Assistant ou assistante de programme – Description du poste : Les principales fonctions et le profil recherché

Les fonctions des assistants de programme

Les assistants de programme ont beaucoup en commun avec les adjoints administratifs. Eux aussi s’acquittent de tâches administratives, comme le classement des documents, l’établissement des horaires et la réponse aux appels téléphoniques. Ils jouent un rôle de soutien important, car ils effectuent de nombreuses tâches de service à la clientèle et de bureau tout en veillant à la bonne organisation d’une équipe, d’un projet ou d’un programme.

Leurs tâches peuvent varier en fonction de l’organisation ou du secteur où ils travaillent. Par exemple, les assistants de programme en garde d’enfants peuvent rechercher des ressources éducatives, communiquer avec les parents ou fournir de l’aide pour les devoirs.

Les compétences et les aptitudes des assistants de programme

Les assistants de programme pertinents possèdent des compétences et des aptitudes qui leur permettent de s’acquitter de leurs tâches et de leurs responsabilités. Bien que certains postes d’assistants de programme spécialisés puissent exiger d’autres aptitudes, les compétences suivantes sont les plus couramment requises :

• Un savoir-faire administratif, notamment l’aptitude à gérer les horaires, à organiser et à récupérer les dossiers, à répondre aux demandes de renseignements par téléphone et par courriel et à commander des fournitures de bureau 
• De bonnes compétences en communication orale et écrite
• De solides compétences en gestion du temps et l’aptitude à établir des priorités afin de respecter les échéances, d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de superviser des calendriers complexes
• Une connaissance des logiciels de traitement de texte et de feuilles de calcul ainsi que de PowerPoint pour entrer des données avec rapidité et précision, rédiger des communications informatiques et créer des présentations visuelles
• Des compétences organisationnelles de premier ordre, y compris l’aptitude à créer et à respecter un système de classement simple et à gérer plusieurs calendriers et échéances
• Un sens aigu du détail qui garantit la précision de l’entrée des données, de la gestion des dossiers et de la préparation des documents
• De l’expérience de l’utilisation et de l’entretien du matériel de bureau, y compris les photocopieurs, les systèmes téléphoniques, les déchiqueteuses et les imprimantes
• D’excellentes compétences interpersonnelles qui permettent d’interagir positivement avec les clients, les membres de l’équipe et les responsables de programme

Les exigences en matière d’expérience pour les assistants de programme

Les candidats pertinents pour le poste d’assistant ou assistante de programme ont une expérience de travail dans un poste administratif ou de bureau, idéalement en lien avec un programme ou un projet. Ceux qui ont travaillé comme assistants de bureau ou administratifs dans d’autres secteurs sont également susceptibles de posséder les compétences requises. De plus, vous pouvez envisager ceux qui ont exercé des fonctions de réceptionniste, qui démontrent d’excellentes compétences dactylographiques et qui ont une expérience en facturation.

Les exigences en matière de niveau d’éducation et de formation pour les assistants de programme 

Les assistants de programme possèdent généralement un diplôme d’études secondaires. Un certificat ou un diplôme en administration des affaires, en administration de bureau, en administration publique, en administration médicale ou dans un domaine connexe représente un atout. Il est judicieux de rechercher des candidats qui possèdent des compétences en informatique, notamment en logiciels de traitement de texte et de feuille de calcul. 

Les attentes salariales des assistants de programme

Selon la page des salaires d’Indeed, le salaire moyen des assistants de programme au Canada s’élève à 45 788 $ par année. Ce salaire peut varier en fonction du niveau d’expérience, de l’emplacement géographique et de l’entreprise.

Quelques exemples de descriptions de postes similaires

Si la description du poste d’assistant ou assistante de programme ne répond pas aux besoins de votre entreprise, les descriptions de poste similaires qui suivent pourraient mieux vous correspondre :

• Coordinateur ou coordinatrice des programmes
• Gestionnaire de programmes
• Directeur ou directrice des programmes
• Analyste de programme

FAQ sur la description du poste d’assistant ou assistante de programme

Quelles sont les qualités convoitées chez les assistants de programme? 

Lorsque vous posez des questions d’entrevue aux candidats potentiels, certaines qualités et caractéristiques personnelles peuvent ressortir davantage. Les candidats idéaux ont l’esprit d’équipe et font preuve de positivité, en s’efforçant de soutenir les membres de l’équipe, d’apporter leur aide et d’encourager les autres. Ils assument la responsabilité de leurs actions et des résultats, honorent leurs engagements et démontrent un haut niveau de conscience professionnelle. Les programmes, les projets ou l’organisation tiennent à cœur aux bons assistants de programme, qui s’investissent sincèrement dans le travail qu’ils accomplissent.

Les assistants de programme travaillent-ils à l’extérieur du bureau?

La majeure partie du travail des assistants de programme s’effectue à l’intérieur du bureau, mais il arrive qu’ils doivent se rendre dans d’autres environnements. Par exemple, ils peuvent participer à des réunions hors site, assister à des conférences ou rendre visite à des partenaires et à des collaborateurs du programme. 

De qui les assistants de programme relèvent-ils? 

En règle générale, les assistants de programme relèvent des gestionnaires, des directeurs ou des responsables du programme, mais les situations varient selon l’organisation et le secteur. Dans certains cas, ils peuvent relever directement des directeurs généraux.