Une charte de projet : définition
Une charte de projet est un document relativement court qui décrit les grandes lignes d’un projet, de manière assez détaillée. L’utilisation première de ce document est de l’ordre de la consultation. La raison d’être de ce document est de permettre l’acceptation d’un projet. Grâce aux informations qui y sont inscrites, quiconque est en mesure d’en apprendre davantage concernant chacune des dimensions du projet dont il est question.
La charte de projet fait partie intégrante de l’étape de la planification d’un projet. Elle continue d’être utilisée tout au long du projet.
Selon le rôle que vous jouez dans un projet, l’outil de planification de la charte de projet vous permet de :
- soumettre une idée de projet;
- valider le lancement d’un projet.
Les 9 éléments habituellement présentés étape par étape dans une charte de projet
Voici neuf éléments qui font d’une charte de projet un document complet et efficace.
1. La raison
Le premier élément qui doit apparaître sur une charte de projet est la raison d’être du projet en question. Dans cette section, il est important de détailler les motivations qui amènent le chef de projet à vouloir lancer ce nouveau projet. Cette mise en contexte initiale permet aux interlocuteurs d’adopter la même perspective de départ que la personne qui présente le projet, lorsque celle-ci a entamé sa réflexion.
Au terme de la lecture de cet élément de la charte de projet, les destinataires sont en mesure de situer :
- le problème que viendrait pallier le projet proposé;
- l’occasion que représente le projet;
- l’idée novatrice qui est proposée et qui va au-delà des tendances actuelles.
Une charte de projet réussie contient un motif de lancement de projet convaincant.
2. Les objectifs
Le deuxième élément qui revêt une importance cruciale dans une charte de projet concerne le ou les objectifs. Dans cette seconde section, il est important de préciser les résultats souhaités.
L’atteinte des éléments présentés comme étant les objectifs dans la charte de projet signifie que le projet a mené aux résultats souhaités.
3. Les indicateurs de réussite
La définition des objectifs doit obligatoirement s’accompagner d’indicateurs de réussite. C’est grâce à ceux-ci que toute personne qui consulte la charte de projet peut mesurer la teneur de l’atteinte des résultats. Selon le déroulement du projet, ce sont soit tous les indicateurs de réussite qui seront atteints, soit une partie d’entre eux.
Dans tous les cas, les indicateurs de rendement offrent davantage de précision concernant les éléments qui ont particulièrement bien fonctionné et ceux qui nécessitent un ajustement.
4. La portée et les risques
La portée fait référence au périmètre, ou encore au cadre qui définit le projet. Lorsque vous ou une autre personne rédigez une charte de projet, il est important de savoir que la portée permet de préciser les différents éléments qui entrent en ligne de compte à travers le projet. C’est dans cette section qu’il est possible de délimiter les tâches qui se rattachent au projet et celles qui concernent davantage la suite du projet.
La charte de projet est aussi l’occasion d’émettre des hypothèses concernant les risques auxquels le projet expose l’entreprise. Ces risques font office de contraintes et il est idéal d’en tenir compte dès les premières réflexions d’un projet. À cette étape, il est possible de procéder à une analyse SWOT et de bénéficier d’informations clés concernant les forces, les faiblesses, les possibilités et les menaces qui peuvent influencer le projet.
Une bonne connaissance de ces aspects agit à titre de guide à travers les décisions stratégiques, et ce, tout au long du projet.
5. Les jalons
Toute bonne charte de projet présente les jalons du projet, c’est-à-dire ses principales phases. Les jalons définis servent également de points de vérification. Lors de l’atteinte de chacun des jalons, il devient possible de vérifier si le délai initialement prescrit est respecté. Les jalons ont aussi pour utilité d’offrir un temps d’arrêt pour analyser l’efficacité et la qualité des étapes effectuées jusqu’à présent.
Ce temps de vérification permet d’effectuer les changements nécessaires afin d’optimiser la suite du déroulement du projet. De cette manière, il n’est pas nécessaire d’attendre la fin du projet pour procéder à l’analyse de son efficience.
Si des approbations sont requises pour certaines étapes du projet, il est d’ailleurs possible de faire correspondre celles-ci avec les jalons du projet. De cette manière, les temps d’arrêt requis pour la portion administrative du projet sont joints à ceux nécessaires pour la vérification.
6. Les livrables
De plus, la charte de projet permet de mettre en avant les livrables attendus à mesure de l’avancement du projet. Le terme livrable s’utilise pour désigner à la fois :
- la création de produits;
- la mise en place de services;
- l’atteinte de résultats.
Afin de conserver une certaine latitude, il est recommandé d’inscrire les dates des différents livrables tout en précisant que celles-ci sont amenées à varier. Comme les jalons servent aussi à apporter certains ajustements et qu’il est difficile d’en déterminer la durée exacte, il est préférable d’adopter une approche flexible concernant les dates.
7. Le budget
La charte de projet étant un document résumé, il est conseillé de présenter le budget global du projet. Cette section permet de transmettre une estimation du budget requis pour mener à bien le projet. Certaines informations peuvent être ajoutées afin de préciser la nature des dépenses, par exemple les ressources humaines, matérielles et financières requises.
De plus, la section qui présente le budget permet à la fois de prendre connaissance des sources de financement disponibles ou qui ont déjà été déterminées.
8. Le calendrier et l’échéancier
L’affichage d’un échéancier, sous forme de calendrier, permet de visualiser les grandes phases du projet qui se succèdent. Cette vue d’ensemble permet de mieux comprendre la relation qui existe entre chacune des différentes étapes d’un même projet. Autrement dit, le calendrier permet de souligner le caractère essentiel de chaque phase du projet.
L’échéancier, bien que sujet à certains changements en cours de route, offre une bonne idée des moments clés à surveiller en matière de livrables, d’analyses et d’autorisations à donner.
9. Les parties prenantes
Cette dernière section met en avant le rôle qui revient aux différentes parties prenantes du projet. La lecture de cette section permet de se faire une idée de la ou des personnes attitrées à :
- l’approbation de la charte de projet;
- la gestion du budget;
- les approbations pendant le déroulement du projet;
- titre de chef de projet.
Pour conclure, la charte de projet fait office de prélude au projet potentiellement à venir. Ce document de planification permet d’avoir une vision globale d’un projet présenté de manière succincte. Bien que ce document est élaboré avant même le lancement d’un projet, il fait partie des précieux outils à consulter tout au long du déroulement du projet, une fois celui-ci commencé.
