En quoi consiste un plan de continuité des activités?
Un plan de continuité des activités (PCA) est une stratégie planifiée qui expose ce qui doit être fait après un désastre, garantissant la poursuite normale des activités de l’entreprise. L’anticipation des perturbations potentielles et l’élaboration d’un plan détaillé peuvent améliorer la réussite à long terme. Un plan de continuité des activités permet habituellement de couvrir les aspects essentiels d’une entreprise pour encourager une reprise rapide après un désastre. Ce plan peut inclure des stratégies permettant les éléments suivants :
- Maintenir les relations avec les clients;
- S’assurer de communications en continu;
- Faire fonctionner les installations, incluant tout changement ou ajustement;
- Protéger les données sensibles et prévenir les failles de sécurité;
- Gérer les fournisseurs et les sous-traitants;
- Gérer les inventaires et les fournitures;
- Traiter les expéditions et la logistique pendant la période de reprise;
- Garder les employés en sécurité.
Quand mettre votre plan de continuité des activités en application?
Dans des situations extrêmes allant au-delà d’une reprise standard, les organisations peuvent utiliser leur plan de continuité des activités afin de minimiser les temps d’arrêt, de réduire les pertes financières et de maintenir les services. Voici quelques déclencheurs permettant de mettre en application un PCA :
- Les catastrophes naturelles comme les ouragans ou les tremblements de terre causant des dommages physiques;
- Les cyberviolations ou les défaillances des systèmes informatiques ayant une incidence sur les activités;
- Les pannes des services publics ou les bris de conduites d’eau;
- La perte soudaine de personnel ou de gestionnaires essentiels;
- Tout ce qui est inattendu et qui menace la continuité des activités.
Les avantages des plans de continuité des activités
Un plan de continuité des activités peut atténuer les conséquences des événements inattendus. Un PCA offre également les avantages suivants.
Conserver la continuité des activités
Un plan de continuité des activités vise à maintenir les activités de votre entreprise au cours d’une crise. En planifiant, vous pouvez prévenir les perturbations et répondre à l’inattendu. Un PCA détaillé vous permet de conserver votre flux de travail ininterrompu afin que votre entreprise puisse continuer de manière efficace les actions suivantes :
- Sauvegarder les données et les systèmes critiques;
- Déplacer vos activités vers un autre site (au besoin);
- Cibler et corriger les lacunes dans les processus commerciaux et les chaînes logistiques;
- Fournir un cadre décisionnel au cours d’une crise.
Protéger les résultats
Les désastres peuvent avoir une incidence importante sur vos activités, surtout si vous avez des pertes de stocks ou ne pouvez répondre aux demandes de vos clients. Un plan d’affaires peut minimiser les effets d’une situation d’urgence et améliorer la continuité. Un solide plan en prévision de catastrophes peut gérer de manière proactive les risques financiers, améliorer vos résultats et faire preuve de saines pratiques commerciales.
Protéger les employés
Dans l’éventualité d’une catastrophe, un PCA peut protéger le bien-être et la sécurité de vos employés. En présentant des protocoles d’intervention clairs en cas d’urgence, le plan permet aux gestionnaires de prendre rapidement des décisions éclairées, réduisant le risque d’accidents ou de blessures pour les employés. Il peut également améliorer la confiance et le moral des employés en offrant de la stabilité.
Protéger la réputation
Même lorsque vous n’êtes pas à blâmer, les perturbations qui touchent les clients peuvent tout de même ternir votre réputation. Un PCA rigoureux peut vous aider à continuer de servir vos clients, préservant votre bonne réputation dans votre secteur d’activité.
Fournir un avantage concurrentiel
Un plan de continuité des activités peut favoriser une communication rapide avec les intervenants, incluant les employés, les clients et les fournisseurs. Cette stratégie vous permet d’être mieux équipé pour répondre aux besoins des clients au cours d’une crise, alors que vos concurrents pourraient lutter pour se rétablir, vous donnant un avantage certain même au cours de cette période difficile.
Comment concevoir un plan de continuité des activités?
Les conseils suivants peuvent aider votre organisation à concevoir un plan de continuité des activités et améliorer la résilience grâce à des mesures stratégiques de préparation et d’intervention.
Mettre sur pied une équipe d’intervention en cas d’urgence
Assignez une équipe pour encadrer l’intervention en cas d’urgence, dirigée par un « gestionnaire des urgences » qui aura l’autorité de prendre des décisions. Incluez les principaux intervenants et prenez en compte les responsabilités suivantes :
- L’instauration de niveaux d’alerte, de formations et de formations croisées;
- L’évaluation des répercussions financières potentielles;
- Le maintien d’un niveau de fournitures adéquat;
- La réalisation d’essais de votre PCA;
- L’instauration de politiques en matière de rémunération, d’absences et de sécurité au travail;
- Le maintien d’une bonne communication avec tous les employés;
- La formation des employés sur des urgences potentielles et la préparation de documentation en temps opportun pour diffusion;
- L’évaluation et le maintien de canaux de communication pour garantir une intervention d’urgence adéquate.
Dresser une liste des processus et des services essentiels
Une analyse d’incidence peut vous aider à comprendre l’importance de vos processus et vos services pour mieux maintenir ceux qui sont essentiels au cours d’une urgence, comme les processus et services suivants :
- Ceux qui ont une incidence sur la santé et la sécurité des employés;
- Ceux qui sont essentiels aux fins de conformité réglementaire;
- Ceux qui ont des conséquences financières importantes.
Songez à évaluer la criticité de chaque service par ses conséquences sur les finances, sur les employés, sur les clients et sur la technologie. Vous pouvez les répertorier par priorité : A (service essentiel), B (arrêt possible pour une courte période) ou C (arrêt possible pour une longue période). Précisez les implications potentielles des réductions, des changements ou de l’élimination des fonctions ou des services essentiels et documentez les points suivants.
- La détermination des problèmes prévisibles;
- L’élaboration de plans d’action pour chaque problème;
- L’attribution de responsabilités individuelles pour chaque fonction ou service essentiel.
Rassembler les ressources nécessaires
Si votre plan de continuité des activités comprend de changer temporairement de fournisseurs ou de reconstruire des installations après un désastre, de créer une liste de fournisseurs de secours et de sécuriser une assurance pour couvrir les dépenses de réparations. Songez à élaborer des solutions manuelles aux processus automatisés, au besoin.
Déterminer les ensembles de compétences et réattribuer le personnel en conséquence
Le repérage du personnel et de l’expertise pour fournir et maintenir les fonctions et les services critiques pendant les situations d’urgence peuvent vous aider à élaborer un PCA efficace. Prenez en compte les compétences ou les attestations uniques nécessaires pour les postes, comme l’exploitation de la machinerie. Répertoriez les tâches et les compétences spécialisées requises au cours d’une situation d’urgence et attribuez-les au personnel désigné, incluant la gestion de crise, le soutien aux employés, la restauration du système informatique et les mesures de sécurité. Préparez un plan de reprise après sinistre pour chaque fonction et service essentiel, soulignant les stratégies et les analyses, incluant :
- La description des fonctions ou des services;
- Les personnes responsables et le personnel remplaçant;
- Les considérations relatives aux répercussions sur les activités;
- Les méthodes de notification et de communication;
- Les procédures de relocalisation du personnel;
- Le repérage de ressources possibles;
- Le matériel informatique, les logiciels et les inventaires de données;
- La liste du personnel technique;
- Les stratégies de sauvegarde de données;
- La liste des priorités lors de la reprise;
- Les exigences de ressources.
Discuter du plan avec l’équipe d’intervention en cas d’urgence
Présentez une version préliminaire de votre PCA à votre équipe d’intervention en cas d’urgence pour obtenir leur avis. En fonction de leur compréhension des incidences sur l’entreprise pendant les situations d’urgence, accueillez leurs avis pour vous assurer que le plan conserve sa cohérence pour l’ensemble des unités commerciales et des services et couvre complètement tous les composants essentiels. Vous pouvez également encourager le comité à superviser la progression de l’initiative afin d’améliorer son efficacité.
Conserver le plan à jour
La révision, la mise à l’épreuve et la mise à jour à intervalle régulier de votre plan peuvent vous aider à découvrir des lacunes ou des vulnérabilités et vous assurer une pertinence permanente en mettant à jour le personnel, les coordonnées des fournisseurs et les systèmes technologiques.
Exemple d’un plan de continuité des activités
Voici un exemple de plan de continuité des activités :
- Nom de l’entreprise : Wavewood Solutions
- Service : Exploitation
- Préparé par : Cédric Ferland
- Date de préparation : 1er juillet 2024
- Lieu : 500 rue Principale, Vancouver, Colombie-Britannique
- Présentation : Il s’agit de la description de l’objectif du PCA et de son mode d’emploi.
- Structure organisationnelle : Cette section présente et clarifie les rôles des membres de votre équipe de continuité des activités. Elle comprend également des détails sur les équipes de soutien au service qui collaboreront avec l’équipe de continuité des activités au cours des vraies catastrophes.
- Portée du plan : Cette partie définit la portée de votre plan de continuité, précisant les services couverts et les risques particuliers abordés.
- Processus de mesures d’intervention en cas de sinistre : Ce processus détaille la réponse de votre organisation lors d’une catastrophe. Il couvre la détermination des conditions de sinistre, le démarrage des procédures du plan, la gestion des relations publiques en lien avec le sinistre et l’évaluation des dommages.
- Processus de reprise : Il s’agit des détails entourant les opérations normales de reprise après un sinistre. Il peut inclure des plans de contingence pour des scénarios comme la transition vers des fournisseurs différents, la relocalisation vers une autre installation ou l’utilisation de réseaux de sauvegarde.
- Préparation et formation : Cette section répertorie les actions de routine pour maintenir la préparation aux catastrophes. Elle inclut les calendriers de mises à jour des coordonnées et l’exécution des tests et des formations annuelles.
- Liste de notifications : Cette partie indique les coordonnées de toute personne qui doit être avisée en cas de situation d’urgence.
- Calendrier des mesures : Ce calendrier détaillé fournit les échéances des tâches 24 heures, une semaine et un mois après un sinistre afin que vous puissiez gérer la réponse et la reprise de manière efficace.
- Renseignements supplémentaires : Il s’agit des détails supplémentaires comme les procédures de reprise après sinistre de vos fournisseurs, des formulaires pour suivre les dépenses liées au sinistre et des documents de référence pour la mise en œuvre de votre plan de continuité.
La mise en œuvre d’un PCA contribue à la protection de vos activités contre les perturbations imprévues. En participant et en se préparant à faire face à des crises potentielles, les organisations peuvent maintenir les services essentiels, protéger les employés et les actifs et conserver la confiance des clients même dans des circonstances difficiles.
