Se protéger de la « fantomisation » : comment garantir l’intérêt, la participation et la présence des candidats

La « fantomisation » (ghosting, en anglais) des candidats peut prendre plusieurs formes : ils cessent de répondre aux premières étapes du processus de vérification ou ne préviennent pas de leur absence lors de l'entrevue, voire lors du tout premier jour de travail. Il s'agit d'un problème en hausse;  près de 30 % des chercheurs d'emploi au Canada rompent le contact avec les employeurs dès l'entrevue*.

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Une tendance à donner la chair de poule

Parmi les employeurs au Canada, 43 % affirment avoir été victimes de fantomisation au cours des deux dernières années.

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Ce problème peut sembler anodin, mais si les candidats cessent de répondre, ne se présentent pas aux entrevues ou ne viennent pas à leur premier jour de travail, votre entreprise subit peut-être les effets d'un malaise plus général. Par exemple, cette attitude peut indiquer que ces candidats ne sentent pas de connexion avec votre équipe, votre entreprise ou le poste proposé. Au lieu de vous expliquer que cette situation ne les intéresse pas, ils se contentent de disparaître.

Autre problème : la fantomisation peut représenter un frein énorme à l'efficacité à tous les niveaux du processus de recrutement et d'embauche. Face à environ un tiers des candidats qui ne se présentent pas à l'entrevue*, votre équipe peut perdre un temps précieux à évaluer le profil de personnes désintéressées, puis à les attendre indéfiniment pour une entrevue.

Ce type d'absences nuit également à la productivité. Une simple pause au milieu des tâches peut provoquer une baisse importante de l'efficacité et de la productivité. En moyenne, il faut environ 25 minutes pour se remettre à une tâche après l'avoir interrompue. Cette perte de productivité peut être compensée par une entrevue fructueuse, mais pas par le temps passé à attendre une personne qui ne viendra jamais.

La fantomisation et la pandémie

La fantomisation n'a rien de nouveau. Il s'agit d'un phénomène qui existait déjà avant la pandémie, mais à plus petite échelle. D'après un sondage Indeed mené aux États-Unis en 2019, cette tendance a été alimentée à la fois par les chercheurs d'emploi et par les employeurs. Ces derniers subissent plus que jamais la fantomisation, qui touche de plus en plus les entreprises depuis deux ans*.

Pour faire face à ce problème, votre équipe doit prendre des mesures pour juguler les absences à chaque étape du processus de recrutement et d'embauche. Pour commencer, les équipes de recrutement et les candidats doivent mieux communiquer, notamment à l'aide d'attentions personnelles et des messages automatiques. Souvenez-vous que les candidats auront plus tendance à vous ignorer s'ils ne perçoivent pas  le « visage » de votre entreprise. Grâce à un processus plus humain (qui inclut, par exemple, une courte réunion Zoom, un appel téléphonique ou un courriel personnalisé), les talents seront plus enclins à contacter au minimum votre équipe s'ils décident de ne pas donner suite à leur candidature.

Faites le point sur votre style de communication 

Rappelez-vous aussi de bien faire attention à la manière dont vous communiquez avec les candidats, y compris pour leur confirmer vos rendez-vous. 57 % des Canadiens déclarent ne jamais répondre au téléphone s'ils ne reconnaissent pas le numéro entrant* et 18 % ne répondent pas aux messages texte d'inconnus. Même les courriels perdent de leur popularité : 85 % des jeunes de la génération Z les considèrent comme un outil de communication essentiel*, contre 89 % pour la génération Y et 92 % pour la génération X.

Selon l'état de l'intérêt porté par les candidats, l'intégration de messages texte peut constituer un moyen simple de contrer la fantomisation. Cet autre type de message, lu dans les trois minutes par  90 % des gens*, offre un taux de lecture et de réponse respectivement cinq et huit fois supérieur à celui du courriel*. Les candidats ont ainsi plus de chances de lire les messages les plus importants.

Bien que les textos deviennent rapidement un outil de communication essentiel pour les professionnels en RH, assurez-vous de vous familiariser avec les usages en vigueur avant de donner libre cours à la créativité de votre équipe. SHRM propose ces lignes directrices :

1.  Demandez d'abord l'autorisation aux destinataires. N'envoyez pas de messages texte aux candidats potentiels sans leur accord.

2.  Restez concis. Les textos sont parfaitement adaptés aux notifications automatiques, à la transmission d'informations pratiques comme l'heure et le lieu d'une entrevue ou à l'envoi de rapides questions complémentaires. Privilégiez les courriels ou les appels pour des messages plus élaborés.

3.  Restez professionnel. Résistez à la tentation d'inclure des émojis ou des abréviations populaires  dans vos messages texte aux chercheurs d'emploi. Souvenez-vous de refléter votre marque dans l'ensemble des communications de votre équipe, même dans les textos.

Soyez flexible 

Pour éviter la fantomisation, vous pouvez également offrir aux candidats des horaires flexibles, y compris sur les plages horaires en soirée ou en fin de semaine. Vos efforts pour vous adapter à l'emploi du temps des candidats peuvent motiver ces derniers à poursuivre le processus, même s'ils n'ont pas encore le temps de venir passer une entrevue pendant un jour ouvrable.

Avec l'essor du télétravail et du désir de flexibilité en matière d'horaires et d'emplacements, les membres de votre équipe de ressources humaines peuvent vouloir modifier leur emploi du temps pour être en mesure de mener ces entrevues. Par exemple, l'un d'eux préfère peut-être commencer sa journée plus tard (un ou deux jours par semaine) en échange de la possibilité de rencontrer les candidats après les horaires standard.

Les entrevues en ligne s'avèrent aussi utiles pour débusquer les fantômes, même si votre équipe est déjà revenue travailler sur place. Les chercheurs d'emploi sont 66 % à donner une note favorable à leur expérience d'entrevue en ligne.

Au bout du compte, il faut vous mettre à la place du candidat. Dans le contexte actuel, que rechercheriez-vous chez un recruteur ou un gestionnaire? Quelle qualité d'une entreprise la rendrait unique et vous donnerait envie de postuler à une offre? Si vous suivez ces nouvelles étapes tactiques pour susciter l'intérêt, vous éviterez plus facilement la fantomisation.

* Article(s) en anglais