En quoi consiste un calendrier 4-5-4?
Un calendrier 4-5-4 fonctionne différemment du calendrier grégorien, la norme internationale pour les gouvernements et la plupart des entreprises, qui commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre. Le calendrier 4-5-4 commence le premier dimanche de février et l’année se termine en janvier de l’année suivante.
Dans les années 1930, des détaillants ont découvert que les samedis et les dimanches représentaient un pourcentage plus important des ventes, mais le nombre de fins de semaine dans un mois variait d’une année à l’autre. Idéalement, un calendrier aurait le même nombre de fins de semaine chaque mois, mais comme les dates et les jours varient, les détaillants ont élaboré un système pour rendre le suivi des ventes plus simple et plus précis.
Comment fonctionne le calendrier 4-5-4?
Le calendrier 4-5-4 compare les ventes entre les années en divisant l’année en mois selon un format de 4 semaines, 5 semaines, 4 semaines. Le calendrier s’aligne sur les jours fériés, de sorte que le même nombre de samedis et de dimanches apparaissent dans des mois comparables. Il établit également les dates de communication des ventes, historiquement le premier jeudi suivant la fin du mois.
Quel est l’objectif du calendrier 4-5-4?
Les périodes de ventes peuvent être déroutantes et difficiles à consigner à l’aide d’un calendrier grégorien standard (de janvier à décembre). Les détaillants ont décidé de diviser le calendrier en 52 semaines qui commencent toujours le même jour de la semaine. Ils ont également décidé d’inclure la saison des achats de fin d’année au quatrième trimestre (T4) en la prolongeant jusqu’à la fin de janvier de l’année suivante. Le calendrier de vente au détail commence toujours le premier dimanche de février. L’exercice financier commence un mois plus tard, car décembre est le mois le plus achalandé pour le magasinage. L’achat de cadeaux est plus important en décembre qu’au cours de n’importe quel autre mois. Ensuite, le mois de janvier connaît le plus grand nombre de retours de l’année. Les détaillants veulent tenir compte de tous les retours des fêtes, ce qui leur permet d’éviter de commencer l’année par une perte énorme sur les marchandises retournées.
L’uniformisation des rapports des ventes au détail
Le système de calendrier 4-5-4 a aidé des entreprises à créer une cohérence pendant leurs saisons de vente. Si la période de vente du quatrième trimestre se terminait le dernier jour de l’année, il serait difficile de commencer les processus financiers de fin de trimestre au milieu de la saison des fêtes. Les prévisions de ventes des périodes subséquentes seraient inexactes et manqueraient de renseignements importants concernant la fin de la période de vente précédente. Les notes de frais et les prévisions de ventes pourraient être également touchées.
Le calendrier 4-5-4 comprend 52 semaines (52 semaines x 7 jours par semaine = 364 jours) au lieu de 365, donc un jour est perdu chaque année. Dans certains cas, comme une année bissextile, il peut rester plus d’un jour, ce qui devient une année de 53 semaines. Chaque trimestre alterne en durée, le premier ayant quatre semaines et le suivant cinq, puis quatre, etc. Cette tendance se poursuit tout au long de l’année.
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La révolution des pratiques comptables pour le commerce de détail
Avec la mise en place du nouveau calendrier, les jours fériés s’alignent et les employeurs gèrent leur entreprise de manière plus efficace. Le calendrier 4-5-4 s’adapte mieux à la vente au détail, ce qui signifie que les registres de ventes sont plus cohérents et prévisibles. Cette méthode facilite également la planification et aide les magasins à calculer les indicateurs commerciaux pour les ventes et les projections.
Ce système est la base du calendrier de la National Retail Federation, la norme dans les opérations de vente au détail depuis les années 1940, qui fournit un guide aux employeurs pour leur permettre de consulter un calendrier 4-5-4 pour une année donnée.
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En quoi consiste une année de 53 semaines?
La mise en page du calendrier 4-5-4 (52 semaines x 7 jours = 364 jours) a pour conséquence qu’il reste un jour chaque année. Ces jours s’additionnent pendant environ cinq ou six ans, après quoi une 53e semaine sera ajoutée. Une année bissextile est un autre cas où il est nécessaire d’ajouter une 53e semaine à la fin du calendrier. Cette semaine supplémentaire est uniquement utilisée à des fins de rapports des ventes et n’a pas lieu chaque année. Les exemples les plus récents d’années de 53 semaines se sont produits en 2006, 2012, 2017 et 2023.
L’incidence d’un calendrier 4-5-4 sur la planification
Le calendrier de vente au détail commence chaque dimanche et la paie est entrée le mercredi afin que le personnel puisse être payé à la fin de chaque semaine. Cette méthode aide les employés à être payés à temps et permet au service de la paie de mieux gérer la comptabilité liée à la paie.
Les employés peuvent demander des jours de congé à l’avance en utilisant le calendrier 4-5-4. Lorsque vous utilisez un calendrier par jour de la semaine (par exemple, un mercredi) au lieu d’une date (comme le 7), la planification devient plus prévisible et plus facile à gérer. Chaque semaine peut avoir le même flux, ce qui facilite les processus automatisés.
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Foire aux questions concernant le calendrier 4-5-4
Dois-je utiliser un calendrier 4-5-4 dans mon commerce de détail?
Les commerces de détail ne sont pas tenus d’utiliser le système de calendrier 4-5-4. Il s’agit simplement de la norme de la National Retail Federation et d’un outil avantageux pour gérer une entreprise de vente au détail prospère. Les entreprises sont libres de choisir leurs propres pratiques. Par exemple, certains magasins tiennent encore des registres à l’aide d’un crayon et de papier.
Le calendrier 4-5-4 modifie-t-il mes exigences en matière de rapports annuels et d’inventaire?
Le calendrier financier renforce les rapports annuels en raison de la cohérence qu’il offre au fil des trimestres. Le calendrier 4-5-4 facilite le marchandisage, car les détaillants peuvent mieux contrôler les niveaux des stocks. Le suivi de l’inventaire du magasin et la prise d’inventaire chaque mois à l’aide du calendrier de vente au détail peuvent être effectués avec plus de précision.
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Bien que différent du calendrier grégorien standard, le calendrier 4-5-4 est idéal pour les détaillants, car il leur permet de gérer les horaires du personnel, de contrôler les stocks et de suivre le marchandisage. Même s’il faut un certain temps pour s’y habituer, une fois adopté, le système de calendrier 4-5-4 peut être avantageux pour toute entreprise de vente au détail, grande ou petite.
