En quoi consiste une feuille de pointage d’entrevue?
Une feuille de pointage d’entrevue est un outil que les entreprises peuvent utiliser pour uniformiser leurs pratiques de recrutement. Autrement dit, il s’agit d’un formulaire destiné au recruteur, qui indique ce qui doit être demandé au candidat et le type de réponse attendu par l’entreprise. Chaque question est notée selon un système de points, généralement sur cinq, et permet au gestionnaire de recrutement d’évaluer chaque candidat lors de son entrevue. Par exemple, si l’entreprise est à la recherche d’une nouvelle personne pour le poste de réceptionniste, les candidats devront être organisés, savoir effectuer plusieurs tâches à la fois et être à l’aise avec les technologies. À la question « Quels sont vos points forts? », les candidats qui mentionnent ces trois qualités dans leur réponse obtiendront une note plus élevée qu’une personne qui n’en mentionne qu’une ou deux. En utilisant une feuille de pointage d’entrevue, les recruteurs peuvent ensuite examiner les résultats de chaque candidat et déterminer exactement la personne à embaucher.
Les avantages et les inconvénients des feuilles de pointage d’entrevue
L’utilisation de feuilles de pointage d’entrevue comporte néanmoins des avantages et des inconvénients certains. Tenez-en compte afin de pouvoir plus facilement prendre la bonne décision pour votre entreprise.
Les avantages
- Le maintien de l’attention : L’utilisation d’une feuille de pointage d’entrevue permet au recruteur d’être pleinement à l’écoute de ce que dit chaque candidat, ce qui donne la possibilité de mener un processus d’entrevue plus précis.
- La promotion de pratiques de recrutement saines : La feuille de pointage d’entrevue est une sorte de rapport de ce qui est dit lors de la rencontre et permet d’expliquer les raisons de l’embauche d’un candidat donné par l’entreprise. En d’autres termes, elle élimine les biais inconscients lors de l’entrevue, ce qui protège l’entreprise contre les poursuites pour discrimination.
- L’aide à l’amélioration des gestionnaires de recrutement : Avec une fiche d’évaluation d’entrevue standardisée, il est plus facile de prendre la bonne décision quant au candidat à embaucher. En plus de donner aux gestionnaires de recrutement une idée claire des exigences exactes du poste, les feuilles de pointage les aident à se souvenir des candidats et de leurs réponses.
Les inconvénients
- La réduction du contact visuel : La rédaction de notes pour une feuille de pointage d’entrevue peut empêcher le recruteur d’établir un contact visuel approprié avec les candidats, ce qui peut semer la confusion chez ces derniers. Les candidats peuvent trouver ce processus impersonnel, ce qui peut les dissuader de travailler pour votre entreprise.
- Le temps et les efforts requis : La création d’un système de feuilles de pointage d’entrevue peut prendre beaucoup de temps pour le service des ressources humaines. De plus, la compilation ainsi que la comparaison des notes de chaque candidat avec celles recueillies par d’autres gestionnaires de recrutement ralentissent également l’ensemble du processus.
Les critères à faire figurer sur une feuille de pointage
La feuille de pointage doit contenir tous les renseignements nécessaires pour mener à bien une entrevue. Lors de celle-ci, le recruteur posera des questions issues de la feuille de pointage et prendra des notes concernant les réponses. Il doit donc y avoir suffisamment d’espace pour la prise de notes ainsi que pour les réponses des candidats aux questions relatives à l’offre d’emploi. Le modèle de feuille de pointage doit également inclure un système de notation facile à comprendre. Par exemple, si les gestionnaires de recrutement souhaitent noter chaque réponse sur 5, cette note doit être clairement indiquée sur la feuille. De cette manière, le service des ressources humaines peut disposer d’une notation cohérente entre chaque entrevue, afin qu’il n’y ait aucun débat quant à la note globale des candidats. La feuille de pointage doit également comporter un champ où les recruteurs peuvent noter tout sujet de préoccupation potentiel concernant les compétences des candidats. De cette façon, le gestionnaire de recrutement peut bénéficier d’une meilleure compréhension de l’impression générale de chaque candidat. Enfin, la feuille doit disposer d’un espace dans lequel les gestionnaires de recrutement peuvent indiquer leur avis personnel sur l’éventuelle embauche de la personne reçue en entrevue. Tout ce que vous pourriez avoir besoin de savoir sur une entrevue précise devrait figurer sur la feuille de pointage, afin de rendre le processus très efficace.
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Les pratiques exemplaires pour l’adoption des feuilles de pointage
Si votre entreprise décide d’utiliser des feuilles de pointage pour les entrevues, envisagez certaines pratiques afin de faciliter l’expérience. La création d’un modèle standardisé selon chaque poste pour lequel vous pourriez mener une entrevue constitue un moyen essentiel de vous assurer que le processus d’entrevue est efficace pour l’entreprise. Bien que cette approche puisse prendre du temps, le fait de disposer d’une feuille de pointage d’entrevue standard garantit la cohérence, quelle que soit la personne qui mène l’entrevue. De plus, si vous le pouvez, demandez à deux personnes de mener l’entrevue afin qu’elles puissent comparer leurs notes une fois la rencontre terminée. De cette façon, la feuille de pointage de l’entrevue sera plus précise, ce qui vous aidera à trouver le meilleur candidat pour le poste. La quantité de renseignements à communiquer est également élevée pour les entreprises qui choisissent de faire part des renseignements aux candidats à partir des feuilles de pointage d’entrevue. Cette approche permet un processus transparent grâce auquel les candidats seront plus sereins lors de l’entrevue.
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