Qu’est-ce qu’un processus d’affaires?
Un processus d’affaires est le terme utilisé en référence aux différentes actions mises en place et aux ressources utilisées pour atteindre les objectifs de satisfaction de l’entreprise. Le processus d’affaires fait office de gestion de la qualité des activités de l’entreprise, au regard des attentes des clients.
À priori, il existe trois types de processus d’affaires, soit :
- Processus de gestion
- Processus de réalisation
- Processus de soutien
Processus de gestion
Les processus de gestion concernent les opérations. Ils désignent l’énumération et la description des tâches à effectuer et l’attribution des rôles aux différents membres du personnel. Les processus de gestion permettent de définir des outils de mesure pour suivre et analyser la qualité des activités. Ce type de processus permet donc de savoir qui sont les collaborateurs et les employés responsables des différentes tâches.
Les processus de gestion offrent une vision globale des actions à poser dans le cadre d’une stratégie d’entreprise.
Processus de réalisation
Les processus de réalisation sont les opérations de l’entreprise qui concernent directement la conception d’un produit ou l’exécution d’un service. Il s’agit donc des activités quotidiennes effectuées par les différents quarts de métiers concernés par l’entreprise. Chaque étape qui se situe entre l’observation d’un besoin auprès de la clientèle et la réponse à ce même besoin concerne les processus de réalisation.
Parmi les processus de réalisation, on retrouve :
- Recherche
- Développement
- Conception
- Fabrication
- Entretien
- Livraison
- Formation
Processus de soutien
Les processus de soutien concernent les différentes ressources mises à contribution afin d’assurer le fonctionnement optimal des processus de gestion et des processus de réalisation. Les processus de soutien désignent à la fois :
- Ressources matérielles
- Ressources humaines
- Ressources financières
- Ressources technologiques
Parmi les processus de soutien, on retrouve :
- Opérations de maintenance
- Disponibilité des ressources
- Documents de référence
- Précision des mesures
Les processus d’affaires : 6 étapes clés
Voici six étapes clés à suivre afin de bénéficier de processus d’affaires optimaux.
Étape 1 : Procéder à une étude de faisabilité
Pour commencer, vous devez vous assurer de la faisabilité des processus d’affaires qui existent déjà dans votre entreprise. Vous pouvez mandater un analyste d’affaires pour faire l’étude du caractère réaliste et rentable de ce qui est actuellement en place.
Selon les résultats de cette analyse, l’analyste d’affaires pourra vous offrir des pistes d’amélioration, au besoin. De plus, ce professionnel est responsable de nommer et de détailler les contextes précis dans lesquels les processus d’affaires concernés sont réalisables.
Étape 2 : Documenter les processus optimaux
La deuxième étape consiste à documenter les processus d’affaires qui sont les plus performants. Il est conseillé de consigner ces informations de manière informatique, notamment à partir de logiciels de gestion de processus d’affaires. Cette façon de procéder réduit de beaucoup le risque de perdre des informations clés.
La documentation des processus optimaux de votre entreprise nécessite d’entrer en contact avec tous les membres du personnel, sans exception. Pour réussir à obtenir une vue d’ensemble cohérente, il est primordial d’obtenir d’abord les rétroactions de chaque travailleur.
Comme suggéré précédemment, vous pouvez miser sur les services d’un analyste d’affaires externe afin d’effectuer cette démarche. En plus de vous offrir une perspective impartiale, ce professionnel possède le savoir-faire idéal pour formuler les documentations de manière accessible à tous. L’utilisation de représentations visuelles et d’un vocabulaire vulgarisé favorise la bonne compréhension de tous les collaborateurs et membres du personnel.
Étape 3 : Offrir de la formation aux membres du personnel
Comme chef d’entreprise, vous devez vous assurer de la mise en application adéquate des processus d’affaires définis comme optimaux par l’analyse d’affaires. Un moyen à prioriser est d’offrir une formation sur le sujet à tous les membres du personnel de l’entreprise. Grâce à une meilleure compréhension du fonctionnement idéal des processus d’affaires de l’entreprise, les employés sont davantage en mesure de les appliquer correctement.
Chaque processus d’affaires s’accompagne de documents qui permettent son application optimale. À la suite de la formation des membres du personnel, il est important d’effectuer des suivis à des intervalles réguliers. Cette démarche permet d’éviter le manque d’efficacité d’un processus dû à une mise à jour non effectuée, par exemple.
Étape 4 : Simplifier les processus
La clé de la réussite en ce qui concerne la capacité de votre entreprise à répondre efficacement aux besoins de vos clients, est la simplification de vos processus d’affaires. Plus le parcours client est simple, plus la valeur de votre offre auprès de votre clientèle grandit.
Les processus d’affaires englobent à la fois les processus de gestion, les processus de réalisation et les processus de soutien. C’est l’ensemble de ces trois types de processus qui doit être simple pour obtenir une réelle croissance de la valeur de votre offre. De plus, la simplification des processus d’affaires est la méthode par excellence pour réduire, voire éliminer le gaspillage des ressources.
Les activités de votre entreprise retenues sont celles qui ont une raison d’être et qui participent réellement à la bonification de votre service client.
Étape 5 : Assurer un suivi
Les processus d’affaires initialement retenus par l’analyste d’affaires et leur simplification sont des étapes qu’il est important de répéter selon une certaine fréquence. Les besoins des consommateurs sont en constante évolution. Les innovations dans l’industrie sont nombreuses et entraînent des changements perpétuels concernant les méthodes à préconiser auprès de la clientèle. Il en va de même pour les caractéristiques des produits et des services à offrir.
De nouvelles automatisations voient constamment le jour et permettent aux entreprises qui les intègrent à leurs processus d’affaires des performances décuplées. C’est pourquoi vous devez mettre en place un protocole d’analyse de vos processus d’affaires qui vous permet d’avoir l’heure juste à tout moment.
Étape 6 : Miser sur l’autonomie de votre entreprise
Pour bénéficier d’une entreprise solide, qui est capable d’assurer le maintien de ses opérations même en cas d’imprévus, il est important de miser sur l’autonomie de celle-ci. Pour analyser l’autonomie actuelle de votre entreprise, il importe de relever le niveau de dépendance de l’entreprise face aux éléments suivants :
- Les différents titres d’emploi des employés
- Les différents profils de clients
- Les fournisseurs
- Vous-même
Pour faire gagner en autonomie à votre entreprise, il importe d’instaurer et de maintenir un équilibre quant au niveau de dépendance entre ces différents volets. Un bon moyen de favoriser l’autonomie de votre entreprise est de déléguer certaines de vos responsabilités à des personnes qui occupent des fonctions de cadre. Vous pouvez ainsi concentrer votre temps et votre énergie au développement d’une stratégie de développement d’entreprise.
En conclusion, les processus d’affaires désignent les méthodes de gestion utilisées dans le cadre de l’atteinte d’une qualité optimale des activités de l’entreprise. Les processus de gestion, les processus de réalisation et les processus de soutien sont les trois types de processus à élaborer, à appliquer et à analyser.
