En quoi consiste la LPRPDE?
La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques est une loi canadienne sur la protection des données. Elle fournit des directives aux entreprises du secteur privé, aux entreprises sans but lucratif et aux organisations gouvernementales sur la collecte, le traitement et la communication des données personnelles dans le cadre de leurs activités commerciales, y compris la vente, l’échange ou la location de listes de collecte de fonds ou de listes de membres.
Quels sont les renseignements considérés par la LPRPDE comme des données personnelles?
La LPRPDE du Canada considère que les données personnelles sont des renseignements, combinés ou non à d’autres données, qui permettent d’identifier une personne. Les catégories suivantes en font partie :
- La nationalité ou l’origine ethnique;
- Le nom, l’âge, les numéros d’identification et les données financières;
- Les données relatives à l’ADN;
- Le groupe sanguin;
- L’état matrimonial;
- Les données biométriques, y compris les empreintes digitales, la reconnaissance faciale et les balayages rétiniens;
- Les adresses IP ou les identifiants des appareils;
- L’orientation sexuelle ou l’identité de genre;
- Les opinions, les commentaires, le statut social, les évaluations et les dossiers disciplinaires;
- Le numéro d’assurance sociale ou le permis de conduire ainsi que les antécédents professionnels, médicaux et de formation;
- Les dossiers des employés, les renseignements sur les prêts et les rapports de solvabilité.
Les exemptions à la LPRPDE
La LPRPDE ne couvre pas toutes les données personnelles et ne s’applique pas à toutes les organisations. Il existe des exceptions, notamment pour les organisations qui exploitent leur activité entièrement dans des provinces ou territoires disposant de lois similaires en matière de protection de la vie privée, pour celles qui traitent des données personnelles à des fins journalistiques ou artistiques, et lorsqu’une personne utilise les renseignements d’un employé pour des raisons liées à l’emploi. Les propriétaires d’entreprise peuvent vérifier si la LPRPDE s’applique à leurs activités et, le cas échéant, adapter leurs pratiques à ses directives. Le non-respect de ces règles peut entraîner des amendes, nuire à la réputation d’une entreprise et ébranler la confiance des clients.
La conformité des provinces et des territoires à la LPRPDE
Bien que la LPRPDE soit une loi fédérale sur la protection de la vie privée qui s’applique à l’ensemble du Canada, certaines provinces et certains territoires ont établi des règles sur la manière dont les entreprises peuvent recueillir, utiliser et communiquer des données personnelles. Ces lois ne sont pas nécessairement conformes aux exigences de la LPRPDE. Par exemple, le Québec, la Colombie-Britannique et l’Alberta ont leurs propres lois sur la protection de la vie privée dans le secteur privé. Les entreprises qui exercent leurs activités uniquement dans ces provinces peuvent suivre les réglementations provinciales plutôt que la LPRPDE. Toutefois, si une entreprise opère dans plusieurs régions, la LPRPDE peut toujours s’appliquer.
En Ontario, la LPRPDE couvre la plupart des organisations du secteur privé, mais la province dispose également de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé, qui régit le traitement des données de santé par les fournisseurs de soins de santé. Des provinces comme le Nouveau-Brunswick, la Nouvelle-Écosse, Terre-Neuve et le Labrador n’ont pas de lois distinctes sur la protection de la vie privée dans le secteur privé, mais elles disposent d’une législation concernant les renseignements personnels sur la santé. Les entreprises opérant dans ces provinces doivent toujours se conformer à la LPRPDE. Les entreprises sous réglementation fédérale, comme les banques, les fournisseurs de services de télécommunications et les compagnies aériennes, suivent la LPRPDE et peuvent avoir d’autres règles à respecter. Par exemple, le règlement général sur la protection des données (RGPD) est une loi sur la protection de la vie privée qui s’applique aux entreprises de l’Union européenne et qui peut également concerner les organisations situées en dehors de cette zone si elles traitent des données personnelles de résidents européens.
Les principales exigences de la LPRPDE
La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques prévoit que les organisations suivent plusieurs directives concernant les données personnelles, dont les suivantes.
La transparence
Expliquez clairement vos politiques et vos pratiques en matière de gestion des données personnelles et veillez à ce que ces renseignements soient facilement accessibles au public.
La responsabilité
Les organisations sont responsables de toutes les données personnelles qu’elles recueillent et doivent désigner une personne pour veiller au respect des lois sur la protection de la vie privée au Canada.
Le consentement
Demandez le consentement d’une personne avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des données la concernant.
La restriction de la collecte
Limitez la collecte de données personnelles à ce qui est nécessaire à la réalisation de l’objectif initial.
Les limites d’utilisation et de conservation
N’utilisez ou ne communiquez les données personnelles qu’aux fins prévues à l’origine, à moins que la personne concernée ne consente à ce qu’il en soit autrement, et ne conservez les renseignements que le temps nécessaire.
La définition de l’objectif
Précisez les raisons pour lesquelles les données personnelles sont recueillies au moment de la collecte.
Les mesures de protection
Utilisez des mesures de sécurité pour protéger les données personnelles en fonction de leur sensibilité.
L’exactitude
Veillez à ce que toutes les données personnelles soient aussi exactes et actuelles que possible pour atteindre l’objectif prévu.
L’accès individuel
Les personnes ont le droit de savoir comment les entreprises utilisent, divulguent, communiquent et conservent leurs données personnelles. Elles peuvent demander à accéder à ces renseignements et à les corriger afin d’en garantir l’exactitude.
La remise en question du respect des règles
Les personnes peuvent contester la manière dont votre organisation respecte ces principes et adresser leurs préoccupations à la personne désignée comme responsable du respect de la LPRPDE.
Qui supervise la LPRPDE?
Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada veille à ce que les organisations respectent la LPRPDE et œuvre à la protection des droits des personnes. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada traite les plaintes relatives à la protection de la vie privée et peut prendre des mesures à l’encontre des entreprises qui enfreignent la Loi sur la protection des renseignements personnels du Canada. Le non-respect de ces règles peut avoir de graves conséquences pour les organisations. Par exemple, les amendes peuvent atteindre les 100 000 dollars par violation. Les personnes concernées par une infraction peuvent avoir droit à une indemnisation pour tout préjudice subi. En priorisant la conformité avec la LPRPDE, il est possible d’éviter les pénalités et de préserver la confiance des clients. La mise en place de politiques et de procédures claires pour la protection des données personnelles, la formation des employés aux directives de la LPRPDE, la révision régulière des politiques et la mise à jour des pratiques en matière de protection de la vie privée peuvent vous permettre de rester en conformité avec les changements législatifs en cours.
La liste de vérification de la conformité
Pour vous assurer que votre entreprise respecte les directives de la LPRPDE, pensez à utiliser la liste de vérification de la conformité suivante :
- Désignez une personne dans votre organisation pour superviser la conformité.
- Renseignez-vous sur les principales exigences de la LPRPDE.
- Déterminez si la LPRPDE s’applique à votre entreprise, en particulier si vous traitez des données personnelles à des fins commerciales au Canada.
- Élaborez des politiques explicites pour répondre aux normes de la LPRPDE et décrivez ces procédures afin de les rendre transparentes pour les consommateurs.
- Conservez des dossiers complets sur les données personnelles que vous recueillez, sur les personnes qui donnent leur consentement, sur la manière dont vous prévoyez d’utiliser ces renseignements et sur la date à laquelle vous les supprimerez.
- Informez les personnes de la manière dont vous traiterez leurs données personnelles et expliquez-leur comment accéder à leurs renseignements et les corriger si nécessaire.
La découverte des données
Les entreprises peuvent éprouver des difficultés à concilier le respect de la LPRPDE et l’utilisation des données pour stimuler leur croissance. La découverte des données peut vous aider à répondre à des questions essentielles, notamment les suivantes :
- Quelles sont les données personnelles ou sensibles détenues par l’entreprise?
- Où ces données sont-elles stockées?
- Pourquoi ont-elles été recueillies?
- Comment sont-elles utilisées?
- Quand l’organisation supprime-t-elle les données?
Les outils de découverte des données peuvent permettre à votre entreprise de localiser, de suivre et de gérer les données sur les ordinateurs de bureau, les serveurs, les bases de données et les courriels, dans le nuage ou sur site. Grâce aux outils de découverte des données les plus avancés, votre organisation peut se conformer à la LPRPDE et se préparer aux réglementations futures. Ces outils sont souvent dotés d’une intelligence intégrée qui veille au respect de lois comme la LPRPDE et détecte automatiquement les données personnelles et sensibles, en particulier en cas d’infraction.
Foire aux questions sur la LPRPDE
Les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur la LPRPDE sont les suivantes.
Quels sont les droits des consommateurs protégés par la LPRPDE?
La LPRPDE confère aux consommateurs des droits fondamentaux sur leurs données personnelles. Ils ont le droit de connaître la manière dont les organisations recueillent, utilisent, stockent et communiquent leurs données. Les consommateurs peuvent accéder à leurs renseignements et demander des corrections si nécessaire. Ils peuvent également retirer à tout moment leur consentement à la collecte ou à l’utilisation de leurs données par les entreprises. S’ils estiment que les entreprises enfreignent leurs droits en matière de protection de la vie privée, ils peuvent déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Les organisations doivent protéger les données personnelles avec des mesures de sécurité appropriées en fonction de leur sensibilité.
Que se passe-t-il en cas d’infraction?
En cas d’infraction à la LPRPDE, les organisations doivent informer le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et les personnes concernées s’il existe un risque important de préjudice, en fournissant des renseignements détaillés sur l’infraction en question et sur les mesures de protection prises. Elles doivent tenir un registre de toutes les violations pendant au moins deux ans afin de garantir la transparence et la responsabilité. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada peut enquêter sur la violation afin d’évaluer la conformité, ce qui peut mener à des mesures correctives. Les organisations qui ne signalent pas les infractions ou qui ne conservent pas les registres adéquats s’exposent à des sanctions financières pouvant aller jusqu’à 100 000 dollars par violation. Les infractions peuvent nuire à la réputation d’une organisation et lui faire perdre la confiance des consommateurs tandis que les personnes touchées peuvent chercher à obtenir une indemnisation par le biais de poursuites judiciaires ou de règlements, ce qui a des répercussions juridiques et financières sur l’organisation.
Comment demander l’accès à ses données personnelles?
Les personnes peuvent demander à consulter leurs données personnelles en contactant directement l’organisation. Celle-ci doit répondre dans un délai raisonnable et fournir une copie des renseignements demandés. Si l’entreprise refuse l’accès, elle doit justifier ce refus.
Que peuvent faire les consommateurs si une organisation refuse de corriger des données inexactes?
Si une organisation refuse de corriger des données personnelles inexactes, les consommateurs peuvent contester la décision en s’adressant au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, qui peut mener une enquête et émettre des recommandations afin de résoudre le problème.
