Pour la plupart des entreprises, la gestion des changements est la nouvelle norme. Selon Gartner*, les entreprises ont déjà connu en moyenne jusqu'à cinq grands changements au cours des trois dernières années. Dans certains cas, cela implique l'adaptation des processus, de la stratégie, de la technologie, de la culture ou des objectifs afin de refléter l'évolution du marché ou des conditions économiques ou en réponse à une crise.

Si la plupart des employeurs, sinon tous, espèrent que leurs transformations s'implanteront, le succès des stratégies de gestion des changements et l'enthousiasme des employés pour ces fluctuations ne sont pas toujours garantis. Seules un tiers des initiatives en matière de changements sont considérées comme un succès, alors que la moitié d'entre elles échouent purement et simplement, selon les données de Gartner.

Tandis que les trois quarts des entreprises s'attendent à entreprendre un changement majeur au cours des trois prochaines années, l'enthousiasme de votre équipe envers les stratégies de gestion des changements peut favoriser un résultat positif.

Pourquoi les initiatives en matière de gestion des changements échouent-elles?

Selon la Society for Human Resource Management*, une rupture entre la direction et les employés, le roulement de personnel et des délais de formation irréalistes ne sont que quelques-unes des raisons pour lesquelles les stratégies de gestion des changements ne réussissent pas toujours.

La résistance des employés au changement est l'une des principales raisons pour lesquelles les initiatives ne portent pas leurs fruits.

« Lorsque les initiatives en matière de changement échouent (c'est-à-dire relativement souvent), ce n'est pas tant en raison des compétences techniques (compétences spécialisées) que des compétences humaines », indique David A. Shore, instructeur pour deux programmes de développement professionnel de Harvard axés sur les stratégies pour mener à bien le changement, à la Division of Continuing Education de Harvard.

« La gestion des changements se différencie en partie de la gestion de projets par le fait qu'elle a pour pierre angulaire un capital humain de premier plan (le personnel) qui facilite le résultat attendu. Si vous ne pouvez pas changer les gens, vous ne pouvez rien changer », explique-t-il.

Lorsque le changement est imminent, la participation de votre équipe au processus, à la fois pour comprendre les raisons de la transformation et pour solliciter leur contribution, peut aider à créer une transition sans heurt. Cela peut aussi stimuler la contribution et un sentiment de responsabilisation et d'inclusivité au sein de votre main-d'œuvre.

Voici quelques manières de vous assurer que vos employés jouent un rôle prédominant dans le processus de gestion des changements :

Recherchez la compréhension et l'acceptation

Pour que les équipes s'adaptent et participent au changement, elles doivent d'abord avoir une solide compréhension de sa nécessité.

Comme l'explique la Harvard Business School, la première étape pour surmonter la résistance au changement des employés est de vous assurer que les membres de l'équipe en comprennent les raisons sous-jacentes.

En attirant l'attention sur les défis au sein de l'organisation, les dirigeants peuvent aider les employés à reconnaître le besoin du changement et éliminer la résistance envers celui-ci lors d'étapes ultérieures.

En se basant sur les découvertes d'une simulation de gestion des changements auprès de milliers de dirigeants et d'intervenants, un des consultants commerciaux indique* que pour responsabiliser votre main-d'œuvre, il faut donner un sens à son travail.

Pour beaucoup, cela signifie les inspirer à s'engager davantage en faveur du changement par un lien émotionnel. Il peut s'agir de souligner comment la transformation de l'entreprise peut améliorer le lieu de travail, la vie des clients ou l'intérêt général.

Communiquez dès le départ

Il existe de nombreux modèles pour gérer les changements. Quel que soit celui* qu'une organisation adopte, les employés doivent être tenus au courant des changements prévus et de la manière dont les nouveaux processus toucheront ou changeront leurs fonctions et le lieu de travail.

Comme l'a découvert Gallup dans son sondage sur la communication de l'expérience au travail* aux États-Unis, les employés qui sont tout à fait d'accord pour dire que les dirigeants de leur entreprise « les aident à voir comment les changements effectués aujourd'hui auront des conséquences sur leur organisation dans l'avenir » sont moins susceptibles de se sentir stressés ou épuisés au travail. Ils ont plus de chances de se sentir motivés et de savoir ce que l'on attend d'eux sur leur lieu de travail.

La meilleure voie à suivre, mentionne Gallup, est de communiquer la stratégie générale par rapport au changement, mais en la divisant ensuite en sections plus petites et plus faciles à gérer. De cette façon, les employés peuvent se concentrer sur un élément de changement ou un objectif à la fois, ou demander de l'aide à ce sujet.

Encouragez les commentaires et la participation des employés

En plus d'inciter les employés à partager et à comprendre votre vision du changement, il est aussi essentiel de les faire participer au processus pour obtenir de meilleurs résultats. D'après l'Association médicale canadienne, ceux qui sont touchés par les changements doivent être inclus au début de l'étape de planification.

Par opposition à une approche descendante, dans laquelle les gestionnaires et les dirigeants élaborent et mettent en œuvre des plans de changement avant d'informer leur main-d'œuvre des décisions prises, Gartner indique qu'une stratégie de gestion des changements dirigée par la main-d'œuvre peut mener à plus de succès.

Avec une approche ouverte de la gestion des changements, les employés sont associés à la direction dans la prise de décision, dans la planification de la meilleure façon de mettre en œuvre les changements sur le lieu de travail ainsi que dans la discussion sur les changements.

« Une approche ouverte fournit aux employés un fonctionnement plus humain en les faisant participer activement aux initiatives de changement », explique Cian Ó Móráin, directeur de la recherche chez Gartner.

Dans le cadre de son modèle de changement en huit étapes, John Kotter, professeur à la Harvard Business School et expert en changements, souligne aussi l'importance de la participation de la main-d'œuvre.

Cela comprend la formation d'une « coalition-cadre » d'employés provenant de l'ensemble de l'organisation pour vous aider à mettre en place et à guider les changements. Il préconise la création d'une « armée de volontaires » au sein de votre main-d'œuvre pour aider à faire avancer ces changements.

Alors que de nombreuses entreprises s'apprêtent à déployer des stratégies de gestion des changements au cours des prochaines années, l'intégration des employés dans le processus pourrait contribuer à la réussite des nouvelles initiatives. La participation de l'équipe dans la transformation augmentera la collaboration, l'engagement et le lien social de la main-d'œuvre.

En favorisant la compréhension des raisons du changement et en faisant participer directement les employés dans le processus de planification, vous pouvez être sur la voie d'une meilleure expérience de gestion des changements.