Que désigne la technologie des RH?

La technologie des RH est une expression générique qui englobe le matériel informatique et les logiciels utilisés pour numériser, pour automatiser et pour simplifier les fonctions clés des RH, notamment les exemples suivants :

• L’attraction et la gestion des talents;
• Les rapports, les analyses et la recherche;
• Le traitement des congés et de la paie;
• Le perfectionnement des employés et les analyses du rendement;
• Le respect de la réglementation et de la politique de l’entreprise;
• La gestion des avantages.

Cette technologie peut offrir des avantages pour l’ensemble de l’entreprise. Elle bénéficie non seulement au service des ressources humaines, mais aussi aux nouvelles recrues, aux employés déjà en poste, à l’équipe de gestion, aux propriétaires, aux investisseurs, aux clients et aux consommateurs.

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Pourquoi la technologie des ressources humaines est-elle importante?

L’évolution de la technologie vise à simplifier la vie et à l’améliorer, qu’il s’agisse des caisses automatiques ou des paiements par téléphone, sans oublier les activités bancaires en ligne et les virements électroniques. Les progrès technologiques dans le secteur des ressources humaines peuvent considérablement améliorer le fonctionnement de vos activités. En effet, la technologie des ressources humaines vous aide à capter l’intérêt des employés, à les embaucher, à les retenir et à les fidéliser, mais également à optimiser la gestion de votre main-d’œuvre et à soutenir l’administration de l’entreprise. La mise en œuvre de la transformation numérique dans votre entreprise peut permettre à votre main-d’œuvre de collecter, d’analyser et de fournir des données précises et de communiquer avec les employés de façon plus simple et plus efficace. Par exemple, l’automatisation de tâches précises réduit la charge de travail administrative des RH, offrant ainsi plus de temps pour se concentrer sur la gestion du service.

De nombreuses ressources technologiques des RH comprennent des outils de prise de décisions permettant de prendre des décisions plus productives en lien avec les ressources humaines. Une solide relation entre la technologie et les RH offre les avantages suivants :

• L’alignement stratégique avec les objectifs de votre entreprise;
• Les renseignements commerciaux grâce à des rapports de données précis et pertinents;
• La rentabilité et l’efficacité grâce à une réduction du travail, des délais d’exécution, des niveaux de service et des coûts;
• La réduction des erreurs et des responsabilités;
• La localisation unique et centralisée pour conserver les données des employés et pour y accéder;
• L’augmentation du rendement du capital investi de l’entreprise;
• L’amélioration de l’expérience des employés.

Une technologie de ressources humaines obsolète ou insuffisante peut facilement frustrer vos employés. Imaginons par exemple qu’un employé envoie une demande de congé des mois à l’avance, pour ensuite apprendre que celle-ci a disparu et n’a pas été acceptée ou est « en attente », avant qu’une personne des RH mette à jour des renseignements simples. En offrant à vos employés un accès instantané et transparent à des fonctionnalités numériques comme les demandes de congés, vous améliorez leur expérience, leur intérêt et les taux de fidélisation.

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Les mises en pratique et les fonctionnalités de la technologie des RH

La technologie des RH est en mesure de transformer votre entreprise de façon positive. Vous trouverez ci-dessous une liste des fonctionnalités et des possibilités de cette technologie.

La gestion de la paie

La gestion manuelle des aspects de la paie comme les salaires, les heures supplémentaires, les commissions, les primes, les retenues d’impôts, les déductions des avantages ainsi que les remboursements des notes de frais comporte bien souvent une marge d’erreur importante. Les systèmes de gestion de la paie peuvent réduire considérablement le risque d’erreurs, garantir l’exactitude et inspirer confiance à votre équipe RH et à vos employés en numérisant et en automatisant certaines fonctionnalités, notamment ce qui suit :

• Les calculs des paiements et des déductions;
• Le suivi du temps de travail et de la présence;
• Les revenus, y compris les primes, les commissions et les intéressements;
• La gestion des congés, comme les vacances payées et les congés de maladie;
• La création des talons de chèque de paie et des feuillets T4.

La gestion du rendement

Un logiciel de gestion du rendement permet de surveiller, de mesurer et de préserver la santé à long terme de votre main-d’œuvre. Votre équipe des RH est essentielle pour former les superviseurs et les gestionnaires à l’évaluation du rendement des employés de façon précise en leur fournissant des statistiques et des données sur la productivité. Ces renseignements peuvent également offrir un aperçu de ce qui suit :

• Les points forts et les points faibles des employés;
• Les besoins et les objectifs de formation;
• Les promotions et le pouvoir d’influence potentiel.

La gestion des talents

En général, les candidats et les employés existants ont un grand nombre de données à créer, à conserver et à protéger. La technologie des RH en libre-service offre aux employés la possibilité de gérer eux-mêmes leurs données, ce qui garantit leur exactitude et améliore l’intérêt des personnes. Les ressources humaines et les recruteurs peuvent utiliser un logiciel de gestion des talents afin de simplifier les données des employés dans les domaines suivants :

• La présélection des candidats;
• L’intégration;
• La planification de la main-d’œuvre;
• La planification de la relève;
• Le perfectionnement des employés.

La gestion des avantages

Les avantages font partie du programme de rémunération de vos employés. Les logiciels de gestion des avantages éliminent les processus manuels de votre service des RH. Vos employés peuvent, avec certaines restrictions, gérer en toute facilité et suivre ce qui suit :

• L’assurance maladie;
• Les congés payés;
• Les vacances;
• Les régimes de pension;
• L’assurance vie;
• Le congé parental;
• Le handicap à court et à long terme.

La gestion des notes de frais

Outre la paie des salaires, les services des RH doivent souvent suivre les notes de frais des employés et les rembourser avec la paie. La nécessité de vérifier, de suivre, d’enregistrer et de consigner ces coûts peut s’avérer fastidieuse et source d’erreurs. Un logiciel de notes de frais permet de diminuer le risque d’erreurs et d’automatiser les processus suivants :

• La tenue des dossiers;
• Les rapports;
• La gestion de l’ensemble des cartes de crédit de l’entreprise à l’aide d’un seul logiciel;
• Le remboursement dans les temps.

La gestion de l’apprentissage

Un logiciel de gestion de l’apprentissage est un outil technologique des ressources humaines fondé sur le perfectionnement de votre main-d’œuvre en améliorant ses points faibles. Ce genre de logiciel propose des options facilement accessibles, pratiques et intuitives pour se requalifier, perfectionner des compétences ou former vos employés. Un logiciel de gestion de l’apprentissage offre aussi les atouts suivants :

• La réduction des coûts de formation;
• L’amélioration de la fidélisation des employés;
• Le renforcement du respect de la réglementation et de la politique de l’entreprise.

L’intérêt des employés

La majorité des logiciels des RH se concentrent sur la précision, sur l’efficacité et sur la productivité. Un logiciel d’intérêt des employés offre aux services des RH la possibilité de créer et de préserver une culture d’entreprise solide articulée autour de la communication. Cette technologie permet d’interagir avec les employés, de recueillir de la rétroaction et d’améliorer la satisfaction et le moral au travail. Elle peut proposer des fonctionnalités comme la mise à disposition d’interfaces conviviales permettant aux employés de poser des questions ou la diffusion de sondages portant sur leur intérêt. En outre, elle peut vous aider à effectuer les actions suivantes :

• Déterminer les raisons à l’origine de problèmes récurrents comme l’attrition;
• Renforcer votre marque et votre culture;
• Améliorer l’intérêt grâce à la rétroaction et à la reconnaissance;
• Prendre des décisions éclairées concernant les besoins de la main-d’œuvre;
• Inciter les employés à exprimer leurs préoccupations et à émettre leurs opinions.

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Les tendances en matière de technologie des RH

L’émergence de l’intelligence artificielle (IA), de l’apprentissage automatique et des services infonuagiques a métamorphosé les entreprises à l’échelle mondiale. Ces tendances technologiques sont intégrées à certains logiciels de RH disponibles, vous permettant ainsi de créer un environnement de travail productif, impliqué et durable pour votre organisation. 

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En quoi la technologie des RH est-elle bénéfique aux ressources humaines?

Le logiciel adapté peut devenir inestimable pour votre service des RH. En effet, il vous permet de gagner du temps en utilisant l’automatisation et de soutenir vos employés avec de meilleures options de communication. La transition vers des technologies de RH peut aider votre service de RH à profiter des avantages expliqués ci-dessous.

Un recrutement plus fort

Un logiciel de suivi des candidats élimine la vérification manuelle des candidatures et de la correspondance des candidats, ce qui permet aux RH de se concentrer plutôt sur la recherche du candidat idéal. La technologie des RH est en mesure d’organiser, de planifier et d’évaluer des entrevues. Certaines technologies proposent aussi des outils de repérage qui ciblent des compétences et des candidatures précises en analysant les CV et en excluant les candidats qui ne répondent pas aux critères.

Une réduction des erreurs

Moins vous entrez de données dans un programme et plus vos chances de faire une erreur seront réduites. Grâce à la technologie des RH, vous pouvez programmer des systèmes afin qu’ils effectuent des tâches automatisées de façon cohérente et répétitive, de manière identique à chaque fois. Cette fonctionnalité permet de réduire le risque d’erreur lié au rendement inégal des employés et de garantir que vos opérations des ressources humaines restent prévisibles et fiables. Certaines plateformes sont même en mesure de vous aider à trouver et à corriger de précédentes erreurs manuelles.

Des analyses en temps réel

Les RH peuvent repérer des problèmes et mettre au point des solutions proactives plus vite grâce à des outils de création de rapports complets qui parcourent des données en temps réel. Les analyses en temps réel vous offrent des renseignements précieux sur les points suivants :

• Les tendances sur le lieu de travail;
• Le recrutement;
• La productivité;
• Le roulement du personnel;
• La conformité.

Une intégration simplifiée

Les nouvelles recrues sont souvent occupées à remplir des documents plutôt qu’à se former et à se familiariser avec leur poste. Grâce à la technologie des RH, le logiciel crée un modèle d’intégration et permet aux employés nouvellement embauchés d’envoyer leurs données à partir de leurs appareils mobiles avant leur premier jour de travail.

L’amélioration de la planification et du suivi

Un logiciel de gestion du temps permet d’éviter les quarts de travail qui enfreignent les lois sur la planification prévisionnelle ainsi que les réunions qui se chevauchent. Il offre également aux entreprises la possibilité d’optimiser leur productivité en automatisant les calendriers à l’échelle de l’entreprise.

La sécurité des données des employés

Les professionnels des RH ont de nombreuses responsabilités, comme analyste, conseiller, chercheur, éducateur, modérateur, ou encore responsable de la sécurité des données des employés. La technologie des RH permet de rassembler et de conserver les données des employés dans un endroit centralisé en utilisant une protection par connexion et par mot de passe. Vos employés ainsi que votre équipe des RH n’auront pas besoin de passer par plusieurs systèmes pour entrer à nouveau les mêmes données. Par ailleurs, cette technologie élimine les fichiers et les données non chiffrés qui ont été envoyés au format papier, ce qui réduit les risques de perte ou de vol de données.

La gestion des talents intuitive

De nombreux employés des RH et dirigeants d’entreprise s’accordent sur le fait que la technologie des RH est précieuse pour retenir les employés et susciter leur intérêt. Une conception axée sur les employés peut améliorer la satisfaction au travail, la productivité et les flux de travail en général. Une technologie efficace permet à votre service des RH de créer des programmes de perfectionnement et d’implication qui aident les employés pour ce qui suit :

• S’adapter et se développer;
• Aborder ses préoccupations;
• Se requalifier et perfectionner ses compétences;
• Communiquer et proposer de la rétroaction;
• Être fidèle à son entreprise.

La diminution du temps passé sur des tâches fastidieuses

Avant les progrès de la technologie, de nombreuses responsabilités liées aux RH, comme le calcul de la paie ou d’interminables données à entrer dans des feuilles de calcul, demandaient beaucoup d’efforts et de temps et exigeaient une attention méticuleuse. Avec l’automatisation de ces tâches fastidieuses grâce aux logiciels de RH, votre équipe des RH peut se concentrer sur l’amélioration de l’expérience de vos employés et sur des stratégies pour développer votre entreprise.