Emplois Secretariat Médicale (Province de Québec)

À propos de PEAU

PEAU – Esthétique médicale est une clinique médico-esthétique dirigée par un médecin qui offre des soins personnalisés dans un environnement professionnel axé sur la sécurité, la qualité et l’excellence du service.

Nous recherchons une personne expérimentée, chaleureuse et très organisée pour prendre en charge le parcours du patient, depuis sa première demande de renseignements jusqu’à son départ de la clinique et aux suivis subséquents.

Il ne s’agit pas uniquement d’un poste de réception. La personne choisie coordonnera l’accueil, les rendez-vous, le flux des patients, les dossiers électroniques, la facturation et les suivis administratifs. Elle travaillera en étroite collaboration avec les médecins, les techniciennes et l’équipe administrative afin que chaque journée se déroule efficacement et que chaque patient se sente bien accueilli, informé et pris en charge.

Principales responsabilités

• Accueillir les patients avec chaleur et professionnalisme, effectuer leur enregistrement et leur départ, et les accompagner à chaque étape administrative de leur visite.
• Répondre aux appels, courriels et demandes en ligne, fournir des renseignements généraux exacts sur les services de la clinique et planifier les consultations et rendez-vous appropriés.
• Gérer et optimiser les horaires, notamment les confirmations, modifications, annulations, listes d’attente, rappels et reprises de rendez-vous.
• Surveiller le déroulement quotidien de la clinique, coordonner les transitions entre la réception, les salles de traitement et les professionnels, et informer rapidement les patients de tout retard.
• Créer et mettre à jour les dossiers dans le dossier médical électronique, vérifier l’exactitude des coordonnées et s’assurer que les formulaires administratifs et consentements requis sont complets.
• Documenter fidèlement les préoccupations exprimées par les patients et transmettre l’information pertinente à l’équipe clinique, sans interpréter les symptômes ni formuler de recommandations médicales.
• Fournir uniquement les renseignements non cliniques approuvés et diriger toutes les questions médicales ou demandes de recommandation vers le professionnel qualifié approprié.
• Produire les factures, traiter les paiements et remboursements conformément aux politiques de la clinique et assurer l’exactitude des transactions et des rapprochements quotidiens.
• Effectuer rapidement les suivis concernant les nouvelles demandes, les consultations non réservées, les listes d’attente, les rappels et les possibilités de reprendre rendez-vous.
• Répondre aux préoccupations des patients avec calme, jugement et empathie, puis coordonner une solution ou transmettre la situation à la direction lorsque nécessaire.
• Participer aux procédures d’ouverture et de fermeture et maintenir la réception, la salle d’attente et les espaces destinés aux patients propres, organisés et accueillants.
• Protéger rigoureusement la confidentialité des renseignements personnels et médicaux.
• Proposer des améliorations visant à réduire les délais, améliorer la communication, optimiser les horaires et renforcer l’expérience globale des patients.

Ce qui définit la réussite dans ce poste

La personne retenue contribue à maintenir des horaires bien organisés, des rendez-vous ponctuels et des dossiers exacts. Les demandes reçoivent un suivi rapide, les retards sont communiqués clairement, les transactions sont justes et les patients quittent la clinique avec le sentiment d’avoir été écoutés et bien accompagnés.

Profil recherché

• Au moins une année d’expérience en réception ou administration dans une clinique médicale, dentaire ou autre environnement de soins. Deux années ou plus constituent un atout important.
• Une expérience en médecine esthétique, dermatologie, chirurgie plastique ou dans une clinique privée constitue un atout.
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
• Bonne maîtrise de l’anglais parlé et écrit pour les communications requises par le poste.
• Expérience avec un dossier médical électronique, un logiciel de prise de rendez-vous, un système de point de vente ou un logiciel de gestion de la relation client.
• Grande aisance au téléphone et capacité à rédiger des courriels clairs, professionnels et sans fautes.
• Excellentes capacités d’organisation, de gestion des priorités et d’attention aux détails.
• Capacité à demeurer calme, courtois et efficace dans un environnement rythmé comportant des interruptions fréquentes.
• Jugement, discrétion, initiative et capacité à résoudre des problèmes.
• Diplôme d’études secondaires requis. Une formation en secrétariat médical, administration de bureau ou dans un domaine connexe constitue un atout.

Exigence linguistique

Le français est la langue de travail. La connaissance de l’anglais est également requise puisque la personne titulaire du poste doit communiquer régulièrement et directement, à l’oral et à l’écrit, avec des patients anglophones, notamment pour la prise de rendez-vous, les consignes administratives, la facturation et le traitement de préoccupations liées au service.

Ce que nous offrons

• Rémunération concurrentielle selon l’expérience directement pertinente
• Assurance maladie complémentaire
• Assurance dentaire
• Assurance vie
• Congés payés
• Stationnement sur place
• Activités et événements d’équipe
• Environnement professionnel et collaboratif
• Formation sur les systèmes, protocoles et normes de service de la clinique

Les protections d’assurance et autres avantages entrent en vigueur conformément aux conditions d’admissibilité du régime, soit 3 mois après l’admissibilité.

PEAU souscrit au principe d’égalité d’accès à l’emploi. Des mesures d’adaptation peuvent être offertes, sur demande, durant le processus de recrutement.

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About PEAU

PEAU – Esthétique médicale is a physician-led medical aesthetics clinic providing personalized services in a professional environment centred on safety, quality and exceptional patient service.

We are looking for an experienced, warm and highly organized professional to take ownership of the patient journey, from the first inquiry through checkout and subsequent follow-up.

This is more than a traditional front-desk position. The successful candidate will coordinate reception, appointments, patient flow, electronic records, billing and administrative follow-up. They will work closely with physicians, technicians, and the administrative team to help the clinic operate efficiently and ensure that every patient feels welcome, informed, and well cared for.

Key responsibilities

• Welcome patients warmly and professionally, complete check-in and check-out, and guide them through the administrative stages of their visit.
• Respond to telephone calls, emails and online inquiries; provide accurate general information about clinic services; and schedule appropriate consultations and appointments.
• Manage and optimize appointment schedules, including confirmations, changes, cancellations, waitlists, recalls and rebooking.
• Monitor daily clinic flow, coordinate transitions between reception, treatment rooms and providers, and communicate delays promptly and professionally.
• Create and maintain accurate electronic medical records, verify contact information and ensure required administrative forms and consents are complete.
• Document patient-stated concerns accurately and communicate relevant information to the clinical team without interpreting symptoms or recommending treatments.
• Provide approved non-clinical information and refer all medical questions and treatment recommendations to the appropriate qualified professional.
• Prepare accurate invoices, process payments and refunds in accordance with clinic policies, and complete daily transaction reconciliation.
• Follow up promptly on new inquiries, unbooked consultations, waitlists, recalls and rebooking opportunities.
• Respond to patient concerns with calm judgment and empathy, coordinating a solution or escalating the matter to management when appropriate.
• Participate in opening and closing procedures and maintain an organized, clean and welcoming reception and waiting area.
• Protect the confidentiality of all personal and medical information.
• Identify opportunities to reduce delays, improve communication, optimize scheduling and strengthen the overall patient experience.

What success looks like

The successful candidate helps maintain an organized schedule, timely appointments and accurate patient records. Inquiries receive prompt follow-up, delays are communicated clearly, transactions are accurate, and patients leave the clinic feeling heard, informed and well supported.

Qualifications

• At least one year of reception or administrative experience in a medical, dental or other clinical setting. Two or more years is strongly preferred.
• Experience in medical aesthetics, dermatology, plastic surgery or another private clinic environment is an asset.
• Excellent spoken and written French.
• Strong spoken and written English for the communications required by the position.
• Experience using an electronic medical record, appointment scheduling system, point-of-sale system or customer relationship management platform.
• Excellent telephone manner and the ability to write clear, professional and accurate emails.
• Strong organizational, prioritization and attention-to-detail skills.
• Ability to remain calm, courteous and effective in a busy environment with frequent interruptions.
• Sound judgment, discretion, initiative and problem-solving ability.
• High school diploma or equivalent required. Training in medical office administration, secretarial studies or a related field is an asset.

Language requirement

French is the language of work. English proficiency is also required because the employee must communicate regularly and directly, both verbally and in writing, with English-speaking patients, including for appointment coordination, administrative instructions, billing and the resolution of service-related concerns.

What we offer

• Competitive compensation based on directly relevant experience
• Extended health care
• Dental care
• Life insurance
• Paid time off
• On-site parking
• Company and team events
• A professional and collaborative working environment
• Training on clinic systems, protocols and service standards

Insurance and other benefits begin in accordance with the applicable plan eligibility requirements, following a 3-month probation period.

PEAU is an equal opportunity employer. Accommodation is available upon request throughout the recruitment process.

Job Type: Full-time

Pay: $21.00-$26.00 per hour

Expected hours: 35.0 – 40.0 per week

Benefits:

• Company events
• Dental care
• Extended health care
• Life insurance
• On-site parking
• Paid time off

Application question(s):

• How many years of experience do you have in medical, dental or clinical reception or administration?
• A patient is upset because the clinic is running 25 minutes behind. In three to five sentences, explain how you would handle the situation.
• This position requires regular oral and written communication in French and English. Are you comfortable handling telephone calls, emails, appointments and service concerns in both languages?
• Are you available to work on-site at the Côte-des-Neiges, including any required evening shifts?

Language:

• English (required)
• French (required)

Work Location: In person