Questions d'entrevue : Secrétaire

Le candidat rencontré vous a fort probablement mentionné les diplômes obtenus dans son CV. Toutefois, ce n’est pas nécessairement le cas pour toutes les expériences scolaires pertinentes telles que les stages effectués. Celles-ci peuvent représenter des aspects intéressants démontrant, entre autres, la polyvalence. Voici ce que vous devez rechercher dans la réponse :

• diplôme obtenu en secrétariat;
• autres diplômes potentiels qui peuvent constituer des atouts;
• programmes d’études amorcés ou autres formations non mentionnés dans le CV.

Exemple de réponse:

Cette question d’ordre technique concerne directement les compétences d’organisation propres au travail de secrétaire. Voici ce que vous devez rechercher dans la réponse :

• connaissance des systèmes d’organisation existants (papiers et informatiques);
• adaptation aux systèmes actuellement présents dans votre entreprise;
• esprit d’équipe.

Exemple de réponse possible:

Les habiletés informatiques sont indispensables de nos jours pour un secrétaire. Le candidat que vous cherchez devrait pouvoir nommer les logiciels qu’il connaît et mettre en évidence son aisance avec la technologie. Voici ce que vous devez rechercher dans la réponse :

• logiciels connus et expérimentés;
• ouverture à apprendre de nouveaux logiciels;
• niveau d’aisance avec l’informatique.

Exemple de réponse:

Cette question relève de l’autoévaluation du candidat de ses propres forces, mais elle permet aussi d’entrevoir l’intérêt du candidat pour les tâches répétitives (photocopie, classement, entre autres). Voici ce que vous devez rechercher dans la réponse :

• connaissance de tâches de bureau quotidiennes du secrétaire;
• niveau d’appréciation de la répétitivité des tâches;
• capacité d’organisation.

Exemple de réponse:

Cette question aborde l’aspect du service à la clientèle. En tant que personne qui reçoit les appels, le secrétaire est souvent le premier à recevoir les doléances des clients ou autres partenaires. Sa réaction et son tact sont nécessaires à évaluer dès l’entrevue. Voici ce que vous devez rechercher dans la réponse :

• capacité d’écoute;
• attitude professionnelle;
• calme et aptitude à désamorcer les situations.

Exemple de réponse:

Cette question aborde la capacité à compléter les tâches exigées sans assistance. Elle permet aussi de voir comment le candidat demande de l’aide. Voici ce que vous devez rechercher dans la réponse :

• autonomie;
• aisance à effectuer plusieurs tâches simultanément;
• capacité à demander de l’aide au besoin.

Exemple de réponse:

La capacité à travailler sous pression est inhérente au travail de secrétaire, car votre organisation peut évoluer dans un domaine ou les délais sont courts. Voici ce que vous devez rechercher dans la réponse :

• capacité à se fixer des objectifs et à les atteindre;
• importance de respecter les délais impartis;
• souci de productivité.

Exemple de réponse:

Cette question s’oriente sur la perception de votre organisation par le candidat et son habileté à améliorer l’efficacité du travail dans votre entreprise. Voici ce que vous devez rechercher dans la réponse :

• intérêt à participer au développement de votre organisation;
• capacité d’analyse;
• proactivité.

Exemple de réponse:

Cette question vous permet d’entrevoir les priorités du candidat et sa connaissance effective du travail d’un secrétaire. Voici ce que vous devez rechercher dans la réponse :

• aptitudes en communication orale et écrite;
• aisance avec les outils technologiques;
• sens aigu de l’organisation.

Exemple de réponse :

Cette question vient directement interpeller la motivation du candidat. Un candidat peut être compétent. Ce qui peut le distinguer est sa motivation, son intérêt pour le travail. Voici ce que vous devez rechercher dans la réponse :

• enthousiame;
• objectif à long terme;
• sentiment de pertinence du travail.

Exemple de réponse: