Emplois Archives Médicales (Province de Québec)

Le service des archives médicales assure la gestion rigoureuse, sécuritaire et confidentielle des renseignements de santé produits dans les différentes installations et instances de l’organisation. Il veille à la disponibilité, à l’intégrité et à la protection des dossiers, tout en facilitant l’accès autorisé à l’information conformément aux lois, aux règlements et aux politiques en vigueur.

Par son expertise, le service soutient les usagers, les équipes cliniques, les professionnels, les gestionnaires et les partenaires qui doivent consulter ou obtenir des renseignements contenus dans les dossiers. Il traite notamment les demandes d’accès à l’information, les demandes relatives au registre de vaccination et les demandes de rectification. Il coordonne également les consultations sur place et contribue au traitement de dossiers nécessitant une attention particulière.

Le service joue un rôle essentiel dans le respect des droits des usagers, la continuité des soins et la qualité des pratiques documentaires. Il favorise une application uniforme des règles de divulgation, accompagne les équipes administratives dans les situations complexes et contribue à réduire les risques liés à la confidentialité. Par la qualité de ses interventions, il renforce la confiance de la population envers l’organisation et soutient une gestion responsable, transparente et efficace de l’information clinique.

L’archiviste médical(e) analyse et traite les demandes d’accès aux renseignements personnels provenant des usagers, de leurs représentants autorisés et des différentes instances concernées. Cette personne vérifie la recevabilité des demandes, repère les documents pertinents, évalue les renseignements pouvant être communiqués et applique avec discernement les lois, les règlements ainsi que les politiques de confidentialité et de divulgation.

Elle prend également en charge les demandes liées au registre de vaccination et les demandes de rectification. Elle organise et supervise les consultations de dossiers sur place, répond aux appels et aux courriels, puis fournit des explications claires aux personnes qui sollicitent le service. Elle soutient l’équipe d’agentes administratives en partageant son expertise et en intervenant dans les dossiers nécessitant une analyse professionnelle.

Dans l’exercice de ses fonctions, elle peut traiter des dossiers d’adoption, préparer la documentation requise dans le cadre de procédures officielles et représenter le service au tribunal lorsqu’une citation à comparaître est reçue. Elle assure un suivi méthodique des demandes, établit ses priorités selon les délais applicables et collabore avec les équipes concernées. Par sa rigueur, son autonomie, son jugement et sa capacité d’analyse, elle contribue directement à la protection des renseignements personnels, au respect des droits des usagers et à la qualité du service offert.

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