En quoi consiste une politique relative au télétravail?
Une politique relative au télétravail est un ensemble de règles et de réglementations appliquées par votre entreprise afin de régir les personnes qui peuvent travailler à distance, la fréquence et l’organisation du télétravail, les raisons d’une impossibilité d’y avoir recours ainsi que les tâches qui peuvent ou non être effectuées à distance. Elle contient généralement des renseignements sur la conformité en matière de télétravail ainsi que toutes les règles RH ou informatiques pertinentes et énonce clairement les conséquences d’une non-conformité.
À propos du télétravail
La pandémie de COVID-19 a radicalement changé la façon dont les gens vivent et travaillent, même après plusieurs années. L’un des changements les plus prononcés et qui persiste longtemps après la pandémie est le télétravail. Bien que le télétravail ait été beaucoup plus courant au plus fort de la pandémie, de nombreux secteurs permettent encore à leurs employés de travailler au moins une partie de leur semaine en télétravail. Le télétravail est considéré comme l’un des avantages les plus prisés par les chercheurs d’emploi, tout comme un salaire plus élevé, l’accès à des formations et à l’éducation ainsi que des possibilités d’avancement professionnel. Les entreprises qui autorisent le télétravail se vantent généralement d’un roulement de personnel plus faible, d’une plus grande satisfaction des employés, d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, d’une diminution de l’épuisement professionnel et d’une amélioration du moral.
Cependant, le télétravail n’est pas sans problèmes. En effet, des employeurs se disent préoccupés par l’idée que leurs employés se relâchent pendant les heures de travail ou qu’ils travaillent dans des lieux publics qui mettent en danger la sécurité des données. De nombreuses entreprises ont une empreinte immobilière étendue et louent des espaces de bureaux coûteux dans des emplacements de choix. Avec le télétravail, ces espaces deviennent des coûts irrécupérables. Il a également été signalé que des employés occupaient parfois plusieurs emplois simultanément et utilisaient le temps et les ressources de l’entreprise à des fins personnelles.
Les politiques de travail entièrement à distance, hybride ou en présentiel
Les lieux de travail entièrement à distance sont beaucoup plus difficiles à trouver qu’avant la pandémie, mais ils existent toujours. Ils sont plus courants dans certains secteurs où les employés peuvent exercer les principales responsabilités de leur travail à domicile, avec un ordinateur et un téléphone. Les politiques de travail entièrement à distance définissent généralement les heures de travail pendant lesquelles un employé est censé être en ligne et joignable. Votre service informatique aura probablement mis en place ses propres politiques en ce qui concerne l’autorisation ou non des employés à se connecter à un réseau Wi-Fi public ou partagé, la nécessité ou non de se connecter à un réseau privé virtuel, les politiques d’utilisation acceptables à propos de l’utilisation d’un ordinateur ou d’un téléphone, et plus encore.
Les responsables du personnel peuvent être tenus de se rendre au bureau au moins une partie de la semaine ou dans le but d’organiser des événements où les employés à distance se réunissent. En effet, de nombreuses entreprises qui permettent à leurs employés de travailler entièrement à distance organisent des réunions bihebdomadaires, mensuelles ou même annuelles avec leurs employés pour faire perdurer la culture d’entreprise et faciliter la rencontre entre collègues. L’un des plus grands avantages du travail entièrement à distance est que vous pouvez embaucher des talents de partout au Canada, mais l’un des principaux inconvénients est que vos employés n’auront peut-être jamais l’occasion de se rencontrer, de se mêler à leurs collègues et de renforcer des liens de camaraderie, ce qui peut créer des difficultés lors de périodes avec des délais serrés et de nombreux projets.
La grande majorité des lieux de travail au Canada qui permettent le travail à distance au moins une partie du temps fonctionnent selon un horaire hybride, c’est-à-dire avec des employés qui travaillent à la fois en présentiel et à distance. Les jours où les employés doivent se rendre au bureau peuvent être les mêmes dans l’ensemble de l’entreprise ou définis par les employés et leurs équipes au cas par cas. Les politiques de travail hybride présentent en grande partie les mêmes règles et réglementations que les politiques entièrement à distance, mais mélangées à des règles et réglementations au bureau en ce qui concerne le code vestimentaire, les heures d’ouverture, la drogue et l’alcool et toute autre politique sur le lieu de travail que votre entreprise a déjà mise en place.
Les politiques hybrides ont l’avantage de donner à vos employés un peu de flexibilité en ce qui concerne l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, tout en leur permettant de collaborer et de nouer des relations au bureau. Vous ne dépenserez pas non plus d’argent pour des espaces de bureau coûteux qui ne sont pas utilisés par vos employés. Toutefois, avec les modalités de travail hybrides, vous devez déterminer si vous permettez à vos employés de choisir les jours de présence au bureau, ou si vous considérez qu’il s’agit d’une décision centralisée qui s’applique à tous les employés, quelle que soit leur situation. Il n’existe pas de solution unique pour décider des jours qui conviennent aux employés ou aux équipes. Si vous choisissez de mettre en œuvre une politique de travail hybride, envisagez de laisser vos employés déterminer les jours de télétravail.
Enfin, certaines entreprises (et même des secteurs entiers) n’ont jamais eu de politique relative au télétravail. Certains emplois ne peuvent tout simplement pas être effectués à distance, comme les postes dans les soins de santé, les postes dans le tourisme d’accueil et les métiers spécialisés. Certaines entreprises obligent également leurs employés à travailler en présentiel et l’ont même fait au plus fort de la pandémie alors que leur travail peut être effectué à distance. Les entreprises comme celles-ci ont tendance à utiliser le renforcement de l’esprit d’équipe, la culture d’entreprise et la collaboration comme raisons pour refuser le télétravail, et, en effet, certaines entreprises peuvent avoir constaté un affaiblissement de ces indicateurs lorsqu’elles ont autorisé le télétravail.
Si le télétravail compromet le rendement de l’entreprise, le travail entièrement au bureau devient nécessaire. Toutefois, gardez à l’esprit que les entreprises qui exercent leurs activités entièrement au bureau dans des secteurs qui autorisent le télétravail ou même le travail hybride ont tendance à observer un moral des employés plus faible, un roulement de personnel plus important et un épuisement professionnel plus élevé, et à éprouver des difficultés à capter l’attention des meilleurs talents et à les embaucher. Il ne s’agit pas d’un problème universel. En effet, certaines personnes préfèrent travailler entièrement au bureau et trouvent que le télétravail est source d’isolement et de distraction. Il est crucial d’écouter vos employés et d’utiliser les données lors de la prise de décision avant de supprimer la possibilité de travailler à distance.
Quelques conseils pour mettre en œuvre une politique relative au télétravail
Si vous envisagez de permettre à vos employés de télétravailler une partie ou la totalité du temps, vous aurez besoin d’une bonne politique en place, facile à suivre et qui prévient les problèmes de conformité en matière de télétravail.
Consultez les employés
Tout d’abord, découvrez ce que vos employés pensent de leur régime de travail actuel et évaluez si le télétravail serait judicieux ou non. Si les gens n’en veulent pas ou si une perturbation massive de vos activités en découlait, il peut être préférable de ne pas l’envisager. Si ces problèmes ne sont pas présents, assurez-vous de bien consulter vos équipes informatiques et RH lors de la rédaction et de la mise en œuvre de votre politique relative au télétravail. L’avis d’un avocat spécialisé en droit du travail sur votre politique pourrait être bénéfique pour s’assurer qu’elle est conforme aux lois du travail.
Réalisez un projet pilote
Un « lancement en douceur » de votre politique relative au télétravail peut être utile avant de la rendre permanente. De cette façon, la politique peut ne pas devenir permanente si elle cause des frictions. La mise en place de votre politique pendant un mois ou deux vous offre suffisamment de temps pour déterminer ce qui fonctionne et ce qui doit être peaufiné avant d’aller de l’avant.
Mesurez vos résultats
Une fois la politique en place, vous devrez surveiller et mesurer divers indicateurs au moyen des questions suivantes : votre personnel est-il heureux? Vos clients sont-ils touchés d’une manière ou d’une autre? Vos résultats financiers sont-ils affectés? L’unique façon d’adapter correctement la politique à votre entreprise et à ses besoins précis est de l’évaluer constamment en cours de route et d’y apporter des modifications si nécessaire. Lorsque les données que vous avez recueillies et les décisions que vous avez prises vous satisfont, il est temps d’officialiser la politique en l’intégrant aux règles et réglementations de votre entreprise. Bien entendu, les circonstances peuvent changer à tout moment et vous devrez peut-être apporter des changements à votre politique relative au télétravail. Tant que vous suivez ces étapes, vous ne devriez pas rencontrer de problèmes.
La décision visant à autoriser les employés de votre entreprise à travailler à distance dépend de votre situation et des éventuelles conséquences majeures sur vos activités. Si ces dernières seront peu affectées, voire améliorées en donnant aux employés la flexibilité de travailler à distance à temps partiel ou à temps plein, cette politique mérite certainement d’être envisagée. Tant que vous mettez en œuvre une politique relative au télétravail solide, cette évolution devrait se faire en toute fluidité et vous pourriez même en récolter les bénéfices, comme des employés plus heureux et plus productifs et un intérêt accru des chercheurs d’emploi à travailler dans votre entreprise.
