Le but du contrôle des références
Lors de la rédaction du CV et pendant l’entretien d’embauche, le candidat, même s’il s’efforce d’être sincère, cherche à se présenter sous son meilleur jour. Conséquemment, certaines réponses ou affirmations pourraient être nuancées positivement pour faire bonne impression. En obtenant le point de vue d’un tiers qui a travaillé avec le candidat, vous aurez une perspective plus équilibrée des qualités du candidat au travail et de son rendement professionnel. Les trois principales raisons de faire un contrôle des références sont les suivantes :
- Confirmer l’exactitude des renseignements fournis dans le CV et vérifier que le candidat possède bien les compétences et l’expérience requises pour le poste.
- Mieux évaluer le comportement professionnel du candidat en obtenant le point de vue d’un ancien collègue ou d’un supérieur qui peut vous parler de ses capacités, de son attitude au travail et de sa réaction aux défis.
- Cerner les forces que le candidat apporte au rôle proposé auprès d’une référence qui pourra confirmer ses points forts ou éventuellement vous dresser un portrait plus détaillé des compétences uniques du candidat.
Lorsque vous demandez au candidat de fournir une liste de références, assurez-vous qu’elle mentionne au moins un ancien supérieur. Ce dernier aura régulièrement évalué le rendement professionnel de son employé et sera en mesure de vous en parler en détail, ainsi que de son potentiel.
Neuf questions à poser pour le contrôle des références
Pour obtenir des réponses pertinentes qui vous aideront à compléter votre évaluation du candidat choisi, il importe de prévoir les bonnes questions lors du contrôle des références. Vous n’oublierez pas d’exposer à votre interlocuteur l’objet de votre appel et de confirmer qu’il est à l’aise de répondre. Une fois que vous aurez son accord, voici neuf questions à poser pour votre démarche.
- Quelles sont selon vous les forces du candidat?
Cette question vous permet de confirmer les forces dont vous avez discuté avec le candidat et d’obtenir un autre point de vue. La référence pourrait vous donner plus de détails sur la manière dont le candidat démontre ses points forts et sur ceux qui se manifestent le plus fréquemment au travail.
- Quels sont selon vous les aspects professionnels que le candidat pourrait améliorer?
Cette question est utile pour mettre en lumière les points qui pourraient compromettre le rendement du candidat dans le rôle proposé ou les besoins de formation supplémentaires pour optimiser sa performance professionnelle. Il faut également tenir compte du fait que le candidat pourrait déjà avoir comblé ses lacunes ou amélioré sa formation depuis la période où il a travaillé avec la personne de référence.
- Combien de personnes étaient sous sa direction ou travaillaient avec lui, et quelle était la relation entretenue avec l’équipe et les collègues?
Si le candidat est appelé à gérer du personnel ou une équipe, cette question vous aidera à cerner ses compétences en tant que gestionnaire et leader. Dans le cas contraire, vous aurez une image plus précise de ses aptitudes pour le travail d’équipe.
- Cet employé travaillait-il de manière autonome?
Quoiqu’il soit normal d’avoir besoin d’encadrement lorsqu’on commence un nouveau travail, vous voudrez vous assurer qu’à moyen terme, votre nouvel employé sera en mesure de faire son travail de manière indépendante et ne devra pas solliciter constamment de l’aide pour être productif.
- Comment évaluez-vous ses aptitudes à communiquer, à l’oral et à l’écrit?
Ces compétences sont essentielles dans un grand nombre de postes. Vous aurez déjà une bonne idée des habiletés du candidat à la suite du processus de recrutement. Toutefois, il est toujours bon de confirmer que c’est bien le cas au quotidien.
- Comment évaluez-vous sa capacité à résoudre les problèmes ou à gérer le changement?
La résolution de problèmes et la gestion du changement sont des facettes incontournables du monde du travail. Les employés qui ont du mal à faire face aux problèmes ou qui résistent constamment aux changements peuvent miner le moral d’une équipe et faire diminuer le rendement du service ou de l’entreprise. Vous voudrez donc savoir si le candidat a démontré ses compétences à cet égard.
- Que pensez-vous de ses qualités de leader?
Même si votre futur employé n’aura pas de subalternes, le leadership est une qualité précieuse de plus en plus recherchée dans les entreprises. Elle entre en jeu dans de nombreuses interactions professionnelles. Vous voudrez en savoir plus sur le potentiel de votre candidat, en particulier si vous entrevoyez son cheminement de carrière au sein de votre entreprise.
- Quelle fut l’une des principales réalisations du candidat lorsqu’il travaillait avec vous?
Cette question donne l’occasion à votre interlocuteur de mentionner les initiatives où le candidat a démontré ses forces ou ses compétences uniques, en faisant preuve de dévouement exemplaire ou en relevant un défi. Vous verrez ainsi comment il pourrait réagir dans des circonstances similaires lorsqu’elles se présentent dans votre entreprise.
- Est-ce que vous seriez prêt à réembaucher ce candidat, et pourquoi?
Voici l’une des questions les plus révélatrices de l’entretien. Si votre interlocuteur considère que cette personne ajoutait de la valeur à l’équipe et qu’il appréciait sa collaboration, il n’hésitera pas à acquiescer. Par contre, s’il hésite, il pourrait s’agir d’un bémol. Vous devez cependant ne pas omettre de lui demander d’expliquer les motifs de la réponse avant de prendre une décision.
Avant de conclure la communication, pensez à demander à votre interlocuteur s’il souhaite ajouter des commentaires additionnels à propos du candidat. En dernier lieu, n’oubliez pas de le remercier d’avoir pris le temps de vous accorder un entretien.
Les consignes à suivre lors du contrôle des références
Bien que cette démarche puisse paraître simple, elle est néanmoins assujettie aux lois canadiennes concernant la protection des renseignements personnels. Il est donc crucial de s’informer et de suivre des lignes directrices strictes lorsqu’on communique avec des références.
Il faut d’abord toujours veiller à avoir l’autorisation écrite du candidat avant de contrôler ses références, soit sous forme d’une liste qu’il vous aura fournie, ou en lui demandant de signer un formulaire de consentement à cet égard.
Lorsque vous vérifiez les références d’un candidat, il est impératif de respecter la confidentialité des renseignements de ce dernier. Vous ne devez donner la raison de votre appel qu’à la personne dont le nom fait partie de la liste de références. Si vous téléphonez à l’ancien employeur d’un candidat et qu’un adjoint vous demande l’objet de votre appel, dites simplement que vous désirez vérifier les références d’un ancien employé, mais ne révélez jamais le nom du candidat. Une fois que vous aurez joint le bon interlocuteur, présentez-vous et renseignez-le sur le poste visé par le candidat. Il pourra ainsi mieux répondre à vos questions, en toute confidentialité. Il a le droit de demander à voir le formulaire de consentement dûment signé avant de divulguer des informations. Dans ce cas, prenez soin d’effacer le nom et les coordonnées d’autres références avant de transmettre le document de consentement et assurez-vous que seule la personne concernée peut recevoir le document.
Enfin, vérifiez toujours si votre interlocuteur est en mesure de répondre à vos questions et s’il consent à le faire. En effet, il peut ne pas avoir donné son accord au candidat ou être mal à l’aise à l’idée de qualifier le rendement de ce dernier. Le cas échéant, n’insistez pas et passez au suivant.
Les pièges à éviter lors du contrôle des références
Quand vous vérifiez des références, évitez les questions susceptibles d’enfreindre la Charte canadienne ou québécoise des droits et libertés de la personne. Les articles 10 et 16 de la Charte québécoise et la section 15 de la Charte canadienne interdisent explicitement toute question concernant « la race, la couleur, le sexe, la grossesse, l’orientation sexuelle, l’état civil [ou] l’âge sauf dans la mesure prévue par la loi, la religion, les convictions politiques, la langue, l’origine ethnique ou nationale, la condition sociale, le handicap ou l’utilisation d’un moyen pour pallier ce handicap ». Vos questions doivent être uniquement d’ordre professionnel. Elles ne doivent donc pas avoir pour but d’évaluer le caractère ou la personnalité du candidat.
Ressources complémentaires
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Comment procéder pour le recrutement numérique?
Le contrôle des références est une étape importante du processus de recrutement qu’il ne faut pas négliger. Il peut vous aider à découvrir des renseignements qui n’ont pas été fournis auparavant et qui peuvent vous être utiles avant de finaliser votre offre d’emploi. En posant les bonnes questions, vous obtiendrez un portrait plus précis de la personne qui vous intéresse afin de confirmer si elle est réellement adaptée au poste proposé.
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