emplois Dep Secretariat

Le rôle de l'adjointe administrative responsable du service à la clientèle est de gérer les demandes administratives de la clinique et d'assurer un service à la clientèle de qualité. Elle apporte un soutien aux professionnels de l'organisation, aux gestionnaires et aux employés en effectuant des tâches administratives diversifiées et en gérant les activités administratives générales répondant aux besoins quotidiens. Elle accueille la clientèle et la dirige vers les services pertinents ou les professionnels compétents.

Fonctions

Accueil et orientation des patients

• Accueille et oriente les patients selon la procédure afin d'assurer une expérience agréable pendant leur visite à la clinique (entretien des salles de traitement et remplissage des fournitures).

Gestion des soumissions et contrats de service de la part des fournisseurs

Gestion de l'informatique en collaboration avec le fournisseur de services informatiques

Création de documents et ouvrages divers selon les directives de la direction médicale et de l'infirmière-chef

Développer et mettre à jour les systèmes administratifs pour les rendre plus efficaces

Prise de rendez-vous et gestion des appels / courriels / courrier

• Prend les rendez-vous des patients selon la structure de l'horaire et selon la procédure établie.
• Planifie et confirme les rendez-vous des patients avec le médecin, puis reconfirme au patient afin d'éviter les erreurs.
• Répond au téléphone, prend les messages téléphoniques et les fax, et transmet immédiatement les messages au professionnel concerné, par écrit ou par courriel.
• Gère les courriels et la boîte vocale de façon continue.
• Reçoit et trie la correspondance et avise la direction médicale de tout courrier de patientes, de médecins ou de nature médicale ou urgente.

Vérification et gestion de dossiers

• Vérifie les dossiers (numéros de téléphone, adresse, présence du numéro d'assurance-maladie, signatures et autres renseignements nécessaires) afin de s'assurer qu'ils soient complets.
• Saisit à l'ordinateur les nouveaux renseignements sur les patients selon la procédure.
• Effectue la vérification trimestrielle du contenu des dossiers de chirurgie selon la procédure.
• Effectue l'épuration / destruction des dossiers inactifs selon la procédure et les normes.
• Effectue la préparation des journées subséquentes, décèle les problèmes possibles et en avise les personnes concernées.
• Procède à l'envoi des documents essentiels pour les soins.
• Maintient à jour les registres.

Contribue à la préparation des valises pour les visites à l'extérieur

• Prépare les valises pour les visites à Montréal et à Val-d'Or à l'aide de la liste de bureaux externes associée.

Gestion des paiements

• Effectue les paiements des clients selon la méthode de facturation et gère la caisse avant de quitter en fin de journée, selon la procédure établie.

Gestion des fournitures

• Commande les fournitures de bureau et tient l'inventaire de celles-ci selon la procédure établie.
• Effectue toutes autres tâches connexes.
• Inventaire des implants mammaires selon la consigne, les commandes régulières et les retours.

Gestion de la qualité

• S'assure d'une connaissance adéquate des produits et services de la clinique.
• S'assure de la qualité des textes et des documents préparés à l'intention des différentes clientèles, tant en français qu'en anglais.
• Collabore à l'identification des problèmes reliés à la qualité, à l'analyse des écarts et à l'identification des correctifs avec le médecin.
• Prend en charge le sondage de satisfaction à la clientèle.

Exigences

• Diplôme d'études collégiales en Techniques de bureautique, ou DEP en secrétariat avec spécialisation pertinente.
• Minimum de trois ans d'expérience dans un poste similaire (secrétariat, service à la clientèle, administration).
• Connaissance des principes de classement, de numérisation et de gestion de dossiers médicaux.
• Connaissance d'une plateforme de dossier médical électronique (ex. : Medesync,Omnimed).

Connaissances, habiletés et aptitudes essentielles

• Connaissance des différentes politiques et procédures de la clinique.
• Connaissance des logiciels informatiques, notamment Word, Excel, Omnimed, Outlook.
• Connaissance des produits et services de la clinique.
• Habileté à converser en anglais.
• Bon français parlé et écrit.
• Planification et organisation du travail, autonomie.
• Capacité de rédaction.
• Respect, empathie et éthique.
• Bonnes relations interpersonnelles, travail d'équipe.
• Discrétion et jugement.
• Capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément et à déterminer les priorités.
• Être méthodique, précis et courtois.

Rémunération : 23,00$ à 28,00$ par heure

Avantages :

• Congés payés
• Cotisation égale au RÉER
• Stationnement sur place

Formation:

• DEC (Souhaité)

Expérience:

• Soutien bureautique/ services clientèle: 3 ans (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel