Qu’est-ce qu’un entretien virtuel efficace?
Une entrevue virtuelle est une réunion qui se fait par l’intermédiaire d’Internet. Les participants ne sont pas en présence les uns des autres. C’est un entretien vidéo qui, dans le cadre du processus d’embauche, consiste à faire plus étroitement connaissance avec les candidats retenus en leur posant diverses questions sur leurs compétences et leur expérience professionnelle.
Une entrevue d’embauche en ligne présente des particularités indéniables du fait de la place que prend la technologie. Malgré ses avantages, la technologie nécessite une certaine maîtrise et donc d’autant plus de préparation pour mener efficacement des entrevues virtuelles.
Quels sont les avantages et les défis d’une entrevue virtuelle?
Dans un contexte où le télétravail hybride a pris une place importante, les réunions en ligne sont incontournables et concernent aussi les entrevues d’embauche. Identifiez les avantages et les défis liés à la conduite d’une entrevue virtuelle afin de mieux vous y préparer.
Les avantages d’un entretien d’embauche en ligne
Les entrevues par visioconférence comportent de nombreux avantages liés au fait que la distance et les contraintes physiques sont abolies.
- Organisation plus facile : Les entrevues virtuelles sont faciles à programmer, parce qu’il n’y a pas de déplacements nécessaires. Vous pouvez les organiser depuis les bureaux de votre entreprise ou depuis votre maison. Cela économise donc du temps et des efforts pour tout le monde.
- Possibilité de rencontrer tous les candidats : Les barrières physiques étant abolies, vous pouvez rencontrer tous les candidats que vous souhaitez. Dans le cas des candidats éloignés, cette méthode évite les déplacements coûteux pour faire venir la personne et raccourcit le processus. Les candidats, quant à eux, sont moins susceptibles de se désister à la pensée de devoir se déplacer en personne.
- Flexibilité d’horaires : Sans déplacement, les entretiens vidéo s’organisent facilement à des horaires flexibles. C’est pratique si vous êtes dans des fuseaux horaires différents ou si les candidats ne peuvent pas se libérer durant les heures classiques de travail.
- Moins de stress : Avec les entrevues virtuelles, les candidats se trouvent dans leur environnement familier. Ainsi, ils ont tendance à être moins stressés et plus détendus. Ils répondent plus naturellement à vos questions. Vous pouvez vous faire une meilleure idée de leur personnalité et de leur profil.
- Possibilité de consulter ses notes : Comme seule la partie supérieure du corps est visible à l’écran, vous et la personne interviewée pouvez consulter vos notes sans être distraits par ce geste. Cet avantage contribue à une meilleure préparation et un déroulement plus serein de l’entrevue.
Les défis de l’entretien virtuel
Malgré ses avantages, l’entrevue virtuelle présente quelques difficultés qu’il est bon de connaître pour mieux les surmonter.
- Possibilité de problèmes techniques : La technologie est utile quand elle fonctionne bien, mais tout problème peut bloquer l’entretien. Le candidat ou vous-même pouvez ne pas être à l’aise avec les logiciels, et même les utilisateurs réguliers peuvent rencontrer des difficultés techniques imprévues.
- Difficulté à évaluer la communication non verbale : Les entretiens virtuels limitent la connexion humaine et la lecture du langage corporel comparé aux rencontres en personne. Il est donc important de prêter une attention particulière au langage non verbal des candidats.
- Risques de distraction dans un environnement domestique : Chez soi, d’autres personnes peuvent faire du bruit, entrer dans la pièce ou passer devant la caméra si l’on ne s’est pas isolé. Ces distractions peuvent perturber sérieusement l’entretien virtuel.
Comment maîtriser la technologie pour un entretien virtuel efficace?
Le premier élément essentiel pour un entretien virtuel efficace est la maîtrise des plateformes de visioconférence et la vérification de la connexion Internet. Au Canada, Teams, Zoom et Google Meet sont couramment utilisés. Savoir utiliser ces outils garantit une expérience professionnelle fluide et facilite l’organisation des entretiens en ligne.
Savez-vous qu’il est également possible de planifier des entrevues en ligne sur Indeed?
Se familiariser avec l’outil choisi
Quel que soit le logiciel de visioconférence choisi, familiarisez-vous avec ses fonctionnalités et assurez-vous que les candidats connaissent aussi l’outil. Vous pouvez leur suggérer des tutoriels ou pages explicatives. En cas de doute, consultez votre administrateur informatique pour les modalités de l’interface et la sécurité.
Planifier les rendez-vous
Comme une entrevue en personne, l’entretien virtuel se programme à l’avance, ce qui permet à tous de se préparer. Les outils numériques de calendrier, souvent intégrés aux plateformes de visioconférence, peuvent rappeler l’heure de la rencontre. Sur Indeed, la planification automatique des entrevues facilite l’organisation en automatisant la prise de rendez-vous, optimisant ainsi le processus de recrutement.
Les logiciels de visioconférence vous permettent de :
- Créer des liens à partager pour participer à la réunion virtuelle,
- Gérer les invitations et les accès pour garantir la confidentialité des échanges, notamment avec l’identifiant ou le mot de passe de la rencontre.
Vérifier l’état de votre connexion à Internet
Ce test doit être fait avant chaque rencontre. Une mauvaise connexion Internet peut compromettre l’entretien et donner une mauvaise impression. Une bonne gestion technique évite les interruptions et assure une communication fluide tout au long de l’entretien virtuel.
Vérifier l’image et le son
Le test de la vidéo et de l’audio doit être effectué avant chaque entretien. Vérifiez votre caméra, microphone et haut-parleurs plusieurs fois pour minimiser les risques de problème technique. Vous pouvez aussi simuler l’entretien avec un collègue pour ajuster la qualité de l’image et du son avant la rencontre.
Comment bien préparer l’entretien d’embauche en ligne?
L’entretien virtuel demande une préparation rigoureuse, similaire à une entrevue d’embauche en personne, incluant la préparation des questions et une grille d’évaluation. Il est crucial de soigner l’environnement et la présentation vestimentaire pour inspirer confiance dès le premier contact, même à distance.
Préparer les questions d’entrevue
Avant la rencontre, vérifiez que le contrôle des références est terminé et relisez les éléments clés du dossier du candidat, comme le CV, la lettre de motivation et les questions de présélection.
Pour rendre l’entrevue d’embauche en ligne plus performante, il est important de préparer des questions claires et ciblées afin d’obtenir des réponses précises. Notez les points forts et les axes à approfondir ainsi que la liste des compétences à confirmer lors des discussions, et n’oubliez pas d’inclure quelques questions comportementales pour mieux évaluer les compétences du candidat.
Élaborer une grille d’évaluation des candidats
Concevoir une grille d’évaluation permet de comparer les candidats rencontrés, de vous remémorer la discussion et d’arrêter votre choix. Il s’agit de prévoir les points importants à vérifier en lien avec le poste. Pensez a évaluer les expériences professionnelles de la candidate ou du candidat afin d’obtenir une vision complète de ses compétences et de son parcours.
Préparer l’environnement et l’arrière-plan
Même à distance, une entrevue vidéo reste un moment professionnel. Choisissez un endroit calme, bien éclairé et sans distractions pour faciliter la concentration et la clarté des échanges.
Placez la caméra de manière à être centré à l’écran et assurez-vous que l’arrière-plan est neutre, sans éléments personnels. Si possible, utilisez un fond virtuel sobre et veillez à ce que la lumière éclaire bien votre visage. Coupez vos notifications et fermez la porte pour éviter toute interruption.
Soigner la communication verbale et la communication non verbale
La qualité de la communication est essentielle pour réussir une entrevue virtuelle. Le langage, le ton et l’attitude créent un échange professionnel et authentique. En l’absence de poignée de main, inspirez confiance par un sourire, un regard attentif et quelques paroles personnalisées. Essayez aussi de décrypter le langage non verbal pour mieux comprendre les réactions.
Regardez la caméra plutôt que l’écran pour maintenir le contact visuel et montrer votre écoute. Vous pouvez placer un repère visuel près de la lentille, comme un petit point autocollant rouge.
Comment assurer le bon déroulement d’un entretien vidéo?
En dehors des contraintes liées à la technologie, votre entrevue virtuelle se déroule à peu près comme un entretien en personne. Cependant, elle nécessite une gestion spécifique de l’interaction.
Suivre les étapes de l’entrevue virtuelle
En bref, l’entretien d’embauche comporte les étapes suivantes :
- Accueillir la candidate ou le candidat et le mettre à l’aise. Présenter les participants.
- Poser des questions générales, faciles au début.
- Poser ensuite des questions plus précises et des questions d’approfondissement, ouvertes.
- Éviter les questions qui enfreignent la réglementation sur les droits de la personne, soit les questions qui pourraient donner lieu à de la discrimination ; entre autres, les questions portant sur les origines, l’âge, la santé ou le handicap, les opinions politiques, l’orientation sexuelle et la situation familiale.
- Confirmer que la candidate ou le candidat consent à ce que vous contactiez ses références.
- Prenez le temps de répondre aux questions de la candidate ou du candidat.
- Remercier la personne et lui expliquer la suite du processus. Fixer une deuxième entrevue, le cas échéant.
- Consigner vos notes et vos observations immédiatement après la rencontre, pour ne pas oublier les points clés.
Décrire l’environnement de travail et la culture d’entreprise
Lors d’un entretien virtuel, la candidate ou le candidat n’a pas la possibilité de découvrir votre environnement de travail en personne. Il est donc important d’en parler durant l’entrevue en ligne, en présentant les locaux, les outils et les installations disponibles au sein de votre entreprise.
Profitez-en aussi pour mettre en valeur votre équipe, votre culture d’entreprise et vos valeurs. Cela aidera la personne à se projeter et à déterminer si vos façons de travailler correspondent à ses attentes, surtout dans le cas d’un emploi à distance.
Ne pas oublier de mettre fin à la rencontre virtuelle
À la fin d’un entretien virtuel, prenez le temps de remercier la personne et de confirmer les prochaines étapes du processus d’embauche. Avant de quitter la réunion, assurez-vous simplement de couper la connexion afin de préserver la confidentialité des échanges et de conclure l’entrevue d’embauche en ligne dans le même professionnalisme que vous l’avez menée.
