Adjoint de direction ou assistant personnel : quel type d’embauche vous convient le mieux?

Qu’est-ce qu’un adjoint de direction?

Un adjoint de direction offre généralement un soutien administratif aux cadres de la haute direction, aux membres du conseil d’administration ou à d’autres postes de haut niveau au sein d’une organisation. Ses tâches peuvent comprendre les suivantes :

• Planification : cette personne supervise le calendrier de la direction en planifiant les rendez-vous et les réunions selon les besoins. Elle s’occupe également de la logistique des déplacements d’affaires.
• Communications : l’adjoint de direction possède d’excellentes compétences en communication, assurant la liaison entre la haute direction et les autres services. Cette personne prépare également des documents d’affaires, des présentations et des rapports.
• Filtrage : ce membre de l’équipe peut agir comme contrôleur d’accès en déterminant les communications qui exigent l’attention du cadre, en établissant la priorité des appels téléphoniques et des visiteurs, en déléguant des tâches à d’autres et en s’assurant que le cadre peut se concentrer sur les tâches importantes et prendre des décisions efficacement.
• Gestion de projet : l’adjoint de direction est souvent chargé de superviser des projets spéciaux, y compris l’élaboration d’échéanciers et la réalisation de la planification stratégique.
• Maintien de la confidentialité : cette personne a accès à des renseignements sensibles sur l’entreprise, ses finances et sa clientèle. Elle exerce généralement un pouvoir discrétionnaire dans tous les aspects de ses relations d’affaires.
• Intégration : selon la taille et le type de l’organisation, l’adjoint de direction peut aider à faire passer en entrevue les candidats et à former les nouveaux membres de l’équipe.

Qu’est-ce qu’un assistant personnel? 

Un assistant personnel peut travailler en étroite collaboration avec une personne en soutenant à la fois les aspects professionnels et personnels de sa vie. Cette personne peut travailler pour des gestionnaires, des célébrités ou d’autres personnes qui ont besoin d’aide pour gérer leur horaire. Ses tâches peuvent comprendre les suivantes :

• Gestion du temps : l’assistant personnel planifie les rendez-vous et les réunions, gère l’horaire personnel et familial de son patron et envoie des rappels d’événements importants.
• Planification de déplacements et d’événements : cette personne a la responsabilité d’organiser des événements à la fois personnels, sociaux et d’affaires.
• Correspondance : l’assistant personnel prépare et envoie souvent des courriels, des lettres et d’autres types de correspondance. Cette personne reçoit également les colis, filtre les messages et les visiteurs, et répond aux communications entrantes.
• Tenue de dossiers : selon ses fonctions, cette personne peut être tenue de préparer des relevés ou des factures et de les transmettre aux destinataires désignés.
• Gestion du ménage : l’assistant personnel peut être appelé à assumer diverses responsabilités domestiques, notamment la supervision du personnel domestique et des dépenses du ménage, la planification de l’entretien ménager, l’organisation de la garde d’enfants ou de réservations, la création d’une liste d’épicerie et le magasinage, les commissions et la gestion des ordonnances.

Quelles sont les principales différences entre l’adjoint de direction et l’assistant personnel?

Bien qu’il y ait un certain chevauchement entre ces deux postes, il y a également de nettes différences. Voici quelques façons de différencier l’adjoint de direction de l’assistant personnel :

• Portée : les deux postes sont axés sur le soutien d’une personne dans l’exécution de ses tâches quotidiennes. L’adjoint de direction aide un cadre à s’acquitter de ses fonctions professionnelles. L’assistant personnel peut aider à répondre aux besoins professionnels d’une personne, mais son objectif principal est souvent de répondre aux besoins personnels, comme la gestion du ménage ou les commissions.
• Autorité : bien que les deux types d’assistants soient chargés de la planification et de la préparation des déplacements, l’adjoint de direction a généralement plus d’autorité pour prendre des décisions importantes. On lui confie souvent la responsabilité de projets d’affaires spéciaux, de l’élaboration d’échéanciers et de l’établissement de budgets.
• Disponibilité : alors que l’on s’attend généralement à ce que l’adjoint de direction suive les heures de travail habituelles, l’assistant personnel doit être très flexible en ce qui concerne sa disponibilité. Il est possible qu’on lui demande de travailler la fin de semaine, le soir ou d’être de garde pendant la nuit.
• Lieu : l’adjoint de direction passe la majorité de son temps de travail au sein de votre entreprise en interagissant avec les membres de l’équipe et en participant activement aux activités quotidiennes de votre entreprise. L’assistant personnel peut passer un certain temps au bureau, mais il accomplit principalement ses tâches à l’extérieur du lieu de travail, à s’occuper des tâches ménagères et à faire des commissions.

Quelles sont les compétences requises pour chaque poste?

Bien que les adjoints de direction et les assistants personnels requièrent tous deux des compétences organisationnelles et en gestion du temps, une aptitude à la délégation et d’excellentes habiletés interpersonnelles, certaines de ces qualités s’appliquent davantage à un poste qu’à l’autre. Quelques-unes de ces compétences et aptitudes sont énoncées ci-dessous.

Adjoint ou adjointe de direction

• Planification stratégique : l’adjoint de direction peut analyser une situation sous tous les points de vue, ce qui aide les cadres à élaborer, à mettre en œuvre et à coordonner des stratégies qui correspondent aux objectifs de l’entreprise et permettent de les accomplir.
• Communication : cette personne doit posséder d’excellentes compétences en communication verbale et écrite, y compris la capacité de rédiger des courriels, des rapports et des présentations de qualité professionnelle.
• Savoir-faire technologique : l’adjoint de direction doit souvent utiliser la technologie dans plusieurs fonctions de son poste, notamment la planification et la gestion du temps, les présentations PowerPoint, la préparation des déplacements et la réalisation de recherches.
• Esprit d’analyse : ce poste exige d’être capable d’anticiper les résultats possibles d’un plan, de repérer les problèmes éventuels avant qu’ils ne surviennent et d’aider à l’élaboration de solutions.
• Compétences en réseautage : pour assurer la liaison entre les cadres et les chefs de service, d’excellentes compétences en réseautage et habiletés interpersonnelles sont essentielles. L’adjoint de direction doit également être à l’aise d’interagir avec les membres de la haute direction et d’autres professionnels de haut niveau.
• Administration : l’adjoint de direction effectue des tâches administratives, comme la correspondance d’affaires, la planification, l’établissement du budget et la préparation de rapports et de présentations.
• Planification d’événements de l’entreprise : une autre fonction importante de ce poste est la planification et l’organisation d’événements de l’entreprise, ce qui exige la capacité d’établir un budget, de coordonner les horaires et la logistique, de sélectionner et d’embaucher des fournisseurs, de réfléchir de manière créative et de s’adapter rapidement aux changements qui peuvent survenir.

Assistant personnel ou assistante personnelle

• Multitâche : ce poste exige la capacité de mener plusieurs activités simultanément en gérant adroitement diverses responsabilités. Par exemple, l’assistant personnel peut être appelé à accomplir une tâche qui lui est confiée tout en répondant aux courriels urgents et aux appels téléphoniques, et en effectuant les commissions lorsque le besoin se présente.
• Gestion du ménage : l’assistant personnel est souvent appelé à gérer le ménage, à effectuer des tâches domestiques et à superviser le personnel domestique.
• Capacités organisationnelles : une personne dotée de compétences organisationnelles est vraisemblablement requise pour ce poste, soit une personne capable de prioriser les tâches, de gérer un emploi du temps chargé, de préparer les déplacements et de travailler à un rythme rapide.
• Planification d’événements personnels : l’assistant de cadres est souvent appelé à travailler en tant que planificateur d’événements et doit planifier, organiser et faciliter la tenue d’événements personnels et familiaux, comme les anniversaires de naissance ou de mariage et d’autres événements.
• Établissement du budget : cette personne doit être en mesure d’élaborer et de respecter un budget lorsqu’elle fait l’épicerie ou des commissions, s’occupe de la réservation des déplacements et planifie des événements.
• Habiletés interpersonnelles : les aptitudes relationnelles sont essentielles pour établir des liens solides avec l’employeur, le personnel domestique et les personnes-ressources estimées.
• Ingéniosité : cette compétence permet la résolution efficace des problèmes, la proactivité, des recherches approfondies et des solutions avantageuses possibles.

Avez-vous besoin d’un adjoint de direction ou d’un assistant personnel?

Si vous hésitez entre l’embauche d’un adjoint de direction ou d’un assistant personnel, voici quelques questions à vous poser :

• Avez-vous besoin de quelqu’un pour s’occuper des tâches administratives qui vous empêchent de vous concentrer sur les affaires urgentes?
• À l’heure actuelle, gérez-vous plusieurs projets?
• Votre charge de travail nuit-elle à votre vie familiale?

Si vous répondez « oui » à l’une de ces questions, vous pourriez avoir besoin d’un adjoint de direction pour s’occuper de vos tâches administratives, superviser un projet et filtrer les appels téléphoniques et les visiteurs.

Voici d’autres questions que vous pourriez vous poser :

• Vous aspirez à un meilleur équilibre travail-vie personnelle?
• Avez-vous besoin d’aide pour gérer votre ménage?
• Votre liste personnelle de « choses à faire » n’est pas utilisée?

Si cela décrit votre situation actuelle, vous pourriez avoir besoin d’un assistant personnel pour superviser votre horaire personnel, faire des commissions et planifier les activités familiales.