Préparez-vous pour le télétravail
Suivez les étapes suivantes pour organiser la gestion du télétravail :
1. Collaborez avec les gestionnaires et les chefs d’équipe
Lors de la planification du télétravail, discutez des idées et des stratégies avec le personnel occupant des postes de direction. Vous pouvez, par exemple, permettre aux chefs d’équipe et aux gestionnaires de procéder à un échange d’idées et de donner leur avis au sujet des meilleurs outils à utiliser, des solutions pour préserver la motivation des employés et du moment où il convient de planifier la collaboration dans l’équipe par le biais de méthodes en ligne. Par ailleurs, encouragez les gestionnaires, les chefs d’équipe et les superviseurs à donner l’exemple en favorisant le changement pour tous les employés. Par exemple, lorsque les cadres supérieurs travaillent à distance de façon efficace, cela incite les autres employés à se sentir à l’aise de faire de même.
Lorsque vous recherchez des idées, lancez la discussion en posant des questions comme les suivantes :
- Quelles plateformes de communication devrions-nous utiliser pour demeurer en contact avec les employés?
- Quelle est la meilleure application de visioconférence pour mener des réunions d’équipe?
- Comment allons-nous nous assurer de la productivité et de l’engagement des employés?
2. Choisissez une méthode de communication fiable pour les renseignements importants
Faites preuve de transparence avec votre personnel en ce qui concerne la gestion du télétravail en utilisant le canal de communication que la plupart de vos employés utilisent. Favorisez une communication ouverte et créez des canaux dans vos outils de communication pour que les employés puissent communiquer des renseignements, se sociabiliser et discuter entre eux. Simplifiez également votre panoplie d’outils en désignant une plateforme de communication fiable que chacun utilisera pour rester en contact, pour poser des questions et pour faire part de sa rétroaction. Vous pourrez ainsi facilement communiquer et recevoir des renseignements importants liés au travail ainsi que les derniers renseignements sur l’épidémie.
3. Mettez en place une équipe de gestion à distance
Les employés doivent être guidés et recevoir la rétroaction de leurs gestionnaires et de leurs chefs d’équipe pour être efficaces à leur domicile. Déterminez les principaux gestionnaires qui seront tenus de diriger et de soutenir les différents processus de votre entreprise afin que les employés sachent vers qui se tourner. Par exemple, pensez à mettre en place une équipe de gestion responsable du développement de projets, de l’assurance qualité et d’autres processus dans le cadre du déroulement des opérations de votre entreprise.
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4. Créez un outil de ressources à distance (comme un document de FAQ)
Vos employés peuvent avoir des questions sur ce à quoi ils doivent s’attendre au sujet des tâches en télétravail et d’autres préoccupations concernant leur relation avec l’entreprise. C’est pourquoi il est important de créer une ressource en ligne, comme une page de FAQ, où les employés peuvent obtenir des réponses à des questions liées à la productivité et à l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle. Par exemple, vous pouvez créer des documents universels en utilisant une application en ligne où les employés peuvent se connecter et vérifier les mises à jour dans le cadre de votre politique de télétravail.
De plus, communiquez régulièrement avec les employés pour connaître leurs préoccupations et leurs suggestions et répondez à leurs questions en vue d’ajouter des renseignements supplémentaires à la ressource. Gardez votre personnel au courant des dernières nouvelles concernant vos politiques de télétravail en ajoutant des liens vers le manuel de l’employé ou d’autres politiques des ressources humaines.
5. Élaborez un plan de communication
Une main-d’œuvre en télétravail gère de nombreux canaux de communication et plusieurs discussions asynchrones concernant les projets. Il est donc essentiel d’élaborer un plan de communication régulière. Pensez à organiser des réunions d’équipe hebdomadaires en utilisant une plateforme de conférence en ligne afin de suivre les progrès réalisés. De même, des courriels quotidiens contenant des points essentiels sur les projets terminés, sur l’avancée de nouveaux projets et sur d’autres tâches peuvent vous aider à tenir les employés informés.
6. Simplifiez la technologie et les outils
La gestion d’une main-d’œuvre en télétravail repose souvent sur certains outils et certaines ressources qui facilitent le bon déroulement des processus de travail. Les outils de communication, de productivité et de gestion de projet sont essentiels pour préserver la cohérence entre les différentes opérations de votre entreprise. Il est toutefois important que vous ne mettiez en place que les outils nécessaires dont vous et votre personnel aurez besoin pour accomplir les tâches et pour rester en contact. Par exemple, une application de traitement de texte en ligne, un outil de communication à l’échelle de l’entreprise et une plateforme de visioconférence peuvent suffire pour gérer votre main-d’œuvre à distance.
Conseils pour assurer le bon déroulement des activités de votre entreprise avec une main-d’œuvre en télétravail
Considérez les renseignements suivants pour gérer une main-d’œuvre en télétravail.
Fournissez l’équipement de l’entreprise dans la mesure du possible
Ce point dépend de ce dont vos équipes ont exactement besoin pour accomplir leur travail. Si les employés peuvent emporter leur ordinateur portable de bureau à leur domicile, par exemple, cela peut être utile si les membres de leur famille utilisent régulièrement leur ordinateur personnel. Enfin, le choix de fournir du matériel de bureau à vos employés peut dépendre du coût de la fourniture de ces outils en plus de ce que votre entreprise est en mesure de transférer en toute sécurité au domicile de votre personnel. Envisagez de créer un système d’intégration au télétravail lors du premier jour de télétravail. Consignez le matériel donné aux employés pour travailler à leur domicile et faites le suivi du matériel coûteux.
Faites passer des entrevues et embauchez des employés à distance
Si vous devez faire des entrevues ou si vous voulez recruter de nouveaux membres pour votre équipe, vous pouvez le faire en ligne. Utilisez une plateforme de visioconférence comme Skype ou Zoom pour mener des entrevues ou vous pouvez même les réaliser par téléphone. Envisagez de créer un document à communiquer qui donne aux nouveaux employés des renseignements sur l’entreprise, comme des manuels de l’employé et d’autres documents importants. De plus, si vous devez faire signer des formulaires par vos employés, vous pouvez utiliser une application comme DocuSign pour envoyer et recevoir des documents confidentiels en toute sécurité.
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Intégrez les outils de communication en ligne
Organisez des réunions régulières pour passer en revue le travail des employés, pour répondre à leurs questions et pour leur attribuer de nouvelles tâches. Gardez vos équipes connectées grâce à des plateformes de communication en ligne qui intègrent des fonctions de transmission de fichiers et de clavardage privé. Ces outils contribuent à organiser le flux de travail et à transmettre des renseignements dans un environnement en télétravail et peuvent aider les employés à rester motivés et productifs. Vous pouvez également, si vous constatez que certains employés sont silencieux dans vos canaux de communication, les contacter individuellement ou organiser régulièrement des réunions individuelles à distance.
Soutenez l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle des employés
Nommez un chef d’équipe pour diriger de petits groupes d’employés tout en travaillant à distance. Ces responsables peuvent jouer le rôle de mentors en fournissant un soutien professionnel et des conseils amicaux qui encouragent les employés à établir des limites claires entre les périodes de travail et de loisirs. Ces chefs d’équipe peuvent également offrir un soutien moral pour encourager les employés à trouver un espace calme et sans distractions qui leur servira de lieu de travail. À la fin de chaque journée de travail, les chefs d’équipe peuvent communiquer avec leur équipe pour faire le point sur les progrès réalisés et s’assurer que les employés ne travaillent pas trop. Enfin, songez à des solutions pour inclure les personnes en télétravail dans des activités de « pause-café ». Des extensions comme Netflix Party (en anglais uniquement) permettent aux utilisateurs de regarder des films ensemble. Utilisez la visioconférence pour fixer l’heure du dîner en groupe ou pour avoir des conversations quotidiennes en activant la caméra.
Utilisez et communiquez les ressources gouvernementales disponibles concernant le travail flexible et à distance
La gestion d’une main-d’œuvre en télétravail requiert essentiellement un soutien total de la part des gestionnaires et du personnel afin d’assurer un déroulement des activités le plus harmonieux possible. Assurez-vous que les employés restent engagés et offrez un soutien moral pour les aider à télétravailler de manière efficace.
