Les avantages de mener un entretien virtuel
La pandémie qui a sévi ces dernières années a changé la manière de se rencontrer. Les entrevues virtuelles existaient déjà. Toutefois, les mesures sanitaires, les restrictions de déplacement et le désir de rester en santé ont conduit une majorité de recruteurs à changer leurs méthodes et à opter pour les entretiens vidéo avec les candidats sélectionnés.
Cette méthode permet aussi de mener les entretiens n’importe où, et non plus seulement dans un bureau d’affaires. Vous pouvez même les organiser à partir de la maison. Dans le cas des candidats éloignés, cette nouvelle manière de se réunir permet d’éviter les déplacements coûteux pour faire venir la personne et de raccourcir le processus. De plus, l’entretien vidéo vous permet de rencontrer aisément tous vos candidats privilégiés en évitant que certains se désistent à la pensée de devoir se déplacer en personne.
Les entretiens virtuels comportent aussi d’autres avantages non négligeables, comme ce qui suit :
- Ils sont plus faciles à organiser; ce qui économise temps et efforts.
- Les candidats sont souvent plus à l’aise dans un environnement qui leur est familier. Conséquemment, ils auront tendance à être plus détendus et à répondre plus naturellement.
- Ces entrevues peuvent être prévues selon un horaire souple pour convenir aux candidats qui se trouvent dans différents fuseaux horaires ou qui n’ont pas la possibilité de vous rencontrer durant les heures normales de travail, notamment ceux qui occupent un poste à temps complet.
Comment mener un entretien virtuel réussi
Voici des conseils utiles pour réussir un entretien virtuel et optimiser vos chances de trouver le candidat qui conviendra parfaitement à l’emploi.
La préparation avant la rencontre
Tout comme les rencontres traditionnelles en personne, l’entretien virtuel exige un temps de préparation pour être efficace et obtenir le maximum de renseignements utiles. Voici les principaux points à considérer.
Fixer les rendez-vous d’avance
Vous fixerez les rendez-vous d’avance pour permettre au candidat de se préparer. Il existe une multitude d’outils numériques pour organiser vos rencontres, les plus simples étant un calendrier Google, Teams ou Outlook. Ces applications peuvent même vous avertir d’une rencontre imminente et créer des liens à partager pour se joindre à la réunion virtuelle. Il ne faut surtout pas oublier de préciser l’identifiant ou le mot de passe de la rencontre pour que votre interlocuteur puisse y accéder en toute confidentialité. En cas de doute, vérifiez avec votre administrateur de systèmes informatiques pour apprendre les modalités de l’interface utilisateur utilisée et des systèmes de sécurité de l’entreprise.
Préparer vos questions d’entrevue
Avant la rencontre, il est conseillé de prendre le temps de relire le CV, la lettre de motivation et les questions de présélection de la candidature pour vous rafraîchir la mémoire. Vous pouvez ainsi noter les forces et les faiblesses éventuelles du candidat, les points que vous souhaitez soulever et la liste des compétences à confirmer durant l’entrevue.
Élaborer une grille d’évaluation des candidats
Il est souvent utile d’élaborer une grille d’évaluation pour inscrire les différents points à vérifier et confirmer que le candidat répond adéquatement aux critères pour l’emploi. Elle vous sera utile pour comparer les différents candidats rencontrés, vous remémorer la discussion et arrêter votre choix.
Choisir et préparer l’environnement
L’entretien vidéo demeure une rencontre de nature professionnelle. Il est conseillé de choisir avec soin l’environnement où elle doit avoir lieu. Il est préférable de s’installer dans une pièce calme avec un minimum de distractions pour pouvoir se concentrer et entendre clairement les propos de l’interlocuteur, et réciproquement. Les communications virtuelles peuvent être plus difficiles à saisir. Pensez à ajuster le volume de votre ordinateur et à vérifier que votre microphone et votre audio fonctionnent correctement. Mettez votre téléphone et vos notifications en sourdine, et fermez la porte de la pièce pour éviter les interruptions.
Vérifier l’arrière-plan
Assurez-vous que l’arrière-plan est approprié et ne contient aucun élément qui relève du domaine privé, comme un portrait trop personnel ou votre comptoir de salle de bains. Vous pouvez aussi choisir un arrière-plan virtuel si votre système possède cette fonctionnalité. Celui-ci camouflera la vue réelle de l’endroit et la remplacera par un arrière-plan neutre. Avant la rencontre, installez votre ordinateur afin que la vue de la caméra soit centrée sur vous et ne contienne aucun élément indésirable. Un éclairage devant vous illuminera votre visage et permet d’éliminer les zones d’ombre. Prenez soin d’examiner l’image rendue par la caméra avec soin pour vous assurer que le tout montre uniquement ce que vous souhaitez montrer. Ainsi, vous serez assuré de transmettre une image professionnelle.
Vérifier l’état de votre connexion à Internet
Ce point est très important et distingue les entretiens virtuels des rencontres en personne. Ce test doit être fait avant chaque rencontre. Une mauvaise connexion peut complètement saboter votre entretien et donner l’impression que vous n’êtes pas un professionnel. En testant votre vidéo et votre audio deux fois plutôt qu’une avant chaque réunion, vous minimisez les chances de devoir reporter une entrevue cruciale ou de décevoir le candidat. Vous pourriez même faire une simulation avec un collègue et obtenir ses commentaires sur la qualité de l’image et du son. Ainsi, vous pourrez faire les réglages nécessaires avant de rencontrer le candidat.
Le déroulement d’un entretien vidéo
Autre que les contraintes liées à la technologie, votre entrevue virtuelle se déroule à peu près comme un entretien en personne, avec une ou deux exceptions, comme nous le verrons plus bas.
En bref, l’entretien d’embauche comporte les étapes suivantes:
- Accueillir le candidat et le mettre à l’aise.
- Poser les questions plus faciles au début.
- Poser des questions ouvertes.
- Éviter les questions qui enfreignent la réglementation sur les droits de la personne, soit les questions qui pourraient donner lieu à de la discrimination, entre autres toute question portant sur les origines, l’âge, la santé ou le handicap, les opinions politiques, l’orientation sexuelle et la situation familiale du candidat.
- Confirmer que le candidat consent à ce que vous contactiez ses références.
- Remercier le candidat et lui expliquer la suite du processus s’il est retenu. Fixer une deuxième entrevue le cas échéant.
- Consigner vos notes et vos observations immédiatement après la rencontre pour ne pas oublier les points clés.
Puisqu’il s’agit d’un entretien vidéo, vous voudrez ajouter les étapes supplémentaires ci-dessous pour parfaire votre rencontre.
Regarder la caméra
Pour demeurer présent et faire sentir à votre interlocuteur que vous êtes attentif, vous regarderez la caméra de votre ordinateur et non l’écran. Si vous regardez l’écran, l’autre personne aura l’impression que vous regardez derrière lui ou ailleurs. Cela demande une certaine concentration au début. Vous pouvez fixer un aide-mémoire visuel au niveau de votre caméra, par exemple un point autocollant rouge, pour vous aider à focaliser au bon endroit.
Décrire l’environnement de travail et la culture d’entreprise
Étant donné que le candidat n’est pas présent sur les lieux, il est difficile pour lui d’évaluer le milieu de travail et l’ambiance qui y règne. Il est donc conseillé d’en discuter au cours de l’entrevue pour qu’il puisse se faire une idée des locaux, de l’équipement et des installations qui seront à sa disposition lorsqu’il sera sur place. Dans le cas d’un emploi à distance, il est tout de même approprié de décrire la culture de l’entreprise pour que votre interlocuteur puisse savoir si elle correspond à ses valeurs et à ses besoins.
Ne pas oublier de mettre fin à la rencontre virtuelle
Pour éviter que le candidat entende des commentaires ou voie des images qui ne lui sont pas destinés, vous n’oublierez pas de fermer la connexion une fois la rencontre terminée.
L’entrevue virtuelle est une méthode qui comporte de nombreux avantages et qui peut simplifier le processus d’embauche. L’utilisation de moyens numériques demande une préparation supplémentaire pour veiller à ce que la rencontre se déroule sans encombre. Même s’il ne s’agit pas tout à fait d’une entrevue en personne, il demeure que cette façon de procéder est de plus en plus populaire et donne de bons résultats dans une multitude de contextes.
Ressources complémentaires
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Les outils Indeed pour attirer les meilleurs candidats.
Comment procéder pour le recrutement numérique.
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