Comment traverser les incertitudes économiques causées par la COVID-19

Découvrez comment vous pouvez vous préparer à une fermeture temporaire, ce qu’il faut faire en cas de réduction des heures de travail, et des conseils à propos des changements en milieu de travail.

 

Ce qu’il faut savoir

L’Organisation mondiale de la Santé a déclaré une pandémie d’un nouveau coronavirus appelé Covid-19. La nature hautement contagieuse de ce virus a incité les gouvernements du monde entier à limiter les foules et les contacts entre citoyens par l’annulation des événements importants, la fermeture des écoles et la mise en quarantaine sur place. Les entreprises ont dû s’adapter à voir moins de clients et peut-être même à recevoir des demandes gouvernementales de fermeture de magasins et de lieux de travail jusqu’à ce que la menace que représente ce virus diminue.

 
La pandémie de la Covid-19 est une situation mondiale qui évolue rapidement. Suivre régulièrement des nouvelles crédibles et des ressources en santé comme celles-ci peut représenter un avantage pour les propriétaires d’entreprises afin de planifier et de prendre des mesures concrètes :

 

  • Maladie à coronavirus (COVID-19) : Emploi et Développement social Canada offre des conseils généraux, régulièrement mis à jour, pour employeurs et employés, concernant la santé, la sécurité et la réponse à la Covid-19. 
  • Ressources pour les entreprises canadiennes : l’Agence de la santé publique du Canada offre des directives spécialement pour les entreprises ainsi que des conseils généraux sur la façon de passer au travers l’incertitude créée par la Covid-19.  
  • Flambée de maladie à coronavirus 2019 (COVID-19) : l’Organisation mondiale de la Santé (OMS) fournit des mises à jour et des conseils pour ceux qui cherchent des informations fiables et actuelles sur la Covid-19.

 
Les entreprises et les sociétés peuvent s’attendre à certaines interruptions ou modifications de leurs activités. Afin que vos employés et vos clients se sentent à l’aise, maintenez une communication claire et continue concernant toute modification de vos pratiques commerciales.

 

Comment vous préparer à des fermetures temporaires

Certaines entreprises ont décidé de fermer temporairement leurs portes, soit de leur propre chef, soit en raison d’un mandat fédéral ou provincial. Quelle que soit la raison, il est préférable que les entreprises envisagent des mesures d’urgence afin que les employés et les clients sachent à quoi s’attendre si l’entreprise doit fermer ses portes pour un certain temps. Utilisez ces étapes pour créer un plan d’action pour votre entreprise :

 

1. Anticipez

Premièrement, examinez les options dont dispose votre entreprise en matière de fermeture.  Emploi et Développement social Canada offre des conseils sur les recommandations de l’Agence de la santé publique du Canada pour atténuer les difficultés auxquelles les entreprises sont confrontées pendant la pandémie en cours. Considérez la santé financière de votre entreprise, le bien-être de vos employés et la sécurité de vos clients afin de trouver la meilleure option pour votre organisation.
 

Par exemple : Créez une analyse coûts-avantages pour déterminer la faisabilité d’un arrêt à court terme. Dressez la liste de tous les facteurs connexes, comme le bien-être des employés, la stabilité financière et la fidélisation de la clientèle. Utilisez cette analyse pour vous aider à établir le moment et la durée de fermeture de votre entreprise.

 

2. Communiquez en toute franchise avec votre clientèle

Lorsque vous fermez temporairement votre entreprise, communiquez de façon claire et constante avec votre clientèle au sujet des raisons pour lesquelles vous fermez, des manières dont vous comptez rester en contact et du moment où vous prévoyez un retour sur le marché. La mise à jour du site Web de votre entreprise et de vos réseaux sociaux est un moyen facile de rester en contact avec votre clientèle. Surtout, soyez honnête.

 
Exemple de message : « Chers clients, votre santé et votre sécurité, ainsi que celles de notre personnel, sont de la plus haute importance. Nous avons pris la difficile décision de garder nos portes fermées pour les deux prochaines semaines afin de continuer à contribuer à réduire la transmission de la Covid-19. Veuillez consulter notre site Web et nos réseaux sociaux régulièrement pour connaître les dernières nouvelles concernant notre réouverture. Restez en bonne santé et en sécurité. »

 

 

3. Planifiez avec les employés

Discutez de la fermeture temporaire avec vos employés. Ils auront des questions et des préoccupations; vous devez donc vous préparer à vous entretenir avec eux et à répondre à leurs questions de votre mieux. Planifiez la façon dont vous allez gérer les licenciements, les indemnités de départ ou les congés. Créez des voies de communication pour vos employés afin de pouvoir les tenir au courant de la réouverture.

 
Par exemple : Organisez une séance de questions-réponses sur le sujet pour donner aux employées la possibilité de comprendre les prochaines étapes et de préparer des questions. Rassemblez des informations et des ressources à partager avec les employés lors de la réunion.

 

 

4. Demandez des conseils en matière de comptabilité

Rencontrez votre comptable pour préparer les documents fiscaux ou d’autres documents nécessaires à la fermeture temporaire de votre entreprise. Votre comptable peut offrir des conseils sur les meilleures pratiques financières et légales à adopter durant une fermeture temporaire.

 
Par exemple : Apportez à votre comptable votre liste originale des avantages et des inconvénients pour qu’il l’examine. Demandez des conseils financiers et des indications pour la gestion de la fermeture à court terme de votre entreprise d’une manière économiquement viable.

 

5. Offrez des options aux employés

Si vous le pouvez, offrez à vos employés des options concernant leur statut d’emploi pendant la fermeture temporaire et l’accès aux ressources et aux informations gouvernementales fédérales et provinciales pour les aider durant leur arrêt de travail. Certains employés peuvent préférer le congé à la mise à pied tandis que d’autres peuvent préférer être mis à pied plutôt que de bénéficier d’un congé. Renseignez-vous sur les options de chômage au niveau provincial et fédéral afin de pouvoir les partager avec vos employés.

 
Exemple de message : « Veuillez considérer les options suivantes durant la fermeture temporaire de notre magasin. Demandez-vous si vous préférez un congé ou une mise à pied. Nous ferons de notre mieux pour vous accompagner durant cette période difficile. De plus, consultez ces ressources civiles et nationales pour voir de quels avantages vous pourriez bénéficier. »

 
Ressources utiles pour les employés :

 

Ce qu’il faut faire en cas de réduction des heures de travail

Plutôt que de fermer temporairement, certaines entreprises ont plutôt dû réduire leurs heures d’activités. La réduction des heures d’ouverture des magasins permet de réduire les frais généraux tout en assurant un certain profit à l’entreprise. Tout comme pour la préparation d’une fermeture temporaire, il est prudent pour les entreprises de tenir compte des avantages et des inconvénients d’une réduction des heures de travail. Utilisez les étapes suivantes pour déterminer les meilleures pratiques en matière de réduction des heures d’ouverture :

 

1. Parlez avec vos employés

Prévenez vos employés de votre intention de réduire les heures de travail. Discutez des raisons derrière votre intention et de l’impact direct de cette réduction sur les employés et sur leur salaire. Préparez-vous à ce que vos employés aient des questions sur le processus et sur la façon dont ils seront affectés personnellement.

 
Exemple de message : « Chère équipe, nous allons réduire nos heures d’opération à compter de lundi prochain. Cette réduction aura des répercussions sur tout l’effectif, mais encore plus sur l’équipe de première ligne. Je sais que vous avez des questions à ce sujet, mais avant de les poser, je vous demande de lire d’abord la synthèse que je vous ai remise. Je répondrai aux questions quand nous aurons consulté toute l’information. »

 

2. Faites preuve de transparence

Lorsque vous publiez vos heures réduites, offrez une explication aux clients. Expliquez pourquoi l’entreprise doit réduire les heures et quelles sont les précautions que vous prévoyez de prendre afin de  protéger vos employés et vos clients de la Covid-19. Indiquez les moyens de rester en contact avec votre entreprise en ligne, par l’intermédiaire du site Web et des réseaux sociaux. Mettez régulièrement ces sources à jour en fonction des heures d’ouverture et de tout autre changement dans l’entreprise.

 
Exemple de message : « Chers clients fidèles, nous commencerons à réduire nos heures d’ouverture à compter de la semaine prochaine. Le magasin ouvrira à 10 h et fermera à 16 h dès lundi. Votre santé et celle de nos employés sont notre priorité absolue. La réduction des heures d’ouverture permet une désinfection complète de notre magasin et un réapprovisionnement de nos rayons. Veuillez nous suivre sur nos médias sociaux pour vous tenir informé de toute autre modification de nos heures d’ouverture. »

 

3. Offrez de la flexibilité

Trouvez une façon d’offrir une certaine flexibilité à votre personnel. Si cela répond aux besoins de votre entreprise, offrez des options à votre personnel sur les heures de travail. Certains employés peuvent avoir des enfants à la maison en raison de la fermeture des écoles, ce qui peut avoir une incidence sur leurs heures normales de travail. Demandez à vos employés quels sont les horaires qui leur conviennent le mieux pendant votre période de réduction des heures de travail.

 

Exemple de message : « Chère équipe, je sais qu’en raison de la fermeture des écoles et des services de garde, certains d’entre vous pourraient avoir des difficultés à respecter leur horaire de travail habituel. Veuillez me rencontrer d’ici la fin de la semaine si vous désirez essayer de travailler en dehors des heures d’ouverture habituelles. Nous ferons tout notre possible pour répondre à vos besoins et pour travailler avec vous du mieux que nous le pouvons. »

 

4. Passez au commerce en ligne

Si vous réduisez les heures d’ouverture d’un commerce de détail, envisagez de déplacer vos activités en ligne. Vous pourrez ainsi accroître la notoriété de votre marque et potentiellement convertir de nouveaux clients. Puisque la vente en ligne n’implique pas d’interactions en face à face, elle est plus sûre pour les employés et pour les clients.

 
Par exemple : Si votre entreprise vend principalement en magasin, commencez dès que possible à afficher dans vos points de vente un message invitant à passer en ligne. Utilisez les listes de diffusion, les réseaux sociaux et votre site Web pour transmettre le message de vos activités en ligne à vos clients actuels et potentiels. 

 

5. Envisagez le télétravail

Si possible, offrez à vos employés la possibilité de travailler à distance. Mettez en place des systèmes de communication en ligne pour vos employés. Créez des systèmes de responsabilisation et de gestion de tâches pour superviser la productivité à distance.

 
Exemple de message : « Chère équipe, si le télétravail vous intéresse, veuillez assister à la séance de formation en ligne ce mercredi. Si vous doutez de pouvoir qu’il est possible d’accomplir votre travail depuis votre domicile, passez à mon bureau pour discuter d’autres options. »

 

 

Conseils à propos des changements en milieu de travail

Que votre entreprise ait dû fermer temporairement, réduire ses heures d’ouverture, modifier ses activités d’une manière ou d’une autre ou poursuivre ses activités habituelles, attendez-vous à observer des changements au niveau de vos services habituels.

 
Utilisez les astuces suivantes pour préparer et pour gérer votre entreprise durant cette période :

 

  • Annulez les voyages d’affaires : Arrêtez tout voyage d’affaires non essentiel. Communiquez plutôt avec les parties prenantes en ligne grâce aux conversations vidéos ou reportez les voyages aux mois suivants. 
  • Organisez des réunions virtuelles : Tenez des réunions virtuelles plutôt que des réunions en personne. Les applications et les sites Web consacrés aux réunions en ligne de grands groupes peuvent simplifier le processus. 
  • Nettoyez le lieu de travail : Nettoyez en profondeur et désinfectez votre lieu de travail régulièrement. Ce nettoyage devrait comprendre toute la zone visitée par les clients et l’ensemble des zones réservées aux employés. 
  • Parlez aux intervenants de la chaîne logistique : Restez en contact avec les gens qui font partie de votre chaîne logistique. Des perturbations dans cette chaîne pourraient avoir des conséquences sur votre capacité à fabriquer votre produit et à le distribuer aux consommateurs. 
  • Révisez la police d’assurance contre les pertes d’exploitation : Plusieurs entreprises souscrivent à des polices d’assurances commerciales pour les aider en cas de difficultés commerciales. Examinez attentivement votre police, car certaines compagnies d’assurances n’incluent pas les maladies transmissibles ou les pandémies dans leur couverture. Vérifiez auprès de votre compagnie d’assurances quelles sont vos options si la Covid-19 a un impact sur vos profits. 
  • Créer une unité d’intervention : Mettez sur pied une équipe constituée d’employés dont la tâche est de traiter les problèmes liés à la Covid-19 au fur et à mesure qu’ils se présentent. En affectant une équipe avant tout changement d’activité vous donnez à votre entreprise le temps de créer des plans d’urgence et de se préparer à une action immédiate si nécessaire. (Voir aussi : Conseils pour la communication d’entreprise durant l’épidémie de COVID-19)
  • Suivez l’évolution quotidienne de la situation : Consultez des sources fiables comme l’Agence de la santé publique du Canada, l’OMS et les canaux gouvernementaux locaux pour connaître les mises à jour des politiques concernant les pratiques commerciales et les mesures de quarantaine. 
  • Échangez avec les RH : Prévoyez avec votre service des ressources humaines de répondre aux questions des employés concernant les changements de salaire, d’horaires ou d’avantages sociaux, alors que votre entreprise est en pleine transition en raison de la Covid‑19. 
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