Comment différencier l’adjoint de bureau de l’adjoint administratif
Bien que ces deux postes soutiennent les activités quotidiennes, leurs objectifs et leurs niveaux de responsabilité varient. En tenant compte de ces différences lors de la rédaction des descriptions de poste, les employeurs peuvent attirer et recruter les bons candidats.
Adjoint de bureau : un poste de soutien général
Un adjoint de bureau est un poste de soutien général. Il fournit un soutien général de base sur le lieu de travail pour assurer le bon déroulement des activités quotidiennes. Ses responsabilités, qui comprennent les suivantes, peuvent varier selon le lieu de travail :
- Répondre au téléphone et acheminer les appels
- Gérer le courrier, les courriels et la correspondance de base
- Maintenir l’approvisionnement en fournitures de bureau et organiser les dossiers
- Aider le personnel à exécuter des tâches administratives simples
Les adjoints de bureau travaillent habituellement sous la direction de quelqu’un et ne gèrent pas de projets complexes ni ne prennent de décisions. Pour les employeurs, l’embauche d’un adjoint de bureau peut être optimale pour les équipes qui ont besoin d’un soutien général sans expertise administrative approfondie. Ce poste convient également aux petites entreprises.
Adjoint administratif : un poste à plus grande portée
Un adjoint administratif est un poste qui demande plus d’expérience. Les adjoints administratifs s’occupent de tâches plus complexes et assument un niveau de responsabilité plus élevé au sein de l’organisation. Selon l’entreprise, ses responsabilités peuvent comprendre les suivantes :
- Préparer des rapports, des présentations et des communications internes
- Gérer des calendriers et des réunions, et s’occuper des déplacements
- Assurer la coordination entre les services et la haute direction
- Tenir des dossiers confidentiels et traiter des renseignements sensibles
Les adjoints administratifs travaillent généralement en étroite collaboration avec les équipes de direction ou les chefs de service. Ce poste exige de plus solides compétences organisationnelles et en communication. D’excellentes compétences en gestion du temps sont également nécessaires.
Les principales différences entre un adjoint administratif et un adjoint de bureau
Il existe certaines différences essentielles entre les postes d’adjoint de bureau et d’adjoint administratif. Ces différences dépendent de la portée du travail, de la complexité des tâches et du niveau d’autorité ou d’ancienneté des postes. Vous trouverez ci-dessous les principales différences entre les deux postes.
- Les adjoints de bureau s’occupent principalement des tâches routinières et du soutien général.
- Les adjoints administratifs gèrent des fonctions d’un niveau supérieur et ont besoin de compétences plus fortes en matière d’organisation, de communication et de confidentialité.
Il est utile pour les employeurs de déterminer le niveau de soutien qui convient le mieux à leurs besoins opérationnels avant de recruter du nouveau personnel. Les employeurs peuvent adapter la description du poste à leurs besoins tout en tenant compte des différences entre les deux postes, ce qui aide à attirer les candidats au profil adéquat.
Éléments à considérer pour les employeurs lors de l’embauche d’un adjoint de bureau ou d’un adjoint administratif
Il peut être difficile pour les employeurs d’embaucher du personnel de soutien. Énoncer clairement les lacunes sur le plan du travail, des compétences et du soutien aide à établir le bon budget pour le poste. Évaluer vos besoins et le niveau d’expertise requis peut vous aider à embaucher la bonne personne pour le poste.
Évaluation des besoins de l’entreprise pour les postes d’adjoints
Les employeurs doivent souvent relever le défi de la détermination du niveau approprié de soutien pour leurs activités. L’embauche d’un candidat qui n’est pas assez compétent ou trop compétent peut donner lieu à des inefficacités. Des tâches inachevées ou des coûts salariaux plus élevés sans valeur correspondante sont des exemples possibles de ces inefficacités.
Les petites entreprises aux processus simples pourraient constater qu’un adjoint de bureau offre un soutien suffisant. Le titulaire de ce poste peut s’occuper des tâches routinières telles que répondre aux appels et gérer les fournitures. L’expertise supérieure d’un adjoint administratif peut être requise pour les plus grandes organisations ou celles aux besoins administratifs complexes, notamment pour la préparation de rapports, la planification dans plusieurs services ou la coordination de réunions de direction.
Les employeurs peuvent effectuer un examen interne des schémas de charge de travail et de la complexité des tâches pour prendre des décisions d’embauche éclairées. Une analyse interne des lacunes dans les compétences peut également permettre de préciser les aptitudes nécessaires à la réussite de l’entreprise.
Attentes liées aux compétences et à l’expérience
La sélection d’un candidat pertinent exige de bien connaître les compétences requises pour chaque poste. Par exemple, les adjoints de bureau ont généralement besoin de fortes capacités organisationnelles, d’un souci du détail et d’une volonté d’apprendre en cours d’emploi. Ils s’occupent des tâches fondamentales qui assurent le bon déroulement des activités.
En revanche, les adjoints administratifs ont souvent besoin de compétences supérieures, notamment la maîtrise des logiciels de bureau, l’expérience de la gestion des calendriers de cadres et la préparation de rapports. De plus, ils doivent possiblement traiter des renseignements confidentiels avec discrétion. Ils font souvent le lien entre les chefs de service, la haute direction et les tiers, ce qui signifie qu’ils doivent posséder de solides compétences en communication pour réussir dans ce poste.
Définir clairement ces exigences en matière de compétences et d’expérience dans les descriptions de poste aide à attirer des candidats qui répondent aux exigences précises du poste. La réduction du bassin de candidats permet également d’économiser du temps de recrutement.
Budget et rémunération
L’établissement du budget pour ces postes exige plus que la détermination d’un salaire. La compréhension de la valeur liée à chaque poste en fait partie. Les adjoints administratifs touchent souvent des salaires plus élevés, car ils assument des responsabilités plus complexes et travaillent en étroite collaboration avec les hauts dirigeants.
Il peut être utile d’évaluer si les tâches à effectuer justifient ce coût plus élevé. Pour les entreprises qui n’ont besoin que d’un soutien de base, un adjoint administratif peut être une solution plus rentable. Lorsqu’un soutien administratif supérieur est requis pour assurer une gestion efficace, investir dans un poste d’adjoint administratif peut engendrer de bons rendements.
Intégration des postes et liens hiérarchiques
L’embauche de la bonne personne n’est qu’une partie du processus. Son intégration, sa formation en interne et son assimilation générale sont essentielles à sa réussite au sein de l’organisation. Des responsabilités et des liens hiérarchiques bien définis aident à réduire la confusion et le travail effectué en double.
Les adjoints de bureau relèvent généralement des gestionnaires de bureau, des chefs d’équipe ou des superviseurs de service. Leur travail est axé sur le soutien opérationnel au quotidien. En assurant une coordination et un soutien de haut niveau, les adjoints administratifs peuvent relever directement de cadres ou de gestionnaires supérieurs.
Le bon positionnement de ces postes dans la structure organisationnelle améliore l’efficacité. Cela favorise également l’avancement professionnel et la mobilité à l’interne du personnel de soutien.
Pour les employeurs, la différence entre l’adjoint de bureau et l’adjoint administratif se trouve au niveau des responsabilités et de l’expertise requises. En évaluant les besoins opérationnels, en établissant des attentes claires et en définissant les structures hiérarchiques, les entreprises peuvent choisir le bon poste pour soutenir l’efficacité et la croissance.
