Qu’est-ce que le numéro d’assurance sociale?
Le numéro d’assurance sociale (NAS) est un identifiant unique attribué par Service Canada, obligatoire pour toute personne autorisée à travailler au Canada, qu’elle soit citoyenne, résidente permanente ou temporaire (comme un titulaire de permis de travail ou un étudiant international autorisé à travailler hors campus).
Le NAS est au cœur des démarches administratives liées à l’emploi et à la déclaration de revenus. Il permet aux gouvernements d’identifier les individus et de gérer leurs dossiers fiscaux et sociaux, notamment pour l’impôt, le régime de pensions, et l’assurance-emploi.
Par exemple, le Régime des rentes du Québec, un régime d’assurance publique obligatoire, requiert le numéro d’assurance sociale des travailleuses et travailleurs pour traiter correctement leur dossier.
Il est également nécessaire pour ouvrir un compte ou demander un prêt auprès d’une institution financière.
Le NAS ne constitue pas une pièce d’identité et il est illégal de l’utiliser ou de le demander à cette fin.
Pourquoi devez-vous connaître le numéro d’assurance sociale de vos employés?
Le numéro d’assurance sociale (NAS) est un renseignement indispensable que tout employeur doit recueillir et vérifier lors de l’embauche ou du renouvellement d’un contrat de travail. Il sert à plusieurs fins administratives essentielles.
Déclarations fiscales et retenues
- Le NAS est obligatoire pour produire les T4, les relevés d’emploi et les déclarations fiscales.
- Les cotisations salariales (impôt, REER, pension, etc.) doivent être liées à un NAS valide.
- Il permet de vérifier les retenues d’impôt et l’admissibilité de l’employé ou de l’employée à certains programmes gouvernementaux.
Communication avec les agences fédérales
Le NAS est nécessaire pour transmettre les informations de rémunération à des fins de :
- Déclaration d’impôt sur le revenu
- Cotisations au Régime de pensions du Canada
- Cotisations à l’assurance-emploi
- Accès aux régimes enregistrés d’épargne retraite (REER)
Les gouvernements utilisent ces informations pour calculer les prestations auxquelles une personne a droit. Le NAS contribue donc directement à la sécurité salariale de l’employé ou de l’employée.
Pour que vos activités professionnelles et celles de vos employés respectent le cadre légal en vigueur, il est primordial de connaître leur NAS. Selon la Loi sur le régime des rentes du Québec, la personne embauchée doit fournir son numéro d’assurance sociale au plus tard 30 jours après la date de son entrée en fonction.
Attention :
- Toute personne embauchée doit fournir son NAS.
- Il est illégal d’exiger un NAS lors d’une simple demande d’emploi.
La vérification de l’identité d’une nouvelle recrue
En tant qu’employeur, il vous incombe de demander des renseignements sur l’identité des individus que vous recrutez. Parmi ces renseignements, on retrouve le nom complet, l’adresse de résidence officielle, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, un spécimen de chèque pour le dépôt du salaire, de même que le numéro d’assurance sociale.
Note : Le NAS est requis par la loi pour la déclaration fiscale. Les autres informations sont pratiques pour le traitement de la paie, mais ne sont pas exigées par la réglementation fédérale.
Embauche de travailleurs étrangers ou de résidents temporaires
Les travailleuses et les travailleurs étrangers se voient attribuer un NAS assorti d’une date d’expiration. Vous devez vérifier régulièrement cette date pour assurer sa correspondance avec les documents d’immigration.
Lorsque vous recevez un nouveau document d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), contactez Service Canada pour mettre à jour les données correspondantes.
Important : Si le NAS d’un employé commence par 9, cela indique qu’il détient un statut temporaire au Canada. Ce type de NAS est valide uniquement pendant la période indiquée sur son permis de travail ou autre document d’immigration. Vous devez donc vous assurer que son autorisation de travailler est toujours en vigueur et la vérifier régulièrement.
Façons pour les employés de partager leur NAS
Pour donner suite à votre demande du numéro d’assurance sociale, la personne peut :
- Montrer sa lettre de confirmation de NAS.
- Présenter tout document officiel où figure son numéro.
- Vous transmettre une photo de ces documents.
Note : Service Canada n’émet plus de cartes en plastique. Ces cartes sont toujours valides si elles ne sont pas échues. Les NAS sont désormais transmis en format papier (lettre de confirmation du NAS) ou par voie électronique si la personne est inscrite à Mon dossier Service Canada.
On peut en faire la demande en ligne, par courriel, en personne ou par la poste, selon l’urgence de la requête. Il n’y a pas de frais pour obtenir un NAS
Bonnes pratiques pour les employeurs concernant le NAS
En plus de connaître vos obligations légales, il est essentiel d’adopter des pratiques sécuritaires et responsables quant à la gestion des numéros d’assurance sociale.
- Ne demandez jamais le NAS avant l’embauche officielle.
- Ne conservez le NAS que pendant la période nécessaire à vos obligations légales.
- Protégez les NAS dans des systèmes ou dossiers sécurisés et restreints.
- Vérifiez régulièrement la validité des NAS temporaires (commençant par 9).
- Ne transmettez jamais un NAS par courriel non sécurisé.
- Détruisez correctement tout document contenant un NAS (par exemple : déchiquetage).
- Sensibilisez votre personnel sur l’importance de la confidentialité du NAS.
Obtenir un NAS : démarches pour vos employés
Le numéro d’assurance sociale est obligatoire pour travailler au Canada et accéder aux prestations gouvernementales. La demande est gratuite.
Admissibilité
Le NAS est accessible aux citoyens canadiens, résidents permanents et résidents temporaires.
Documents requis selon le statut
- Citoyens canadiens : certificat de naissance ou de citoyenneté canadienne
- Résidents permanents : carte de résident permanent ou document d’immigration d’IRCC
- Résidents temporaires : permis de travail ou document d’immigration d’IRCC
- Personnes inscrites en vertu de la Loi sur les Indiens : certificat officiel du gouvernement
Modes de demande
- En ligne (citoyens canadiens uniquement) : sur canada.ca avec confirmation immédiate à imprimer
- En personne : dans un Centre Service Canada
- Par la poste : en remplissant le formulaire approprié avec les documents requis
Vos responsabilités concernant le NAS
Validité et vérification
Lors de l’embauche (et au renouvellement d’un contrat), comparez le NAS fourni aux documents d’identité officiels présentés par l’employé. Si vous avez des doutes sur la validité du numéro, communiquez avec Service Canada pour vérification.
Confidentialité et protection
Une fois recueillis, vous êtes responsable de protéger les NAS de vos employés. Ces renseignements doivent :
- Être conservés en lieu sûr avec accès limité
- Respecter la sécurité de vos renseignements personnels
- N’être consultés que par les personnes autorisées
Limites d’usage
L’usage des NAS doit se limiter à la gestion du revenu des employés. Signalez toute anomalie d’utilisation détectée dans vos dossiers.
Service Canada et le NAS
Service Canada gère le programme du NAS et offre différents services :
- Calcul et versement des prestations d’assurance-emploi
- Gestion du régime de pensions du Canada
- Calcul du revenu imposable et des retenues
- Prestations d’invalidité du régime de pensions
Pour obtenir une confirmation de NAS, contactez directement Service Canada.
