1. Fixez des attentes précises
Assurez-vous que tous les employés savent exactement ce que vous attendez d’eux. Par exemple, informez-les de la fréquence à laquelle vous voulez savoir où ils en sont, si vous souhaitez qu’ils vous contactent avant la fin de leur journée de travail et s’ils doivent consigner leur temps. Certains gestionnaires peuvent demander à chaque membre de l’équipe des mises à jour quotidiennes sur la situation, alors que d’autres peuvent se contenter d’un compte-rendu hebdomadaire. En fixant des attentes précises, tous seront sur la même longueur d’onde.
2. Documentez votre stratégie de communication
Afin que les télétravailleurs disposent d’un point de référence, indiquez par écrit quels types de questions ou de problèmes nécessitent une réunion de groupe ou un appel vidéo plutôt qu’un message rapide ou un courriel. Précisez également les délais et la réactivité attendus, par exemple le délai de réponse à un courriel pendant les heures de travail.
3. Contactez-les régulièrement
Il est essentiel de prendre un moment pour communiquer directement avec les employés à distance au minimum une fois par jour, que ce soit par courriel, par message instantané, par appel téléphonique ou vidéo. Si vous laissez de longues périodes de temps s’écouler sans contacter les télétravailleurs, ceux-ci risquent de se sentir négligés et de perdre leur motivation, ce qui peut générer un rendement plus faible et un taux de roulement de personnel élevé. En interagissant régulièrement avec chaque membre de l’équipe, qu’il travaille à distance ou non, tous auront la conviction de jouer un rôle important.
4. Planifiez des réunions d’équipe régulières
Que votre équipe soit en partie ou totalement à distance, organisez fréquemment des réunions de groupe virtuelles pour renforcer le sentiment d’unité et aider les employés à créer des liens. Les employés pourront ainsi mieux se connaître et se montreront plus enclins à coopérer et à communiquer régulièrement entre eux.
Ces réunions d’équipe sont également une excellente occasion pour les télétravailleurs de partager leurs idées et de dissiper les malentendus concernant certains détails de projet et les attentes.
5. Faites preuve de transparence
Si vous faites preuve d’ouverture et d’honnêteté, les employés seront plus portés à faire de même. En faisant de la transparence un élément clé de votre culture d’équipe, il vous sera plus facile d’établir un climat de confiance avec tous les employés. Ceux-ci se sentiront plus à l’aise de vous poser des questions ou de vous faire part de leurs préoccupations, tout en sachant que vous ferez la même chose.
Assurez-vous de faire preuve de transparence avec tous les membres de l’équipe. Si vous avez des nouvelles à partager, pensez à informer tout le personnel en même temps. De cette façon, vos employés à distance n’auront pas l’impression d’être les derniers à être au courant ou qu’ils n’ont pas accès à toutes les informations.
6. Créez des liens avec chaque membre de l’équipe
Prenez toujours le temps de connaître les membres de votre équipe à distance au même titre que les membres de votre équipe au bureau, y compris leurs passe-temps, leurs intérêts et leurs aspirations professionnelles.
Pour ce faire, ne vous sentez pas dans l’obligation de parler strictement du travail lors d’un appel ou d’une vidéoconférence. Prévoyez toujours quelques minutes pour discuter informellement au début ou à la fin de ces rendez-vous, comme vous le feriez lors d’une réunion en personne. Le simple fait de vous renseigner sur la fin de semaine d’un employé, de parler de sa famille ou de lui demander quels sont ses projets de vacances peut contribuer à ce qu’il se sente plus à l’aise avec vous, plus impliqué dans son travail, et à ce qu’il devienne un meilleur leader.
7. Utilisez la technologie pour stimuler l’esprit d’équipe
La technologie dont se sert votre entreprise pour réaliser le travail à distance peut aussi être exploitée pour bâtir une communauté. Utilisez des outils permettant davantage d’interactions en face à face afin de renforcer les liens de l’équipe. Créez également des canaux de messagerie instantanée où les employés peuvent discuter pendant les pauses de sujets qui ne sont pas liés au travail.
Pensez à adapter certaines habitudes de l’équipe sur place aux télétravailleurs. Par exemple, si vous chantez habituellement « Joyeux anniversaire » à vos employés au bureau, assurez-vous de faire de même pour les employés à distance en réunissant l’équipe pour un appel vidéo.
8. Prévoyez du temps pour des rencontres individuelles régulières
Lorsque votre horaire est chargé, il est facile d’annuler ou de reporter des événements qui semblent non essentiels, comme des rencontres individuelles. Or, ces réunions sont cruciales pour gérer efficacement les équipes à distance. En effet, les employés qui travaillent à domicile ne sont pas toujours aussi à jour que les employés au bureau.
Faites de votre mieux pour mener des rencontres individuelles à la même heure, sur une base hebdomadaire ou bihebdomadaire. Accordez à chaque télétravailleur au moins une demi-heure de votre attention totale afin qu’il puisse poser des questions, exprimer ses préoccupations ou partager ses idées.
9. Incluez les télétravailleurs dans les décisions importantes
Lorsque les employés travaillent ensemble dans un bureau, les conversations se produisent naturellement. Un membre de l’équipe peut partager de l’information cruciale à propos d’un projet lors d’une discussion qui avait commencé informellement à côté de la cafetière. Lorsque cela se produit, veillez à transmettre le message aux employés à distance le plus rapidement possible.
Il est essentiel de ne jamais exclure les employés travaillant à distance des discussions sérieuses portant sur les objectifs, les visions et les plans de l’entreprise, sans quoi ils risquent de se sentir négligés et sous-estimés. Envoyez régulièrement des sondages sur la satisfaction des employés afin d’évaluer l’opinion des employés à distance au sujet de leur environnement de travail.
10. Évitez la microgestion
Pour les employés, l’un des attraits du travail à distance est l’autonomie. Cependant, lorsque vous n’êtes pas aux côtés de vos employés, il est facile de supposer qu’ils ne travaillent pas ou ne s’en tiennent pas aux tâches que vous leur avez déléguées. Cette attitude peut rapidement se transformer en un comportement de microgestion où les gestionnaires inondent les employés à distance de courriels et demandent continuellement des comptes-rendus.
Cela peut être stressant pour les deux parties et amener les employés à ne pas se sentir dignes de confiance. Il convient donc de se concentrer sur les résultats et les objectifs plutôt que sur l’activité. Tant que l’employé fait bien son travail et respecte les échéances, la façon de travailler peut ne pas être pertinente.
Par ailleurs, il est important que les employés à distance ne profitent pas de leur autonomie en perdant du temps et en négligeant leur charge de travail. Certains employés ne disposent pas de l’autodiscipline nécessaire pour travailler à distance, et il importe de reconnaître rapidement ce comportement avant qu’il n’affecte la productivité de l’équipe.
11. Créez une politique de « porte ouverte »
Les employés qui travaillent à distance peuvent avoir l’impression de vous déranger en communiquant avec vous en dehors des heures de réunion prévues, surtout si vous travaillez dans des fuseaux horaires différents. Pour éviter cela, créez une politique de « porte ouverte » où tous les employés, qu’ils soient à distance ou non, peuvent vous contacter à tout moment.
Gardez à l’esprit que si les employés au bureau peuvent constater que vous êtes en réunion ou en dehors du bureau, les employés à distance ne peuvent pas le savoir aussi facilement. Si vous n’êtes pas disponible lorsqu’un télétravailleur tente de vous contacter, veillez à lui répondre le plus rapidement possible.
Si vous n’avez pas l’habitude de gérer des employés à distance, cette situation peut représenter une courbe d’apprentissage. Toutefois, en suivant ces 11 conseils, vous pouvez mettre en place un système efficace, faciliter la communication et favoriser le succès de tous les employés.
