Pourquoi recruter pour le poste de type secrétaire

La personne occupant le poste de secrétaire est responsable d’une variété de tâches dans un bureau, notamment la gestion des horaires, le traitement des demandes de service à la clientèle et le traitement de la paperasse. L’embauche d’une personne au poste de secrétaire qui sait utiliser les logiciels de bureautique courants et qui a une attitude positive aidera votre entreprise à fonctionner de manière harmonieuse et efficace.

Quelles sont les responsabilités associées au poste de type secrétaire?

• Il gère les horaires de façon efficace et permet d’éviter tout conflit.
• Il traite les demandes de service des clients et permet de résoudre les plaintes.
• Il contribue à la gestion efficace des tâches de bureau générales.

Choisir entre un secrétaire employé à temps plein ou indépendant

Quels sont les différents types pour le poste : secrétaires?

Il existe différents types de secrétaires que les entreprises peuvent engager, en fonction de leurs besoins. Par exemple, certaines entreprises peuvent avoir besoin d’une personne au poste de secrétaire capable de gérer beaucoup de paperasse tandis que d’autres peuvent avoir besoin d’une personne douée pour les relations avec les clients.

• Assistant administratif : L’assistant administratif traite les documents administratifs, la correspondance et les appels téléphoniques en plus d’organiser des voyages et d’effectuer les tâches de bureau générales.
• Secrétaire réceptionniste : Le rôle de secrétaire réceptionniste est de fournir un service et un soutien aux clients ainsi que de gérer les tâches générales de bureau.
• Secrétaire comptable : Le travail d’un secrétaire comptable consiste à s’occuper des tâches comptables et financières.
• Secrétaire médicale : La personne qui exerce le travail de secrétaire médicale est chargée de la gestion du secrétariat et de l’administration médicale dans un établissement comme une clinique médicale, un hôpital ou un centre dentaire.

Où trouver des secrétaires?

Pour trouver la personne qu’il vous faut pour le poste de type secrétaire, envisagez différentes stratégies de recrutement :

• Le réseautage : L’utilisation de vos réseaux personnels et professionnels peut vous aider à entrer en contact avec des organisations et des personnes qui pourraient être intéressées par votre travail.
• Les agences de placement : Les agences de placement sont des entreprises qui fournissent du personnel qualifié pour les postes vacants dans les entreprises. Ces agences ont généralement une grande base de données de CV et peuvent trouver le secrétaire idéal rapidement.
• CV Indeed: Tapez secrétaire dans la barre de recherche, choisissez un emplacement, sélectionnez les compétences essentielles puis regardez les différents CV. Vous pouvez contacter les candidats qui répondent à vos attentes.

Publiez votre offre d’emploi en ligne : en publiant votre offre d’emploi pour le poste de type secrétaire sur Indeed, vous trouverez et retiendrez l’attention des personnes les plus pertinentes pour le poste.

Compétences à rechercher chez un secrétaire efficace

La meilleure personne pour le poste aura des compétences, des attributs, ainsi qu’une expérience de travail qui reflètent les critères suivants :

• excellent sens de l’organisation;
• capacité à établir des priorités et à gérer plusieurs tâches en parallèle;
• solides compétences en communication écrite et verbale;
• attitude positive et comportement professionnel;
• maîtrise de la suite Microsoft Office et d’autres logiciels de bureautique courants.

Rédiger une description de poste de type secrétaire

Il est important d’apporter un soin tout particulier à la description du poste de type secrétaire pour trouver des candidats pertinents. Celle-ci contient un résumé convaincant du rôle, une liste détaillée des tâches et des responsabilités, ainsi que des compétences requises et souhaitables pour le poste.

Lorsque vous rédigez la description du poste de type secrétaire, pensez à inclure la totalité ou une partie des mots-clés suivants pour améliorer la visibilité de votre offre d’emploi. Selon les données d’Indeed, les termes les plus recherchés qui génèrent des clics sur les offres d’emploi de type secrétaire sont les suivants :

• service à la clientèle;
• secrétaire;
• réceptionniste.

Entretien avec les personnes retenues pour le poste de type secrétaire

Les candidats pertinents pour les postes de type secrétaire répondront en toute confiance aux questions concernant :

• des situations difficiles vécues en matière de service à la clientèle;
• les différents logiciels de bureautique;
• la gestion des priorités;
• la gestion des tâches de bureau courantes.

Besoin d’aide pour préparer les questions à poser en entrevue? Consultez nos exemples de questions destinées aux secrétaires (avec des réponses types).