En quoi consiste un message d’absence du bureau?
Un message d’absence du bureau permet de gérer avec professionnalisme la communication pendant des vacances ou une absence prolongée. Cette réponse automatique contribue à informer d’autres personnes de votre indisponibilité, à indiquer d’autres personnes à contacter ou des conseils, et à aider à maintenir la continuité des activités, évitant ainsi des malentendus causés par des réponses tardives. Alors que certaines personnes définissent des réponses automatiques pour les textos et les appels, les courriels sont généralement le principal champ d’application des messages d’absence du bureau. Vous pouvez utiliser un courriel pour communiquer avec des contacts professionnels ou distants, tandis que les plateformes de messagerie ou les conversations directes peuvent informer les collègues et amis les plus proches de tout congé.
Quand utiliser un message d’absence du bureau?
Il peut être utile de configurer un message d’absence du bureau chaque fois que vous n’êtes pas disponible pour répondre pendant les heures normales de bureau. Vos absences peuvent être courtes, comme un rendez-vous ou un départ anticipé, ou plus longues, comme des vacances, un congé parental ou un voyage d’affaires. La décision d’utiliser ou non un message d’absence du bureau dépend de l’urgence des courriels que vous recevez. Certaines personnes estiment qu’il est de bon ton d’informer au moins l’expéditeur des renseignements suivants :
- La bonne réception de leur courriel
- Un éventuel délai d’attente pour recevoir une réponse
- La date de votre retour au bureau
- Une démarche à suivre en cas de besoin urgent
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Pratiques standard pour les réponses automatiques d’absence du bureau
Posez-vous les questions suivantes pour vous aider à rédiger un message d’absence du bureau optimal :
- Aurez-vous accès à vos courriels de temps en temps ou bien vous sera-t-il impossible de les consulter?
- Une autre personne s’occupera-t-elle des affaires urgentes en votre absence?
- Avez-vous ses coordonnées?
Renseignements à inclure dans votre message d’absence du bureau
Un message d’absence professionnelle comprend généralement les éléments suivants :
- Une salutation polie
- Les dates d’indisponibilité
- Si vous aurez accès aux courriels
- Une brève explication de votre absence (facultative)
- Des renseignements sur le moment de votre retour au bureau et du traitement des courriels reçus
- Les coordonnées d’une personne à contacter pour les questions urgentes, le cas échéant
- Une phrase de remerciement pour leur compréhension
Renseignements à éviter dans votre message d’absence du bureau
Il est préférable de faire preuve de professionnalisme et d’éviter les attentes inutiles lors de la création de votre message d’absence du bureau. Vous trouverez ci-dessous quelques éléments à omettre.
Coquilles et erreurs
Relisez toujours votre message une deuxième voire une troisième fois pour vous assurer de votre professionnalisme.
Détails inutiles
Faites preuve de simplicité et de professionnalisme sans trop en dire sur vos projets de vacances.
Moment précis auquel l’expéditeur peut s’attendre à une réponse
À moins d’en avoir la certitude, évitez de promettre une réponse le jour même de votre retour. Vous pouvez utiliser une phrase générique qui précise que vous répondrez à l’expéditeur dès que possible.
Moment précis auquel l’expéditeur peut s’attendre à une réponse d’un de vos collègues
Vous pouvez renvoyer les expéditeurs vers un collègue, mais évitez de lui imposer d’aider de façon immédiate, à moins d’avoir convenu d’un accord au préalable.
Renseignements personnels
Veillez à ne pas inclure de titres de poste, de noms d’entreprises ou de coordonnées afin de protéger votre vie privée des polluposteurs et des hameçonneurs.
Configuration de votre message d’absence du bureau
La configuration d’un message d’absence du bureau dépend de l’appareil (ordinateur, téléphone ou tablette), du système d’exploitation (Android ou Apple) et de la plateforme courriel (Gmail ou Outlook). Voici la procédure générale pour Gmail sur un ordinateur :
- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
- Cliquez sur Paramètres en haut à droite, puis sur Voir tous les paramètres.
- Rendez-vous dans la section Réponse automatique sous l’onglet Général.
- Cliquez sur Réponse automatique activée.
- Indiquez la date de début et la date de fin de votre absence dans les champs correspondants.
- Renseignez l’Objet du message.
- Rédigez votre message.
- Facultatif : Si vous souhaitez envoyer la réponse uniquement à vos contacts, cochez la case Envoyer une réponse uniquement aux personnes figurant dans mes contacts, située sous le champ du message.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications au bas de la page pour finaliser.
- Une bannière apparaît en haut de la page lorsque votre réponse automatique d’absence du bureau est activée.
Voici le processus de réponse automatique typique à l’aide d’Outlook sur un ordinateur :
- Cliquez sur Fichier dans la barre de menu d’Outlook.
- Cliquez sur Réponses automatiques (absence du bureau).
- Cochez la case Envoyer des réponses automatiques.
- Rédigez votre message dans le champ prévu à cet effet.
- Cochez la case Envoyer uniquement pendant ce laps de temps.
- Indiquez la date et l’heure de début du message d’absence du bureau.
- Indiquez la date et l’heure de fin du message de réponse automatique.
- Vous pouvez créer des messages distincts pour les adresses de courriel internes et externes en sélectionnant l’option appropriée juste au-dessus du champ du message.
- Cliquez sur OK au bas de la fenêtre contextuelle pour enregistrer.
Exemples de messages d’absence du bureau
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de réponses automatiques que vous pouvez utiliser comme modèles pour créer des messages d’absence du bureau. N’hésitez pas à les adapter à votre situation particulière.
Messages de base
Ce modèle simple est généralement destiné aux absences de courte durée. Vous pouvez l’utiliser lorsque vous ne dirigez pas l’expéditeur vers un collègue.
Exemples de modèle :
Objet : Absence du bureau
Merci pour votre courriel. Je suis présentement [absent du bureau/en week-end prolongé/en vacances] jusqu’au [date] et je vous répondrai dès que possible à mon retour.
Bonjour, Je m’absente du bureau pour un congé de courte durée et je reviendrai le [date]. J’ai hâte de vous recontacter bientôt!
Merci pour votre message. Notre équipe est absente du bureau, mais sera de retour le [date]. Nous vous remercions de votre patience et vous contacterons à notre retour.
Vacances ou congé sabbatique
Cet exemple couvre les longues pauses en dehors du bureau et renvoie généralement l’expéditeur vers un collègue.
Exemples de modèle :
Objet : Absence du bureau jusqu’au [date]
Merci pour votre courriel. Je suis en congé prolongé et je reviendrai le [date]. Pour toute question urgente, veuillez contacter [autre personne à contacter].
Bonjour, Je suis absent du bureau, je prends le temps de me ressourcer et de me concentrer sur ma croissance personnelle, et je serai de retour le [date]. Je vous remercie pour votre message et je vous répondrai dès que possible à mon retour. Veuillez appeler [nom et courriel de la personne à contacter] ou notre standard téléphonique [numéro de téléphone] si vous avez besoin d’une assistance immédiate.
Merci pour votre courriel. Je suis présentement en vacances et je reviendrai le [date]. Entre-temps, j’ai transmis votre message à [mon/ma] collègue, [nom], qui gère mes comptes. [Nom] vous répondra bientôt, mais veuillez appeler le [numéro de téléphone] pour obtenir une assistance immédiate.
Conférence professionnelle
Voici comment faire savoir à vos clients, partenaires et collaborateurs que vous êtes absent du bureau parce que vous assistez à une conférence professionnelle.
Exemples de modèle :
Objet : Absence en raison d’une conférence
Bonjour, J’assiste à [nom de la conférence] pour m’informer sur les dernières nouveautés en matière de [tendance/technologie du secteur]. Je serai absent du bureau du [date de début] au [date de fin] et je n’aurai pas accès à ma boîte de réception. Je répondrai à votre message dès que possible à compter du [date]. Pour toute question urgente, veuillez contacter [nom et courriel].
Bonjour, Je suis présentement à [nom de la conférence] du [date de début] au [date de fin] avec un accès limité à Internet. Pour toute urgence, veuillez contacter [personne à contacter] qui assurera la continuité.
Bonjour, Je suis en déplacement à [nom de la conférence] et je reviendrai le [date]. Je vous répondrai à mon retour, mais veuillez contacter [autre personne à contacter] pour toute urgence. Merci pour votre patience.
Temps des fêtes
Utilisez ce modèle pour les fêtes saisonnières et les célébrations religieuses.
Exemples de modèle :
Objet : En vacances
Merci pour votre courriel. Je suis absent pour célébrer les fêtes de fin d’année en famille et avec mes amis et je serai de retour le [date]. Pour toute question urgente, veuillez contacter [autre personne à contacter]. Je vous souhaite un merveilleux temps des fêtes!
Merci de m’avoir contacté. Je suis absent du bureau en ce jour férié et je reviendrai le [date]. Je répondrai à votre courriel dès que possible à mon retour.
Merci pour votre message. Je suis présentement absent du bureau pour l’Action de grâce et je reviendrai le [date]. Pendant cette période, j’aurai un accès limité à ma boîte de réception, mais je répondrai à votre message dès que possible à mon retour. Je vous souhaite un merveilleux temps des fêtes!
Je vous remercie pour votre courriel. Je suis présentement absent du bureau pour le congé officiel et je reviendrai le [date]. Je vous répondrai dès que possible à mon retour.
Absences d’urgence
Lorsqu’une urgence survient, prenez le temps de configurer un message d’absence du bureau rapide.
Exemples de modèle :
Objet : Absence imprévue
Je m’occupe d’une urgence et je serai absent du bureau jusqu’à nouvel ordre. Je vous remercie de votre compréhension. En cas de situation urgente, veuillez contacter [autre personne à contacter].
Je suis absent du bureau en raison de circonstances imprévues et je m’attends à revenir d’ici le [date provisoire de retour]. Pour toute question urgente, veuillez contacter [autre personne à contacter].
Merci pour votre message. Je suis absent de façon inattendue en raison d’une urgence personnelle et j’aurai un accès limité à ma boîte de réception. Je vous répondrai dans les plus brefs délais. Je vous remercie de votre compréhension.
Donnez à vos employés des directives claires en matière d’absence du bureau et offrez des exemples de messages pour maintenir le bon fonctionnement de vos opérations de manière transparente. Cette approche permet également aux autres personnes de savoir quand un collègue n’est pas disponible, afin qu’ils puissent adapter leurs besoins pour maintenir le flux de travail sans interruption.
Modèles de messages d’absence du bureau (PDF et Word)
Utilisez ces modèles pour créer des messages d’absence du bureau qui informent efficacement les personnes que vous ne travaillez pas et que vous risquez d’être lent à répondre.
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