Dans un monde où tout va de plus en plus vite, le succès d'une entreprise se mesure notamment par sa capacité à s'adapter au changement. À mesure qu'elle évolue, elle doit inévitablement implanter de nouveaux outils et processus ou modifier sa structure organisationnelle. En tant que leader ou dirigeant, vous devez pouvoir communiquer clairement votre vision du projet. Ensuite, vous devez susciter l'intérêt et l'engagement de vos gestionnaires afin qu'ils se l'approprient, en deviennent les ambassadeurs et insufflent la même vision à leurs équipes. Voici 5 pratiques vers lesquelles vous pourriez guider vos cadres lors d'une telle transition.
1. Transmettre la vision
Si c'est au responsable de projet que revient la charge de mener à bien la logistique de celui-ci, c'est au gestionnaire, de communiquer sa vision du changement, et de montrer en quoi la transformation de l'entreprise sera bénéfique pour tous.
D'après l'étude « Pulse of the profession 2017 » du Project Management Institute (PMI), 28 % des projets technologiques échouent et, dans 19 % des cas, l'échec est dû à une mauvaise diffusion autour du projet et, dans 14 % des cas, à un manque d'adhésion de la part des employés* (fichier en format PDF à télécharger). Que vos gestionnaires communiquent efficacement aux salariés les avantages qu'ils retireront du changement est donc primordial.
Vous le savez, toute transformation peut s'accompagner de résistance*, car tout changement peut entraîner de l'inquiétude. Vos cadres devraient être familiers avec les causes potentielles de l'inflexibilité de leurs employés devant une situation nouvelle et connaître des moyens d'y remédier. En voici quelques-uns :
- La crainte pour leur emploi : le gestionnaire devrait rassurer son équipe et surtout être transparent sur les répercussions que pourrait avoir ce changement sur les activités ou sur les conditions de travail.
- L'impression d'être pris de court : la franchise peut faciliter l'instauration d'un climat de confiance, essentiel pour atteindre les objectifs.
- L'incompréhension : pour que le plan de conduite du changement soit bien compris, il devrait être documenté et distribué dans tous les départements. Tous les employés seront ainsi sur la même longueur d'onde.
Selon une étude du gouvernement du Québec (fichier en format PDF), cela est primordial : « Une vision commune, claire et comprise du changement favorise la représentation future du fonctionnement de l'organisation après l'implantation du changement. »
2. Susciter un sentiment d'urgence
Au-delà de la communication de la vision, les gestionnaires doivent transmettre la nécessité de l'implantation d'un changement. Une façon d'y arriver peut être d'exposer les risques encourus si aucune action n'est prise.
3. Impliquer les employés
Selon Gestion HEC Montréal, « placer le personnel au cœur de la réflexion » est une des clés pour bien gérer le changement et obtenir une adhésion à long terme. Les hauts dirigeants comme vous, les gestionnaires et les salariés ont tous une connaissance différente des processus en place, des enjeux et des défis à relever. Chaque personne peut apporter énormément au déroulement du changement du fait de son expérience. En impliquant des gens de chaque type de poste dans la mise en œuvre du changement, chacun s'approprie le projet et devient acteur à part entière de sa réussite. La valorisation, le sentiment d'appartenance et d'inclusion sont des priorités pour les employés d'aujourd'hui. Vous et vos équipes avez donc tout à gagner à leur demander ce qu'ils pensent de l'évolution du projet, à faire preuve d'empathie et d'écoute ainsi que de leadership positif. Lors de la mise en œuvre du projet, vos gestionnaires pourront également organiser des rencontres régulières ou des séances de questions-réponses. Selon le professeur en science économique et comportementale Jan-Emmanuel De Neve de l'Université d'Oxford*, ces initiatives « aident à garder tout le monde sur la même longueur d'onde tout en rassemblant les gens, aidant les travailleurs à se sentir à la fois interreliés et informés pendant les périodes de changement. » Bien entendu, les mesures coercitives sont à éviter.
4. Créer un comité de gestion du changement
Pour mener la gestion du changement à bon port, la mise en place d'un comité de conduite de celui-ci pourrait s'avérer utile. Son rôle sera entre autres de promouvoir le changement, de coordonner les actions des différentes équipes et de faire le lien entre ces groupes de travail et la direction. Pour faciliter la réussite du projet, vos gestionnaires pourront s'appuyer sur divers types de gestion du changement, comme le modèle de Lewin, d'ADKAR, de Jotter ou encore de Bridges pour n'en citer que quelques-uns. Tous proposent une méthodologie par étapes bien précise afin de réduire la résistance au changement, de susciter l'adhésion des employés, de parvenir plus rapidement à l'atteinte des résultats visés et de faire perdurer le changement. Au besoin, vous pouvez également faire appel à un spécialiste de conduite du changement pour former vos cadres intermédiaires. Celui-ci saura fédérer les équipes et mettre en place des méthodes éprouvées.
5. Mesurer les résultats régulièrement
Quelques semaines après le début du projet, vos gestionnaires devraient dresser un premier bilan avec vos équipes. Ils devraient notamment poser les questions suivantes :
- Le projet évolue-t-il dans la bonne direction?
- Quelles sont les difficultés rencontrées?
- Quelles sont au contraire les réussites prouvant que le changement est bénéfique?
- Comment réagissent les employés? Y a-t-il de la résistance au changement?
Vos gestionnaires rédigeront un premier rapport présentant un résumé de cette première phase ainsi que des résultats chiffrés à partir desquels ils prendront des mesures de corrections pour bien rediriger le projet. Les bons comme les mauvais constats devraient être transmis à tous, afin de toujours rester transparents.
En conclusion, en vous assurant que les cadres sous votre responsabilité connaissent et appliquent ces quelques pratiques, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour que votre conduite du changement soit réussie. Le changement finira peut-être même par faire partie intégrante de votre modèle d'affaires et de vos activités commerciales courantes. Mais n'oubliez pas : soyez patient! Un changement majeur ne s'implémente pas du jour au lendemain.
* Article(s) en anglais