Emplois Assistant Particulier (Montréal, QC)

Junior Operations Assistant

Location: Montreal, Quebec
Reports to: VP, Operations
Environment: Artisanal food manufacturing / bakery

The Role

We are looking for a bright, energetic and highly capable Junior Operations Assistant to work closely with our VP, Operations and help keep the day-to-day operations of our artisanal cookie factory running smoothly.

This is an ideal opportunity for a recent graduate or someone at the very beginning of their career who is practical, organized, quick to learn and eager to take on responsibility.

You don't need years of experience. What matters much more is how you work: you notice things, follow through, communicate well, stay organized and are willing to roll up your sleeves. You're the kind of person who likes making things happen and takes satisfaction in knowing that the details have been taken care of.

Working alongside the VP, Operations, you'll learn how a growing food production business operates from the inside out. As you develop, you'll be expected to take ownership of an increasing number of day-to-day operational responsibilities with reasonable autonomy.

What You'll Do

• Supporting the VP, Operations across the day-to-day needs of the factory and business.
• Coordinating operational tasks and following up to make sure things get done properly and on time.
• Helping manage purchasing, supplies, inventory, deliveries and relationships with vendors and service providers.
• Maintaining operational records, documents, schedules, trackers and other systems.
• Assisting with production planning and coordinating information between production, purchasing, logistics and other parts of the business.
• Helping identify what the team needs—from ingredients and packaging to equipment, maintenance and outside services—and making sure those needs are addressed.
• Communicating with suppliers, contractors and other partners and following through on open items.
• Supporting food safety, quality, workplace safety and other operational procedures and documentation.
• Helping implement and improve processes, checklists and systems that make the factory more organized and efficient.
• Researching solutions, obtaining quotes, comparing options and making practical recommendations.
• Spotting problems or loose ends before they become bigger problems and taking the initiative to help resolve them.
• Taking on special projects and unexpected operational needs as they arise.

This is a hands-on role. Some tasks will be administrative, some will require problem-solving, and others will simply require jumping in and figuring out what needs to happen next.

Who We're Looking For

You may be a recent university or college graduate, or you may have a first professional experience under your belt. We are much more interested in your potential, judgment and attitude than in a particular degree or career path.

You'll probably thrive in this role if you are:

• Sharp and quick to learn. You understand new situations quickly, ask good questions and don't need to be told the same thing repeatedly.
• Exceptionally organized. You can keep track of many small moving pieces without letting things fall through the cracks.
• Practical. You enjoy solving real-world problems and are comfortable moving between a computer, a phone call and the factory floor.
• A self-starter. Once you understand what is needed, you move things forward rather than waiting for constant direction.
• Detail-oriented. You care about accuracy and notice when something isn't quite right.
• Reliable and hardworking. People can count on you to follow through.
• A strong communicator. You are clear, pleasant and professional with colleagues, suppliers and partners.
• Positive and resourceful. When something goes wrong, your instinct is to figure out what can be done about it.
• Comfortable with responsibility. You want to earn trust and gradually take ownership of your work.
• Humble and willing to help. In a growing operation, everyone occasionally does things that aren't in their job description.

Good working knowledge of common office tools such as Excel/Google Sheets, email and shared documents is expected. Experience in food production, manufacturing or operations is welcome, but not required

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Adjoint(e) junior aux opérations

Lieu : Montréal, Québec
Relève de : Vice-président(e), Opérations
Environnement : Fabrication artisanale de produits alimentaires / boulangerie

Le poste

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) junior aux opérations dynamique, énergique et très compétent(e) pour travailler en étroite collaboration avec notre Vice-président(e), Opérations, et contribuer au bon déroulement des activités quotidiennes de notre usine artisanale de biscuits.

Il s’agit d’une excellente occasion pour une personne récemment diplômée ou au début de sa carrière, qui fait preuve de sens pratique, d’organisation, d’une grande capacité d’apprentissage et d’un désir d’assumer progressivement davantage de responsabilités.

Vous n’avez pas besoin de plusieurs années d’expérience. Ce qui compte avant tout, c’est votre façon de travailler : vous êtes attentif(ve) aux détails, vous assurez un suivi rigoureux, vous communiquez efficacement, vous êtes organisé(e) et prêt(e) à mettre la main à la pâte. Vous aimez faire avancer les choses et éprouvez de la satisfaction lorsque tout est bien pris en charge.

En travaillant aux côtés du ou de la Vice-président(e), Opérations, vous découvrirez de l’intérieur le fonctionnement d’une entreprise en croissance dans le secteur de la production alimentaire. Au fil de votre développement, vous serez appelé(e) à prendre en charge un nombre croissant de responsabilités opérationnelles quotidiennes avec un niveau d’autonomie raisonnable.

Vos responsabilités

• Soutenir le ou la Vice-président(e), Opérations, dans les besoins quotidiens de l’usine et de l’entreprise.
• Coordonner diverses tâches opérationnelles et effectuer les suivis nécessaires afin que celles-ci soient réalisées correctement et dans les délais prescrits.
• Participer à la gestion des achats, des fournitures, des inventaires, des livraisons ainsi que des relations avec les fournisseurs et prestataires de services.
• Maintenir à jour les dossiers opérationnels, documents, calendriers, tableaux de suivi et autres systèmes administratifs.
• Contribuer à la planification de la production et à la coordination de l’information entre les équipes de production, d’approvisionnement, de logistique et les autres secteurs de l’entreprise.
• Identifier les besoins de l’équipe, qu’il s’agisse d’ingrédients, d’emballages, d’équipements, d’entretien ou de services externes, et veiller à ce qu’ils soient comblés.
• Communiquer avec les fournisseurs, entrepreneurs et autres partenaires, et assurer le suivi des dossiers en cours.
• Soutenir les activités liées à la salubrité alimentaire, à la qualité, à la santé et sécurité au travail ainsi qu’à la documentation requise.
• Participer à la mise en place et à l’amélioration de processus, listes de vérification et systèmes visant à accroître l’efficacité et l’organisation de l’usine.
• Effectuer des recherches, obtenir des soumissions, comparer différentes options et formuler des recommandations pratiques.
• Déceler les problèmes potentiels ou les éléments en suspens avant qu’ils ne deviennent plus importants et prendre l’initiative de contribuer à leur résolution.
• Participer à des projets spéciaux et répondre à des besoins opérationnels ponctuels lorsqu’ils se présentent.

Il s’agit d’un poste très concret et polyvalent. Certaines tâches seront administratives, d’autres exigeront des capacités d’analyse et de résolution de problèmes, tandis que d’autres nécessiteront simplement de prendre les choses en main et de déterminer ce qu’il faut faire pour atteindre les résultats souhaités.

Le profil recherché

Vous êtes peut-être récemment diplômé(e) d’un collège ou d’une université, ou vous possédez une première expérience professionnelle. Nous accordons davantage d’importance à votre potentiel, votre jugement et votre attitude qu’à un diplôme précis ou à un parcours professionnel particulier.

Vous avez de fortes chances de réussir dans ce poste si vous êtes :

• Vif(ve) d’esprit et doté(e) d’une grande capacité d’apprentissage. Vous comprenez rapidement les nouvelles situations, posez des questions pertinentes et retenez facilement l’information.
• Extrêmement organisé(e). Vous êtes capable de gérer plusieurs détails et dossiers simultanément sans rien laisser au hasard.
• Pragmatique. Vous aimez résoudre des problèmes concrets et êtes à l’aise autant devant un ordinateur qu’au téléphone ou sur le plancher de production.
• Autonome et proactif(ve). Une fois l’objectif bien compris, vous faites avancer les choses sans nécessiter une supervision constante.
• Soucieux(se) du détail. Vous accordez de l’importance à l’exactitude et remarquez rapidement lorsqu’un élément semble incorrect.
• Fiable et travaillant(e). Les autres peuvent compter sur vous pour respecter vos engagements.
• Excellent(e) communicateur(trice). Vous communiquez de manière claire, professionnelle et courtoise avec vos collègues, fournisseurs et partenaires.
• Positif(ve) et débrouillard(e). Lorsque des difficultés surviennent, vous cherchez d’abord des solutions.
• À l’aise avec les responsabilités. Vous souhaitez gagner la confiance de votre équipe et prendre progressivement plus d’initiatives.
• Humble et prêt(e) à contribuer. Dans une entreprise en croissance, chacun doit parfois accomplir des tâches qui dépassent son rôle habituel.

Une bonne maîtrise des outils bureautiques courants, notamment Excel, Google Sheets, le courriel et les documents partagés, est requise.

Une expérience dans les domaines de la production alimentaire, de la fabrication ou des opérations constitue un atout, mais n’est pas obligatoire.

Pay: $18.00-$25.00 per hour

Work Location: In person