Qu’est-ce que le contrôle de gestion?
Le contrôle de gestion est un processus qui consiste à déterminer et à tester le fonctionnement opérationnel d’une entreprise. Quand une entreprise utilise le contrôle de gestion pour évaluer ses opérations, elle est en mesure d’ajuster ses procédures commerciales afin que les résultats soient parfaitement alignés sur les objectifs et les performances attendues.
Les équipes peuvent aussi utiliser ces systèmes de contrôle pour identifier les erreurs dans leurs tâches courantes et développer des actions correctrices quand cela est nécessaire. De même, ce système permet d’identifier les risques, créer des rapports sur les risques, et informer ou adapter les opérations commerciales sans avoir à interrompre l’activité.
En quoi le contrôle de gestion est-il important pour l’entreprise?
Mettre en place un système de contrôle de gestion présente de nombreux avantages pour les entreprises. Voici les principaux bénéfices d’un bon contrôle de gestion.
Prévenir les erreurs futures
Le contrôle de gestion aide les entreprises à organiser leurs activités et à travailler de manière fluide et efficace. En évaluant le mode opérationnel d’une entreprise, le contrôle de gestion peut identifier les domaines susceptibles de provoquer des erreurs et ainsi empêcher que ces erreurs ne se produisent. Le contrôle de gestion permet par ailleurs de développer de meilleures façons de former les employés pour limiter le plus possible la survenue d’erreurs.
Motiver les équipes
Les systèmes de contrôle de gestion permettent aux employés d’assumer davantage de responsabilités dans certains domaines d’activité. Chacun peut savoir et suivre là où en sont ses tâches, mais aussi recevoir des feedbacks ou des suggestions en cas de besoin. Cette approche permet d’impliquer les collaborateurs de manière fluide et naturelle, grâce à un système dans lequel la communication facilite le travail de tous. C’est un atout particulièrement utile aux petites entreprises qui travaillent avec des effectifs limités où l’implication de chacun est indispensable à la réussite.
Respecter la conformité
Garantir une conformité permanente face aux règlementations multiples (financières, légales, commerciales, douanières) représente une pression constante sur les équipes responsables. Les législations changent et évoluent en permanence et les risques de non-conformité sont de plus en plus importants. Ce système permettant aux entreprises de respecter les conformités réglementaires sans affecter leurs opérations commerciales, elles gagnent du temps et soulagent la pression sur leurs équipes. Un bon contrôle de gestion aide aussi les entreprises à suivre leurs données critiques et à optimiser leurs flux de travail.
Donner accès à la documentation nécessaire
Les systèmes de contrôle de gestion aident les entreprises à créer et à garantir l’application de politiques et procédures internes. Les employés n’ont pas toujours le temps ou la motivation de réfléchir et de développer de nouvelles stratégies, et un système efficace peut rationaliser ce processus. Le système offre aux employés un répertoire organisé dans lequel ils peuvent trouver toute la documentation, les procédures et politiques lorsqu’ils en ont besoin sans perturber les pratiques courantes de l’entreprise.
Gagner en efficacité
Les processus de contrôle de gestion permettent de stimuler l’efficacité des opérations commerciales générales de l’entreprise. En effet, avec un bon contrôle de gestion en place, il est plus facile d’identifier les problèmes liés aux pratiques commerciales et de créer des solutions pour en faciliter le bon déroulement opérationnel. Par exemple, il est possible de surveiller les employés qui tentent de contourner les politiques et procédures de l’entreprise et de les remettre sur les rails collectifs.
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Quelles sont les différentes approches du contrôle de gestion?
Le type de système utilisé par les entreprises dépend généralement de leurs besoins commerciaux et de leurs préférences logicielles. Chaque type de contrôle de gestion s’inscrit dans un processus de gestion plus étendu qui permet à l’entreprise d’avoir un aperçu de ses opérations. Voici les différents contrôles qu’une entreprise peut activer.
Contrôles de sécurité
La gestion de la sécurité garantit que les informations d’une entreprise sont protégées d’éventuels piratages ou de violations de sécurité et que les employés travaillant avec des informations confidentielles respectent les politiques et procédures de l’entreprise. Ce processus vise avant tout à protéger les données de l’entreprise et des clients en sécurisant les informations utilisées et créées par les utilisateurs. Certains logiciels assurent cette protection et garantissent la sécurité des données en ligne. L’entreprise peut également mettre en place des protocoles que les employés doivent suivre pour garantir la sécurité des données. On peut citer dans cette approche l’utilisation d’un mot de passe et d’un nom d’utilisateur pour accéder aux données sensibles ou la mise en place de différents niveaux d’autorisation d’accès des données selon les fonctions.
Contrôles financiers
La gestion du contrôle financier est un processus qui permet à l’entreprise de définir des objectifs financiers, de suivre son développement commercial, de respecter son budget et de gérer ses comptes financiers. Ces processus impliquent de mettre en place un certain nombre de contraintes sur les dépenses et de les suivre en fonction de la trésorerie détenue par l’entreprise. Certaines entreprises peuvent s’appuyer sur ce processus pour comparer leurs finances à la santé financière de leurs concurrents. Le but de ces évaluations et contrôle est de gagner en rentabilité et de gérer son budget efficacement pour prendre un avantage concurrentiel.
Contrôles réglementaires
Les contrôles réglementaires garantissent que l’entreprise respecte les normes et directives opérationnelles applicables à son marché ou secteur. Les réglementations varient en fonction du secteur d’activité de l’entreprise et il est crucial d’être à jour des évolutions. Les entreprises peuvent se baser sur les contrôles réglementaires pour déterminer les procédures à mettre en place, à garantir la pertinence de leurs protocoles ou aider à déterminer leurs valeurs commerciales. Des logiciels facilitent la tâche des contrôleurs de gestion en leur fournissant un aperçu des réglementations de leur secteur. Ces logiciels peuvent aussi offrir un suivi précis des nouveautés réglementaires applicables à une activité afin de limiter tout risque réglementaire.
Contrôles qualité
Ce processus garantit que les produits d’une entreprise maintiennent une qualité élevée pour les clients. Les dirigeants peuvent utiliser un logiciel qui les aide à analyser électroniquement la qualité de leurs produits ou qui leur propose des procédures de contrôle qualité impliquant une analyse de chaque produit avant de la mise sur le marché. Les normes de qualité appliquées diffèrent selon les préférences d’une entreprise. Certaines peuvent choisir de suivre une norme zéro défaut, tandis que d’autres peuvent autoriser un à deux défauts avant de retirer le produit de leur inventaire.
Contrôles des performances
Le contrôle des performances garantit que les employés d’une entreprise atteignent les objectifs de leur description de poste en surveillant la manière dont les tâches sont réalisées. Ce processus permet aux managers de noter chaque tâche accomplie par leurs employés et le temps qu’ils ont mis pour les finaliser. Les collaborateurs peuvent également utiliser une liste de contrôle ou un logiciel de visualisation pour s’assurer qu’ils suivent les procédures standard et enregistrer ces listes de contrôle pour référence future. Tous ces contrôles participent à la bonne gestion de l’entreprise et favorisent sa réussite et sa croissance.
Quelles sont les ressources nécessaires pour mettre en place un bon contrôle de gestion?
Voici les trois ressources dont les entreprises ont besoin pour mettre en place un contrôle de gestion efficace et fiable.
Personnel
Pour garantir la pertinence des contrôles, il est important que l’entreprise donne des instructions claires à ses employés afin que chacun comprenne son rôle dans le bon déroulé du processus. L’entreprise peut alors former ses employés à reconnaître les erreurs potentielles dans leurs systèmes et elle peut informer chaque collaborateur en proposant des rapports et des suivis.
L’entreprise peut choisir d’affecter certains employés à la supervision des contrôles pour mieux comprendre les opérations et les systèmes en place afin d’identifier les erreurs dès qu’elles surviennent, voire de les anticiper. Ces personnes font des recommandations sur la manière dont ces processus peuvent justifier une amélioration.
Logiciel
Des logiciels aident à garantir l’efficacité des processus et à identifier rapidement les problèmes. Un logiciel favorise par ailleurs une communication ouverte au sein de l’entreprise, ce qui peut aider le personnel à communiquer efficacement les problèmes. Par exemple, un logiciel de contrôle de gestion peut permettre de réduire le risque d’erreurs en identifiant les défauts non décelés sur un produit ou une nouvelle mise à jour sur une réglementation que la direction aurait pu manquer.
La fiabilité des logiciels est un facteur essentiel de la bonne analyse des informations relatives aux opérations de l’entreprise, car elle peut avoir un impact sur son efficacité globale.
Systèmes de mesure
L’entreprise peut utiliser des systèmes de mesure pour réguler ses processus et identifier les domaines à améliorer au sein de ses opérations commerciales. Un système de mesure peut comprendre un logiciel qui analyse un aspect précis de l’activité, telle que sa situation financière. Si leurs mesures ne répondent pas aux attentes de l’entreprise, il est alors plus facile d’agir rapidement et de mettre en place des mesures correctives efficaces.
Les systèmes de mesure peuvent également évaluer l’efficacité d’un processus pour identifier son impact, positif ou négatif, sur les opérations courantes de l’entreprise. Par exemple, il est possible d’évaluer l’efficacité d’une approche de gestion de la qualité en déterminant le nombre de défauts ou de défaillances enregistrés sur un produit ou un flux de travail. En l’absence de défauts, l’entreprise valide alors le bon fonctionnement de son système et sait que ses opérations sont optimisées.
