La transition vers une main-d’œuvre à distance pendant la pandémie de COVID-19

De nombreuses entreprises au Canada ont dû pour une main-d’œuvre partiellement ou entièrement à distance en raison de la pandémie de COVID-19. Comme de plus en plus d’entreprises ont fermé leurs portes en raison du nombre croissant de cas de coronavirus, il importe de trouver des moyens de faciliter la transition vers le travail à domicile. Pour vous préparer, vous et votre personnel, au télétravail, tenez compte des informations contenues dans ce guide pour vous aider à vous adapter à cette transition.

 

Dans ce guide, nous aborderons les aspects suivants :
 

  • Planifier une transition vers le travail à distance
  • Conseils pour assurer la poursuite des activités de votre entreprise pendant la pandémie de COVID-19

 

Planifiez une transition vers le travail à distance

Suivez les étapes suivantes pour organiser la transition vers le travail à distance :

 

1. Collaborez avec les gestionnaires et les chefs d’équipe

Il est important, lors de la planification d’une telle transition, de discuter des idées et des stratégies avec le personnel occupant des postes de direction. Vous pouvez, par exemple, permettre aux chefs d’équipe et aux gestionnaires de procéder à un échange d’idées et de donner leur avis au sujet des meilleurs outils à utiliser, des solutions pour garder les employés motivés et du moment où il convient de planifier la collaboration au sein de l’équipe par le biais de méthodes en ligne. De plus, encouragez les gestionnaires, les chefs d’équipe et les superviseurs à donner l’exemple en favorisant le changement pour tous les employés. Par exemple, lorsque les cadres supérieurs cessent de se déplacer au bureau et commencent à travailler à distance, cela incite les autres employés à se sentir à l’aise de faire de même.

 
Lorsque vous recherchez des idées, lancez la discussion en posant des questions comme les suivantes :
 

  • Quelles plateformes de communication devrions-nous utiliser pour demeurer en contact avec les employés?
  • Quelle est la meilleure application de vidéoconférence pour mener des réunions d’équipe?
  • Comment allons-nous nous assurer de la productivité et de l’engagement des employés?

 

2. Choisissez une méthode de communication fiable pour les informations importantes

Faites preuve de transparence avec votre personnel en ce qui concerne les transitions vers le travail à distance en utilisant le canal de communication que la plupart de vos employés utilisent. Favorisez une communication ouverte et créez des canaux dans vos outils de communication pour que les employés puissent partager des informations, socialiser et discuter entre eux. Simplifiez également votre panoplie d’outils en désignant une plateforme de communication fiable que chacun utilisera pour rester en contact, pour poser des questions et pour faire part de ses commentaires. Vous pourrez ainsi facilement partager et recevoir des informations importantes liées au travail, ainsi que les dernières informations sur l’épidémie. 

 

3. Mettez en place une équipe de gestion à distance

Pour être efficaces à leur domicile, les employés doivent être guidés et recevoir des commentaires de leurs gestionnaires et de leurs chefs d’équipe. Déterminez les principaux gestionnaires qui seront tenus de diriger et de soutenir les différents processus de votre entreprise afin que les employés sachent de qui relever. Par exemple, pensez à mettre en place une équipe de gestion responsable du développement de projets, de l’assurance qualité et d’autres processus dans le cadre du déroulement des opérations de votre entreprise.

 

4. Créez un outil de ressources à distance (comme un document de FAQ)

Vos employés peuvent avoir des questions sur ce à quoi ils doivent s’attendre au sujet des tâches à distance et d’autres préoccupations concernant l’épidémie de coronavirus. C’est pourquoi il est important de créer une ressource en ligne, comme une page de FAQ, où les employés peuvent obtenir des réponses à des questions liées à la productivité, à l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle et aux ressources en matière de santé. Par exemple, vous pouvez créer un document universel par le biais d’une application en ligne où les employés peuvent se connecter et vérifier les mises à jour.

 
De plus, communiquez régulièrement avec les employés pour être au fait de leurs préoccupations et de leurs suggestions, et répondez à leurs questions en vue d’ajouter des informations supplémentaires à la ressource. Gardez votre personnel au courant des dernières nouvelles concernant les cas et les faits de la COVID-19 en ajoutant une liste de liens leur permettant d’accéder aux actualités, aux médias et aux nouvelles informations sanitaires pertinentes sur la pandémie.

 

5. Élaborez un plan de communication

Élaborer un plan de communication efficace est primordial pour effectuer une transition vers le travail à distance et pour communiquer régulièrement avec vos employés. Pensez à organiser des réunions d’équipe hebdomadaires au moyen d’une plateforme de conférence en ligne afin de suivre les progrès réalisés. De même, des courriels quotidiens contenant des points essentiels sur les projets terminés, sur le développement de nouveaux projets et sur d’autres tâches peuvent vous aider à tenir les employés informés.

 

6. Simplifiez la technologie et les outils que vous utilisez

La transition vers une main-d’œuvre à distance repose souvent sur certains outils et certaines ressources qui facilitent le bon déroulement des processus de travail. Les outils de communication, de productivité et de gestion de projet sont essentiels pour préserver la cohérence entre les différentes opérations de votre entreprise. Il est toutefois important que vous ne mettiez en place que les outils nécessaires dont vous et votre personnel aurez besoin pour accomplir les tâches et pour rester en contact. Par exemple, une application de traitement de texte en ligne, un outil de communication à l’échelle de l’entreprise et une plateforme de vidéoconférence peuvent suffire pour mettre en place et assurer le travail de votre personnel à distance.

 

 

Conseils pour assurer la poursuite des activités de votre entreprise pendant la pandémie de COVID-19

Considérez les informations suivantes pour gérer une main-d’œuvre à distance :

 

Fournissez l’équipement de l’entreprise si c’est possible

Cela dépend de ce dont vos équipes ont exactement besoin pour accomplir leur travail. Si les employés peuvent emporter leur ordinateur portable de bureau à leur domicile, par exemple, cela peut être utile si les membres de leur famille utilisent régulièrement leur ordinateur personnel. Enfin, le choix de fournir du matériel de bureau à vos employés peut dépendre du coût de la fourniture de ces outils en plus de ce que votre entreprise est en mesure de transférer en toute sécurité au domicile de votre personnel. Envisagez de créer un système de « contrôle de sortie » lors du dernier jour de travail. Consignez le matériel que les employés empruntent afin de faire le suivi du matériel coûteux.

 

Faites passer des entrevues et embauchez des employés à distance

Si vous devez faire des entrevues ou si vous voulez recruter de nouveaux membres pour votre équipe, vous pouvez le faire en ligne. Utilisez une plateforme de vidéoconférence comme Skype ou Zoom  pour mener des entrevues, ou vous pouvez même les réaliser par téléphone. Envisagez de créer un document partageable qui donne aux nouvelles recrues des informations sur l’entreprise, comme des guides de l’employé et d’autres documents importants. De plus, si vous devez faire signer des formulaires par vos employés, vous pouvez utiliser une application comme DocuSign pour envoyer et recevoir des documents confidentiels en toute sécurité.

 

Intégrez les outils de communication en ligne

Organisez des réunions régulières pour passer en revue le travail des employés, pour répondre à leurs questions et pour leur attribuer de nouvelles tâches. Gardez vos équipes connectées grâce à des plateformes de communication en ligne qui intègrent des fonctions de partage de fichiers et de clavardage privé. Ces outils contribuent à organiser le flux de travail et à partager des informations dans un environnement à distance et peuvent aider les employés à rester motivés et productifs. Vous pouvez également, si vous constatez que certains employés sont silencieux dans vos canaux de communication, les contacter individuellement ou organiser régulièrement des réunions individuelles à distance.

 

Soutenez l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle des employés

Nommez un chef d’équipe pour diriger de petits groupes d’employés tout en travaillant à distance. Ces responsables peuvent jouer le rôle de mentors en fournissant un soutien professionnel et des conseils amicaux qui encouragent les employés à établir des limites claires entre les périodes de travail et de loisirs. Ces chefs d’équipe peuvent également offrir un soutien moral pour encourager les employés à trouver un espace calme et sans distractions qui leur servira de lieu de travail. À la fin de chaque journée de travail, les chefs d’équipe peuvent communiquer avec leur équipe pour faire le point sur les progrès réalisés et s’assurer que les employés ne travaillent pas trop. Enfin, pensez à organiser des cinq à sept et des activités à distance. Des extensions comme Netflix Party (en anglais) permettent aux utilisateurs de regarder des films ensemble. Utilisez la vidéoconférence pour fixer l’heure du dîner en groupe ou pour avoir des conversations quotidiennes en activant la caméra.

 

Utilisez et partagez les ressources gouvernementales et médicales disponibles

L’Agence de la santé publique du Canada (ASPC) propose un plan d’intervention économique à l’attention des employeurs et des entreprises, et vous pouvez consulter des points réguliers sur la propagation du coronavirus sur le site de l’ASPC. Pour des informations concernant les salaires, les congés des employés et les réglementations relatives aux heures de travail, consultez les données des ressources relatives à la COVID-19 du gouvernement du Canada. De plus, l’ASPC donne des conseils détaillés sur la préparation de votre lieu de travail à l’épidémie de coronavirus, et vous pouvez vous référer aux mises à jour fournies par le gouvernement du Canada sur sa page Web pour le soutien aux employeurs.

 
En fait, la transition complète vers un environnement de travail à distance requiert un soutien total de la part des gestionnaires et du personnel afin d’assurer la transition la plus harmonieuse possible. Assurez-vous que les employés restent informés et offrez un soutien moral pour que le changement se fasse de manière efficace.
 

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