En quoi consiste le remplacement de la main-d’œuvre?

Le remplacement de la main-d’œuvre signifie généralement l’embauche ou l’attribution d’une personne à un poste vacant en raison du départ, de la promotion, de la prise d’un congé ou de la mutation à un autre poste dans l’organisation de l’employé précédent. Le plan de contingence permet de s’assurer qu’une personne continue les tâches et les responsabilités associées au poste vacant sans causer une interruption. Le remplacement peut comprendre des transferts à l’interne, des promotions ou des embauches externes. L’objectif général est de maintenir la productivité, la continuité et la stabilité organisationnelle en comblant rapidement le manque de personnel.

Les types de postes à remplacer

Les postes à remplacer surviennent surtout lors des situations suivantes.

• Maladie ou vacances : Lorsqu’un employé est malade ou prend des vacances prolongées, son absence peut créer un manque de compétences que seul le remplacement peut empêcher. Ce problème peut être fréquent dans les postes et les fonctions de gestion qui exigent des compétences spécialisées.
• Licenciement ou promotion : Le remplacement, temporaire ou permanent, est une solution lorsqu’un employé est licencié ou démissionne avec un délai très court. La même chose s’applique lorsque vous offrez une promotion à un employé.
• Congé parental : L’employé en congé parental conserve généralement son poste et ses droits légaux, ce qui veut dire qu’il reprendra ses fonctions à la fin de son congé. Il est illégal au Canada de congédier des employés qui attendent un enfant ou qui demandent un congé parental. Si vous utilisez des remplaçants pour pourvoir les postes des employés en congé parental, le fait d’indiquer que le poste est temporaire peut favoriser la transparence des communications.

Pourquoi est-il important de remplacer vos employés absents?

La réussite d’une entreprise repose souvent sur le placement des employés pertinents dans les bons postes. Si vous vous retrouvez soudainement avec des postes vacants, votre organisation pourrait subir les contrecoups négatifs suivants.

Le coût des heures supplémentaires

Lorsqu’une entreprise se retrouve face à des employés absents de manière inattendue; le personnel restant prend souvent en charge le travail supplémentaire, ce qui mène à des heures supplémentaires. Pour les employés payés à l’heure, cela peut représenter une augmentation des dépenses d’heures supplémentaires qui grève le budget de la paie et se reflète sur les résultats. Si le poste vacant exige des compétences ou des connaissances spécialisées, d’autres employés peuvent avoir de la difficulté à terminer les tâches, causant ainsi des délais dans les projets. Au fil du temps, l’augmentation du stress et de la charge de travail peut avoir une incidence sur le moral des employés et sur la productivité. En remplaçant les employés absents, vous aidez à prendre en charge leurs tâches, prévenant les temps d’arrêt et minimisant les heures supplémentaires.

Une équipe surmenée

Les employés peuvent ne pas parler des préoccupations en ce qui concerne les heures supplémentaires, mais se sentent, au bout du compte, ignorés et surmenés. Le stress au travail peut également être la cause de dépression, d’anxiété et de problèmes de santé physique. Tout comme le moral des employés diminue, la productivité en souffre également. Certains employés peuvent rechercher d’autres occasions d’emploi, ce qui accentue le problème. Vous pouvez atténuer ces problèmes et empêcher l’épuisement professionnel des employés en remplaçant rapidement les employés absents.

Des tâches négligées

Malgré leurs meilleurs efforts, les employés peuvent avoir de la difficulté à gérer toutes les fonctions d’un poste vacant. Ils peuvent être capables de s’occuper des tâches urgentes, mais les autres responsabilités pourraient s’accumuler jusqu’à l’arrivée d’un nouvel employé. Le remplacement des employés absents permet généralement aux entreprises de fonctionner de manière efficace et au maximum de sa capacité. Les entreprises peuvent éviter de perdre des clients existants et de rater des occasions de croissance potentielles en mettant tout le monde à contribution.

Comment remplacer un employé absent?

Les stratégies suivantes peuvent vous aider à pourvoir de manière temporaire ou permanente les postes vacants éventuels de votre entreprise.

La formation croisée des employés

La formation croisée des employés peut créer une redondance interne, les préparant ainsi à remplacer un employé au besoin. Par exemple, vous pouvez former vos spécialistes en marketing à aider votre équipe des ventes et vice-versa. La formation de gestionnaires de projet débutants à des postes de gestion de plus haut niveau peut également être avantageuse.

La détermination des postes ou des employés à risque

Vous pouvez déterminer les postes ou les employés vulnérables en ciblant les postes à risque. Les scénarios courants peuvent inclure une entreprise de développement Web comptant un seul programmeur, une petite entreprise avec un seul comptable ou un restaurant avec un seul chef de cuisine. De la même façon, recherchez les principaux postes qui seront bientôt vacants, comme lorsque vous songez à licencier un travailleur au rendement insuffisant ou lorsqu’un employé annonce la grossesse de sa conjointe.

L’établissement d’une base de données des compétences

L’établissement d’une base de données des compétences pour les postes peut permettre aux employeurs de cibler les candidats qui peuvent remplacer des employés absents. Ce type de base de données répertorie les compétences, les qualifications et l’expérience des employés, offrant une image claire des talents à l’interne. Lorsqu’un poste se libère, les gestionnaires peuvent rapidement effectuer une recherche dans la base de données pour trouver les employés qui possèdent les compétences nécessaires et qui sont prêts à prendre en charge le poste. Ce système permet de répondre efficacement aux besoins de personnel, de minimiser les temps d’arrêt et de tirer profit des talents existants. Il permet également de mettre en évidence les lacunes en matière de compétences pour orienter les formations et les initiatives de perfectionnement, préparant les employés aux occasions futures.

Le jumelage des employés débutants et des employés chevronnés

Le jumelage d’un employé débutant avec un employé chevronné pour remplacer un employé absent peut encourager le transfert des connaissances et l’avancement. L’employé chevronné peut offrir un mentorat, en faisant part de son expertise et de son point de vue, alors que l’employé débutant apporte généralement de nouvelles perspectives et son enthousiasme. Cette collaboration peut stimuler les compétences et la confiance de l’employé débutant, le préparant à occuper le poste de manière efficace. Il permet également à l’employé chevronné de transmettre de façon progressive ses responsabilités, réduisant le risque de perdre des connaissances essentielles.

La recherche proactive des meilleurs talents

Les meilleurs employés sont souvent des chercheurs d’emploi passifs. Le fait de se rendre à des événements de réseautage, à des conférences et à des réunions sociales peut vous aider à découvrir les meilleurs talents. Et les canaux de réseaux sociaux peuvent également vous aider à trouver des candidats potentiels. Si vous avez un employé au rendement insuffisant, songez à rechercher son remplaçant avant de mettre en œuvre un plan d’amélioration du rendement. Bien qu’il soit possible d’améliorer le rendement d’un employé, cela peut être improbable s’il ne convient pas au poste.

L’augmentation du recrutement par recommandation

Les employés recommandés ont souvent un taux de fidélisation plus élevé que les employés qui ne le sont pas. Cela signifie que vous pouvez anticiper moins de postes à pourvoir pour les employés recommandés que pour les autres employés. Les employés recommandés contribuent à réduire le besoin de pourvoir des postes et à améliorer la qualité des embauches. Vous pouvez améliorer votre processus d’embauche par recommandation en utilisant les conseils suivants.

• Établissez un programme structuré de recommandations des employés avec des directives claires et des incitatifs.
• Faites la promotion des occasions de recommandation.
• Soulignez les avantages du recrutement par recommandation.
• Offrez des formations et des ressources pour avoir des recommandations pertinentes.
• Utilisez les technologies pour suivre le processus et le simplifier.
• Reconnaissez les employés et récompensez-les pour les recommandations réussies pour favoriser une culture d’engagement et leur participation aux efforts d’embauche.

L’externalisation

L’externalisation des talents possédant les compétences nécessaires pour remplacer des employés absents peut offrir une solution flexible aux problèmes de personnel. Les spécialistes externes peuvent rapidement pourvoir les lacunes critiques, assurer le flux commercial et maintenir la productivité. Cette approche permet aux entreprises d’accéder à une expertise dans l’engagement à long terme d’embaucher du personnel à temps plein. L’externalisation peut également apporter de nouvelles perspectives et des connaissances spécialisées qui ne sont peut-être pas disponibles à l’interne. Elle peut s’avérer particulièrement avantageuse pour les projets à court terme ou pendant les périodes à fortes charges de travail, offrant une manière rentable et efficace de répondre au besoin immédiat en personnel tout en se concentrant sur les principales opérations commerciales.

La réintégration des employés retraités

En réembauchant temporairement un employé retraité pour pourvoir un poste vacant, vous pouvez tirer avantage de ses grandes connaissances et de sa familiarité avec l’organisation. Cette approche permet de promouvoir la cohérence et la fiabilité, car le retraité peut facilement reprendre des responsabilités sans avoir besoin d’une longue intégration. Leurs connaissances institutionnelles et leurs relations établies peuvent améliorer l’efficacité et la productivité. Les employés retraités peuvent également apporter un précieux mentorat au personnel actuel, encourageant le perfectionnement des compétences et le transfert des connaissances. Cette stratégie peut offrir une solution rentable et efficace pour les besoins en personnel à court terme tout en permettant aux retraités de contribuer de manière significative à l’organisation sans devoir s’engager à long terme.

Le partage d’emploi

Le partage d’emploi divise les responsabilités d’un poste entre deux ou plusieurs employés, créant une charge de travail équilibrée et durable. Cette approche couvre essentiellement les tâches essentielles, réduisant les chances de négliger les fonctions critiques. En distribuant la charge de travail, le partage d’emploi peut aider à prévenir l’épuisement professionnel, faire la promotion d’un environnement de travail plus sain et améliorer la satisfaction au travail. Il peut stimuler la collaboration et la flexibilité, encourageant les membres de l’équipe à travailler en étroite collaboration et à utiliser les forces des uns et des autres. Les employés occupant un poste en partage des tâches apportent souvent des perspectives et des compétences différentes, améliorant la résolution de problème et l’innovation.

Cette méthode peut également offrir des occasions de perfectionnement professionnel, car les employés apprennent les uns des autres et accroissent leur ensemble de compétences. Cette approche peut être particulièrement avantageuse au cours des périodes de transition ou des départs imprévus. Elle peut également servir de période d’essai pour évaluer l’aptitude des salariés à bénéficier de promotions potentielles.