En quoi consiste un audit de conformité?
Un audit de conformité est une évaluation approfondie de votre organisation conçue pour déterminer si elle respecte les lois, les réglementations et les directives du secteur pertinentes. Ces évaluations sont effectuées par des auditeurs externes afin de s’assurer que votre entreprise exerce ses activités de manière légale et éthique, tout en formulant des recommandations pour une meilleure conformité.
La différence entre un audit de conformité et un audit interne
Un audit interne est effectué par des personnes qui travaillent dans votre organisation. En règle générale, les audits internes mesurent le degré de respect dont fait preuve une entreprise à l’égard de ses propres critères. Les audits internes peuvent souvent avoir lieu lors de la préparation des audits de conformité.
Les audits de conformité sont effectués par des auditeurs externes ou tiers. En tant que personnes extérieures à l’entreprise, elles fournissent des renseignements impartiaux et une nouvelle perspective. Bien qu’un audit interne puisse garantir le respect des contrôles internes de votre organisation, un audit de conformité détermine si lesdits contrôles internes garantissent le respect des lois et des réglementations.
Les avantages d’un audit de conformité
Votre organisation peut tirer profit d’un audit de conformité de plusieurs façons, dont les suivantes.
- L’atténuation des risques : En repérant les lacunes en matière de conformité, votre organisation peut éviter des amendes, des sanctions et des répercussions juridiques potentielles ainsi que toute tache qui pourrait nuire à son image publique.
- L’accroissement de la confiance des intervenants : La réalisation d’un audit de conformité démontre un engagement envers le respect de la réglementation et des pratiques commerciales éthiques, renforçant ainsi la confiance des intervenants.
- Le renforcement des efforts de conformité : L’audit de conformité peut éclairer les processus inefficaces ou obsolètes tout en fournissant des solutions plus efficaces.
- La consolidation des mesures de sécurité : Un audit de conformité peut garantir que vos politiques en matière de santé et de sécurité au travail respectent les lois et les réglementations, ce qui protège ainsi vos employés et vos clients.
- L’amélioration des efforts de protection de l’environnement : Ces audits peuvent garantir le respect des réglementations et des lois environnementales, offrant ainsi une meilleure protection de l’environnement et, par conséquent, de l’image publique de votre entreprise.
- La préparation aux inspections : Un audit de conformité permet à votre entreprise d’aborder les domaines de non-conformité, ce qui la prépare aux inspections des organismes de réglementation.
- La préservation d’une excellente image : En vous engageant à respecter les lois et les réglementations (et en évitant les pièges de la non-conformité), vous pouvez grandement améliorer la réputation et l’image de marque de votre organisation et réduire le risque d’atteinte à la réputation.
Les conséquences d’un audit de conformité
Un audit de conformité comprend les étapes suivantes.
- Le choix de votre auditeur : L’ensemble du processus commence avec la sélection par votre organisation d’un auditeur de conformité familier avec votre secteur.
- La préparation pour l’audit : Les auditeurs de conformité et les représentants de votre organisation se rencontrent. Les auditeurs discutent du cadre de l’audit, présentent une liste de vérification de la conformité et vous fournissent une liste des preuves et des documents requis.
- L’examen et la mise à l’essai : Les auditeurs examinent les documents, le rendement des employés, les processus et les contrôles internes pour s’assurer de la conformité. Ils peuvent passer les membres de l’équipe en entrevue ou les suivre, ou observer des processus entiers du début à la fin.
- La création du rapport de conformité : Une fois l’audit de conformité terminé, les auditeurs génèrent un rapport final qui fournit à votre organisation leurs conclusions, y compris une évaluation du niveau de conformité de votre entreprise, des domaines à améliorer, des violations et des recommandations. Habituellement, les auditeurs aident une organisation à gérer les risques et confirment que les violations ont été corrigées.
La préparation de votre organisation à un audit de conformité
Si vous avez décidé que votre organisation pourrait tirer profit d’un audit de conformité, vous vous posez peut-être des questions sur les événements à venir. Pour vous assurer que votre entreprise est prête, vous pouvez effectuer certaines étapes avant d’entreprendre un audit de conformité.
Évaluer le risque de l’entreprise
La première étape consiste à effectuer une évaluation des risques afin de déterminer les domaines dans votre organisation qui constituent des menaces à la conformité. Repérez les domaines qui présentent le plus grand risque et la plus grande incidence possible sur votre entreprise et établissez les priorités. Il est également sage d’examiner les précédents audits internes ou externes pour s’assurer que les problèmes passés ont été entièrement résolus.
Atténuer les risques
Une fois que vous avez déterminé les risques, vous pouvez créer et établir des mesures de contrôle conçues pour corriger les problèmes potentiels. Établissez l’ordre de priorité de vos mesures correctives en fonction de l’urgence et des répercussions négatives potentielles. Faites appel aux bonnes personnes pour mettre en place ces solutions rapidement et de manière efficace. Prenez toutes les mesures nécessaires pour former ou recycler les membres de l’équipe.
Vous pouvez également mettre en place un système de gestion de la conformité. Cet outil utile contient l’ensemble des processus, des systèmes, des politiques, des lois et des réglementations applicables ainsi que des licences et des attestations de votre organisation pour garantir sa conformité.
Conserver une trace documentaire
Il est maintenant temps de rassembler toute la documentation qui reflète la conformité de votre organisation aux réglementations et aux lois. Il s’agit notamment d’un registre de vos politiques et de vos procédures, du matériel de formation, des journaux des employés, des procès-verbaux de réunions, des rapports précédents d’audits internes et d’audits de conformité et de tout autre document qui illustre les efforts liés à la conformité.
Réaliser des audits internes
La réalisation d’un audit interne peut servir de « répétition générale » pour un audit de conformité externe. En passant les politiques, les processus et les systèmes de votre organisation au peigne fin, vous pouvez plus facilement repérer les domaines qui nécessitent des améliorations. De plus, vous pouvez vous assurer que ces changements sont en place et bien intégrés avant de vous lancer dans un audit de conformité.
Préparer l’équipe
Faites preuve d’ouverture et d’honnêteté lorsque vient le temps d’aviser les membres de votre équipe d’un prochain audit de conformité. Faites-leur savoir que les auditeurs peuvent les passer en entrevue ou les suivre, en particulier ceux qui ont une expertise dans les principaux domaines. Assurez-vous que vos employés respectent les politiques et les procédures requises, en leur proposant des cours de formation continue et de recyclage professionnel au besoin.
S’occuper de la logistique
Si vos auditeurs effectuent un audit sur place, vous devez vous assurer qu’ils disposent d’un endroit pour travailler. Vous devez également désigner les membres de l’équipe qui possèdent une expertise dans des domaines pertinents et demander aux employés interrogés de prévoir du temps pour répondre aux questions des auditeurs.
Quelques exemples d’audits de conformité propres à un secteur
Bien que la plupart des audits de conformité effectués par des organismes canadiens examinent de manière exhaustive une organisation dans son ensemble, certains sont plus centrés et propres à un secteur, comme les exemples d’audits spécialisés suivants.
- La Direction des organismes de bienfaisance : Afin de protéger les intérêts des donateurs canadiens et de s’assurer que les organismes de bienfaisance du Canada sont dignes de confiance, la Direction des organismes de bienfaisance surveille et vérifie leur conformité à la Loi de l’impôt sur le revenu de l’Agence du revenu du Canada.
- La Loi sur l’équité en matière d’emploi : La Commission canadienne des droits de la personne effectue des audits de conformité, généralement dans les entreprises de 500 employés ou plus, afin de s’assurer de la conformité à la Loi sur l’équité en matière d’emploi et du maintien de l’égalité d’accès à l’emploi.
- Les audits environnementaux : Ces audits permettent de s’assurer que les organisations respectent les exigences légales et réglementaires. Selon Environnement et Changement climatique Canada, ces audits sont effectués sur une base volontaire.
- Les organisations non gouvernementales (ONG) : Le ministère de la Justice finance plusieurs ONG qui, à leur tour, fournissent des services aux communautés. Ces contributions peuvent faire l’objet d’un audit pour s’assurer que l’ONG respecte les modalités énoncées dans l’accord.
- Les avis de conformité (AC) : Santé Canada explique que les fabricants de produits pharmaceutiques doivent démontrer qu’ils respectent le Règlement sur les aliments et drogues avant de recevoir un AC.
- L’audit de la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA) : Services aux Autochtones Canada effectue ces audits pour s’assurer que les entreprises qui figurent dans le Répertoire des entreprises autochtones ou qui reçoivent des contrats en vertu de la SAEA sont admissibles à le faire.
Bien qu’un audit de conformité puisse sembler être un projet de grande envergure, il a le potentiel de protéger votre organisation contre d’éventuelles amendes, des répercussions juridiques et des dommages à sa réputation. En suivant quelques étapes concrètes, vous pouvez vous préparer à mener cette tâche et à protéger l’avenir de votre entreprise et de ses employés.
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