Comment TruGreen a réduit son délai avant l’entrevue de 95 %, augmentant son bassin de candidats de 85 %

L'une des principales entreprises d'entretien de pelouses aux États-Unis et au Canada perdait 85 % de ses candidats en raison d'une procédure de candidature trop longue, jusqu'à ce qu'elle intègre son logiciel de gestion des candidatures (ATS), Workday, à Indeed.

Faits saillants :

• Chez TruGreen, l'utilisation de systèmes disparates a créé un parcours d'embauche long et complexe.
• La synchronisation ATS d'Indeed pour Workday synchronise les offres d'emploi et les questions de présélection de TruGreen directement de Workday vers Indeed, puis renvoie les candidatures et les réponses dans Workday.
• TruGreen a fait passer son processus d'embauche de deux ou trois semaines à un ou deux jours.

En tant que responsable de l'attraction des talents pour les États-Unis chez TrueGreen, l'une des principales entreprises d'entretien des pelouses aux États-Unis et au Canada, Veronica Caraballo connaît les défis liés à un système de recrutement inefficace. Cependant, grâce à un changement dans le processus d'embauche, elle affirme que TruGreen a pu réduire de 85 % le taux d'abandon des candidats et accélérer le délai avant l'entrevue jusqu'à 95 %.

« Les recherches indiquent qu'en moyenne, un employeur utilise 16 outils de ressources humaines* », explique Dave Anderman, directeur principal du marketing produit chez Indeed. Cependant, comme TruGreen a pu le constater, l'existence de plusieurs plateformes séparées dans le cadre du recrutement génère une mauvaise expérience du candidat et décourage les chercheurs d'emploi. Néanmoins, lorsque l'entreprise est passée d'un processus fastidieux à une intégration entre un logiciel de gestion des candidatures (Workday) et Indeed, les bénéfices ont été immédiats et ont dépassé ses attentes.

Lorsqu'un employeur intègre son ATS à Indeed, ses publications d'offres d'emploi ouvertes sont synchronisées directement sur le site et les candidatures terminées sur Indeed sont renvoyées vers l'ATS. Découvrez la manière dont TruGreen a remplacé la gestion manuelle des données par des processus automatisés, économisant ainsi du temps et de l'énergie à investir dans ce qui compte le plus : prendre contact avec les candidats.

En plus de Workday, Indeed a récemment amélioré ses fonctionnalités avec d'autres grands ATS. Apprenez-en davantage sur les intégrations dans le Centre de ressources pour les employeurs et parcourez plus de 300 partenariats disponibles sur le nouveau Centre d'intégrations.

Un parcours de recrutement long et tortueux

TruGreen compte environ 314 succursales aux États-Unis et au Canada ainsi qu'une équipe principale de 105 recruteurs. En raison du caractère saisonnier de son recrutement, cette équipe peut atteindre 265 personnes lors des périodes de pointe. Les recruteurs couvrent jusqu'à 600 offres d'emploi cohérentes, dont beaucoup sont des occasions à grand volume, comme des postes de vente et de service à la clientèle. 

TruGreen s'appuie largement sur Indeed pour obtenir son volume de candidats requis, en exploitant les millions de chercheurs d'emploi actifs sur le site chaque jour. Cependant, pour que les candidats puissent intégrer le processus d'embauche chez TruGreen, leurs données doivent se trouver dans Workday.

Historiquement, le manque de lien entre Indeed, la source des candidats et Workday, le système de gestion des offres d'emploi et des candidats, est à l'origine d'un processus fastidieux et inefficace.

1. Tout d'abord, l'équipe de recrutement copiait manuellement les offres d'emploi de Workday dans Indeed.
2. Les candidatures étaient analysées à partir d'Indeed dans le système de gestion des relations avec les candidats de TruGreen, où les recruteurs évaluaient les candidats.
3. Enfin, les recruteurs transféraient manuellement les données dans l'ATS ou contactaient directement le candidat et lui demandaient de postuler à nouveau sur Workday pour y amener les candidats prometteurs.

Dans ces situations, les recruteurs devaient souvent contacter les candidats plusieurs fois par courriel, par message texte et par téléphone pour obtenir une réponse. Naturellement, les chercheurs d'emploi étaient déconcertés, pensant recevoir une réponse après une entrevue et non devoir soumettre une autre candidature.

Ce processus prenait jusqu'à trois semaines, ce qui a amené les candidats les plus recherchés à accepter d'autres occasions. Dans un sondage réalisé par Bullhorn, spécialiste en systèmes de gestion des relations avec les candidats*, 66 % des candidats déclarent avoir renoncé à une occasion prometteuse en raison du processus trop long¹.

« Chaque jour, notre système de gestion des relations avec les candidats comptait 200 candidats pour chaque demande, indique Veronica Caraballo. Toutefois, après les avoir filtrés et contactés, seulement 20 ou 30 d'entre eux devenaient de vrais candidats. »

Le représentant Indeed de TruGreen a conseillé d'intégrer Workday à Indeed pour résoudre ce problème. L'équipe de direction de l'attraction de talents de TruGreen a été mise en contact avec d'autres employeurs qui avaient récemment terminé leurs intégrations et les recruteurs ont bénéficié d'un environnement de test pour découvrir le fonctionnement. Grâce à ces connaissances et à cette expérience de première main, TruGreen a acquis la confiance nécessaire pour effectuer le changement.

La simplification de la procédure de candidature

La transition a duré trois semaines, y compris la période d'essai et deux séances de formation pour les superviseurs et les recruteurs. « Grâce aux instructions d'Indeed, nous avons pu suivre les étapes pour intégrer Indeed à Workday très facilement », déclare la responsable de l'acquisition des talents.

Voici le fonctionnement de la nouvelle solution simplifiée :

1. L'équipe de TruGreen publie des offres d'emploi sur Workday. Indeed les synchronise automatiquement sur le site.
2. Les chercheurs d'emploi postulent directement sur Indeed, qui envoie ensuite les candidatures à Workday, y compris les réponses aux questions de présélection.
3. Les recruteurs repèrent les candidats qui correspondent à leurs critères dans Workday et utilisent Indeed Entrevues pour planifier des entrevues en ligne le jour même ou le jour suivant.

La synchronisation automatique de toutes les offres d'emploi à partir de Workday et la réception des candidatures terminées éliminent les heures de travail inutiles pour les superviseurs du recrutement de TruGreen. Les fonctionnalités améliorées de la synchronisation ATS pour Workday aident également à maintenir l'intégrité des données qui peuvent être perdues lors du transfert manuel.

Avec la synchronisation ATS, les offres d'emploi de TruGreen obtiennent les mêmes résultats de rendement que lorsqu'elles étaient publiées directement sur Indeed. Indeed Apply permet aux candidats d'envoyer leur CV et d'autres documents de candidature en un clic à partir du site d'Indeed. Les employeurs qui ont utilisé Indeed Apply ont reçu cinq fois plus de candidatures terminées². L'équipe de TruGreen utilise aussi cette fonctionnalité pour synchroniser les candidats qui répondent à ses événements d'embauche d'Indeed avec son ATS.

« Cette fonctionnalité a changé la donne, explique Veronica Carabello. Auparavant, il nous fallait un peu plus de deux à trois semaines pour qu'une personne remplisse sa candidature, commence le processus d'entrevue et fasse vérifier ses antécédents. Présentement, en utilisant la synchronisation d'Indeed Apply [pour Workday], ce processus ne prend qu'un à deux jours. »

Un travail productif s'accompagne de tâches enrichissantes

Dès la fin de l'intégration, TruGreen a accéléré son processus d'embauche sans sacrifier la pertinence du profil. Les étapes d'embauche des candidats sont synchronisées de Workday à Indeed, ce qui permet d'améliorer la pertinence des candidats correspondants aux offres d'emploi sur Indeed au fil du temps. Par ailleurs, l'ajout de questions de présélection aux offres d'emploi intégrées garantit une candidature complète. Les offres avec des questions de présélection ont 50 % plus de chances de mener à une embauche³.

« En plus de sa candidature, les réponses d'un candidat aux questions de présélection sont synchronisées entre Indeed et Workday, précise Veronica Caraballo. Cette fonctionnalité aide nos recruteurs à passer en revue les candidats présélectionnés et à déterminer rapidement s'ils doivent poursuivre la procédure d'embauche. »

Cette réactivité est en effet essentielle : 54 % des candidats peuvent se retirer d'un processus d'embauche* en raison d'une mauvaise communication de la part de l'employeur. Dans le récent rapport d'Indeed sur la fantomisation dans le recrutement, 25 % des chercheurs d'emploi américains ont cité une mauvaise communication du recruteur comme raison de la fantomisation.

Même si les fonctionnalités de synchronisation varient d'un ATS à l'autre, Indeed a collaboré avec plus de 300 plateformes mondiales pour faciliter au mieux l'intégration avec vos systèmes préférés. Ceux-ci comprennent notamment des partenaires comme Dayforce, ADP Workforce Now, iCIMS, UKG Pro et Workable. 

« Les intégrations d'Indeed améliorent l'efficacité et la rapidité tant pour le chercheur d'emploi que pour l'employeur, affirme Dave Anderman. Les recruteurs peuvent réduire le temps passé à entrer des données et le consacrer aux interactions humaines. »

Trouvez des renseignements détaillés sur plus de 300 ATS dans le Centre d'intégrations et contactez votre représentant Indeed pour vous lancer. La synchronisation ATS pour Workday et le Centre d'intégrations sont présentement disponibles aux États-Unis et d'autres marchés sont prévus à l'avenir.

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Sources

1. Rapport GRID de Bullhorn sur les talents, 2023

2. Données d’Indeed (à l'échelle mondiale), le suivi des candidatures en dehors d'Indeed Apply peut être limité

3. Données d’Indeed (à l'échelle mondiale), moyenne de mars à mai 2023