats rassurés tout en leur donnant le sentiment que vous appréciez le temps qu’ils ont investi dans leur candidature. Et qui sait? Il se peut qu’ils postulent à nouveau à l’avenir si une nouvelle offre d’emploi correspondant mieux à leurs compétences se présente.
L’envoi de réponses automatiques aux demandeurs d’emploi est une pratique courante de nos jours. Pourquoi ne pas en profiter?
Répondre à des candidatures individuelles
Bien entendu, les réponses automatiques ne sont pas le seul moyen d’informer les candidats que vous avez reçu leur candidature. Si vous souhaitez adopter une approche plus personnelle, ou si vous n’êtes tout simplement pas encore prêt à mettre en place un système de réponse automatique, vous pouvez toujours rédiger des réponses individualisées à chaque candidature que vous recevez.
Du côté positif, cette approche vous permet de vous adresser à chaque candidat par son nom et de mentionner les compétences précises qui ont retenu votre attention. Elle vous donne également l’occasion de poser des questions complémentaires qui n’ont peut-être pas trouvé de réponse dans le dossier de candidature lui-même.
Toutefois, cette approche présente également quelques inconvénients potentiels. Tout d’abord, il faut plus de temps pour écrire des réponses individualisées que d’envoyer une réponse générique automatisée.
Exemple et conseils
Lorsque vous rédigez des réponses personnalisées, veillez à garder les conseils suivants à l’esprit :
- Commencer par une ouverture courtoise, par exemple : merci de l’intérêt que vous portez à notre équipe.
- Mentionner les compétences précises qui ont retenu votre attention. Par exemple : nous avons été impressionnés par votre expérience en matière de service à la clientèle et votre capacité à bien travailler sous pression.
- Poser des questions qui vous permettront de mieux comprendre les qualifications du candidat et son intérêt pour le poste. Par exemple : pouvez-vous nous en dire plus sur votre expérience de la gestion des clients difficiles.
- Remercier le candidat pour son temps et lui faire savoir quand il peut s’attendre à recevoir une réponse de votre part.
- Terminer par une autre déclaration courtoise, telle que : merci encore de votre intérêt ou nous vous souhaitons la meilleure des chances dans votre recherche d’emploi.
Cette structure est efficace et peut vous donner une ligne directrice.
Répondez aux candidatures refusées
Il ne suffit pas de répondre aux candidatures que vous avez refusées. Vous devez également répondre aux demandes que vous avez rejetées.
Le rejet d’une candidature peut sembler une tâche délicate, mais il est important de se rappeler qu’il n’est pas nécessaire d’enjoliver la nouvelle. Soyez honnête et direct dans votre réponse, mais évitez de paraître dur ou antipathique. Après tout, le candidat vit probablement déjà une déception par la nouvelle de son rejet, il n’est donc pas nécessaire de remuer le couteau dans la plaie.
Exemples et conseils
Lorsque vous répondez à des candidatures rejetées, gardez à l’esprit les conseils suivants :
- Commencer par une introduction courtoise.
- Formuler une réponse honnête et directe. Par exemple : malheureusement, nous avons décidé de rechercher d’autres candidats pour ce poste.
- Remercier le candidat pour son temps et sa candidature. Par exemple : nous apprécions l’intérêt que vous portez à notre entreprise et nous vous souhaitons bonne chance dans votre recherche d’emploi.
- Terminer par un autre une déclaration courtoise, telle que : merci encore de votre intérêt ou nous vous souhaitons la meilleure des chances dans votre recherche d’emploi.
Vous adresser aux personnes non retenues est une manière de montrer le professionnalisme de votre organisation.
Modèle de réponse positive
Voici un modèle de réponse positive pour un employé potentiel à personnaliser selon vos besoins.
Bonjour,
Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre équipe! Nous avons été impressionnés par votre expérience du service à la clientèle et votre capacité à travailler sous pression.
Pouvez-vous nous en dire plus sur votre expérience de la gestion des clients difficiles? Nous aimerions en savoir plus sur les raisons de votre intérêt pour ce poste et sur la façon dont vous avez réussi à vous intégrer à notre équipe.
Modèle de réponse négative
Voici un modèle de réponse négative à personnaliser selon vos besoins.
Bonjour,
Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre entreprise. Malheureusement, nous avons décidé de chercher d’autres candidats pour ce poste.
Nous apprécions votre temps et votre candidature et vous souhaitons bonne chance dans votre recherche d’emploi.
Il est important de remercier le candidat pour son temps et sa candidature, que vous acceptiez ou non sa demande. En suivant ces conseils, vous pouvez vous assurer que vos réponses sont professionnelles, courtoises et utiles, tant pour le candidat que pour la réputation de votre entreprise.
Modèles de réponse aux candidatures
Téléchargez ces modèles de réponse aux candidatures pour vous aider à rédiger une note qui informe de façon respectueuse les candidats de l’état de leur candidature.
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