Optimisation des organisations et gestion de la main-d’œuvre d’aujourd’hui grâce aux systèmes de gestion des ressources humaines

Avec un milieu de travail post-pandémique, un marché du travail restreint et des prédictions d'une année turbulente pour l'économie, les dirigeants d'entreprise ne manquent pas de défis à relever. Dans ce monde du travail en évolution constante, les organisations prospères doivent offrir aux personnes une expérience positive à tout moment. Découvrez les systèmes de gestion des ressources humaines, des logiciels puissants qui optimisent de nombreuses manières le fonctionnement des organisations, facilitant ainsi la gestion de tous les aspects de la main-d'œuvre d'aujourd'hui.

Guide d'utilisation des systèmes de gestion des ressources humaines

Que vous cherchiez à améliorer l'expérience candidat et employé pour attirer et fidéliser les meilleurs talents, à proposer des occasions d'apprentissage personnalisées aux employés, à prendre des décisions éclairées concernant votre main-d'œuvre ou à améliorer l'efficacité de votre organisation dans son ensemble, vous pouvez tirer parti d'un système de gestion des ressources humaines.

Ce guide aborde les nombreux avantages offerts par ces systèmes.

En quoi consiste un système de gestion des ressources humaines?

Les systèmes de gestion des ressources humaines sont des logiciels utilisés par une organisation afin de gérer de nombreuses fonctions des ressources humaines, comme les avantages sociaux, la paie, le recrutement, la formation ainsi que l'engagement et la présence des employés. En centralisant diverses fonctions éparpillées, ces systèmes puissants permettent aux organisations de gagner du temps, d'être plus efficaces, de réduire leurs coûts, de prendre des décisions plus éclairées et d'améliorer l'expérience employé.

Notez que les termes « système de gestion des ressources humaines » et « système d'information des ressources humaines » sont souvent utilisés de manière interchangeable. Au départ, un système d'information des ressources humaines désignait l'enregistrement et la gestion électronique des renseignements concernant les employés, ce qui s'adressait principalement aux responsables et aux gestionnaires des ressources humaines.

Le rôle du système de gestion des ressources humaines a évolué avec le progrès technologique. À présent, il optimise toutes les étapes du parcours de l'employé et est utilisé par l'ensemble de la main-d'œuvre, y compris par les chercheurs d'emploi. Des entreprises de toutes tailles se servent de ces systèmes, des entreprises en démarrage et petites entreprises aux grandes organisations disposant de vastes équipes de ressources humaines.

Quelles sont les fonctionnalités d'un système de gestion des ressources humaines?

De nombreuses entreprises conçoivent des logiciels de gestion des ressources humaines qui s'accompagnent chacun de fonctionnalités, de prix et de possibilités différentes. De manière générale, les fonctionnalités courantes comprennent les suivantes :

• le stockage centralisé des dossiers concernant les membres du personnel;
• des portails en libre-service permettant aux employés de mettre à jour et de gérer leurs propres dossiers;
• une intégration avec d'autres systèmes, comme les logiciels de gestion des comptes fournisseurs et les logiciels de gestion des candidatures;
• des programmes d'intégration dédiés à la formation des nouveaux employés et des occasions d'apprentissage personnalisées pour tous les employés, comme des cours ou du mentorat;
• des registres de suivi des horaires, des vacances et de la présence;
• la gestion des processus de la paie et des avantages sociaux, y compris des fonctions en libre-service permettant aux employés d'effectuer de nombreuses tâches sans avoir besoin de l'aide des ressources humaines;
• diverses possibilités de création de rapports et d'analyses facilitant la planification et la prise de décision de l'organisation;
• des fonctions de gestion de la main-d'œuvre, comme les évaluations de rendement des employés.

À quoi ressemble l'avenir de la technologie des ressources humaines?

De nos jours, un système de gestion des ressources humaines génère et stocke des quantités énormes de données. De plus en plus, les technologies comme l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique traitent ces données, ce qui permet aux organisations de bénéficier d'analyses avancées et de solutions personnalisées pour se préparer à l'avenir du travail. De l'anticipation des besoins des talents à la planification de la relève, en passant par le fait d'aider l'employeur à comprendre les raisons qui expliquent les démissions d'employés, les nouvelles technologies sont capables d'améliorer les processus de ressources humaines.

À cette fin, Fortune Business Insights* prévoit que le marché mondial des technologies des ressources humaines passera d'environ 24 milliards USD en 2022 à 40 milliards USD en 2029, les entreprises étant susceptibles d'investir dans l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique afin de faciliter leurs processus opérationnels et de réduire leurs coûts.

La convivialité constitue une préoccupation encore plus importante, car souvent, l'ensemble de la main-d'œuvre utilise le système de gestion des ressources humaines. Les systèmes actuels sont dotés d'agents conversationnels* qui peuvent résoudre rapidement des problèmes courants, mais aussi d'applications mobiles et de tableaux de bord, prouvant ainsi que la technologie sur le lieu de travail peut améliorer les relations humaines.

Quels sont les avantages de l'utilisation d'un système de gestion des ressources humaines?

Un système de gestion des ressources humaines automatise de nombreuses fonctions des ressources humaines qui auraient, autrement, été réalisées manuellement. Ce processus permet de gagner du temps, d'être plus efficace et de diminuer les coûts supplémentaires d'une organisation. Bien entendu, les avantages d'un système de gestion des ressources humaines ne s'arrêtent pas là et concernent également ces domaines clés d'une entreprise.

La prise de décision : le système est conçu pour centraliser les nombreux renseignements sur la main-d'œuvre d'une organisation et proposer des analyses en temps réel de ces données. Ces analyses permettent aux dirigeants de mieux comprendre leur main-d'œuvre, de cerner des tendances et de prendre des décisions éclairées et stratégiques sur de nombreux sujets, de la fidélisation des travailleurs à l'équité sur le lieu de travail.

La conformité : en centralisant et en stockant les renseignements sur les employés de façon accessible et facile à mettre à jour, les organisations peuvent rester en conformité avec les lois et les réglementations du travail canadiennes. En raison de la hausse des embauches internationales, les systèmes peuvent également inclure les réglementations valables pour les employés situés à l'étranger.

Le recrutement et l'intégration : lorsqu'il s'agit du recrutement, l'allégement de l'ensemble des processus d'un même système peut réduire les coûts et renforcer l'efficacité. Le processus d'intégration peut lui aussi se dérouler de manière plus fluide, car les cours d'orientation, la documentation liée aux politiques et les autres modules de formation peuvent facilement être organisés et accessibles. De telles pratiques de recrutement automatisées peuvent vous aider à attirer et à fidéliser les talents.

Le développement de compétences : de nombreuses occasions de développement de compétences peuvent être créées et organisées grâce à un système de gestion des ressources humaines, comme les programmes de formation et d'apprentissage ainsi que le mentorat. En raison de la grave  pénurie de main-d'œuvre* qui touche plusieurs secteurs clés de l'économie canadienne, les employeurs disposés à proposer une amélioration des compétences, une requalification et d'autres occasions d'apprentissage sont plus à même de combler le fossé de compétences et d'affronter les défis liés à la main-d'œuvre.

À quoi prêter attention pour bien choisir son système de gestion des ressources humaines?

Il existe de très nombreux systèmes de gestion des ressources humaines parmi lesquels choisir. C'est pourquoi nous vous conseillons d'affiner votre recherche en vous intéressant aux besoins actuels et futurs de votre organisation et de voir quelles fonctionnalités correspondent à ces besoins. Si certains systèmes proposent des solutions complètes, d'autres sont disponibles de façon modulaire, ce qui vous permet de n'utiliser que les fonctionnalités essentielles.

En règle générale, la taille et la structure de votre organisation sont des facteurs clés, car les besoins d'une petite entreprise dotée d'une petite équipe de ressources humaines se distinguent de ceux d'une grande entreprise multinationale.

Les fonctionnalités liées à la sécurité sont également importantes, car une grande quantité des données employé stockées dans le système de gestion des ressources humaines sont des données sensibles. Ces fonctionnalités permettent également d'attribuer des droits différents en fonction de la personne qui accède au système, mais aussi de configurer une authentification à deux facteurs et de bénéficier d'un chiffrement des données ainsi que de politiques relatives à la robustesse d'un mot de passe et aux périodes de réinitialisation.

Demandez-vous également si une solution infonuagique, plus flexible, convient à votre organisation. Il peut être utile de connaître précisément les mesures des ressources humaines* que le logiciel effectue.

Enfin, vous devez prendre en compte le coût. Il existe des logiciels de ressources humaines gratuits, mais ceux-ci peuvent ne fonctionner que pour un nombre limité d'employés ou vous donner accès à certaines fonctionnalités uniquement. Les conditions d'achat des logiciels varient également. Certains programmes peuvent être achetés en tant que tels, tandis que d'autres exigent le paiement d'une licence avec un nombre limité d'utilisateurs simultanés. D'autres encore ont des tarifs modulables en fonction des fonctionnalités utilisées.

Certes, il existe de nombreux éléments à prendre en compte, mais les avantages liés au système de gestion des ressources humaines sont nombreux. De la gestion de la main-d'œuvre d'aujourd'hui à l'amélioration de l'expérience candidat et employé, ces puissants logiciels peuvent vous permettre d'optimiser votre entreprise sur de nombreux aspects considérables.

* Articles en anglais