Comment mener efficacement des entrevues virtuelles

Une entrevue en personne constitue généralement la dernière étape du processus de recrutement. Cependant, avec la COVID-19, de nombreux employeurs se sont tournés vers les entrevues virtuelles pour éviter que la pandémie de coronavirus ne nuise à leurs efforts de recrutement.

 

 

Pourquoi faire passer des entrevues virtuelles?

Les entrevues virtuelles respectent les politiques de distanciation sociale recommandées pour prévenir la propagation de la COVID-19. Selon Johns Hopkins Medicine**, le fait de garder une distance d’au moins 2 mètres avec d’autres personnes peut réduire le risque de contracter le virus et de le propager. L’objectif de limiter les contacts en personne avec autrui consiste à « aplatir la courbe », ou à ralentir le taux d’infection de sorte que les établissements de santé puissent fournir des soins adéquats aux personnes malades. En réalisant des entrevues virtuelles, vous pouvez contribuer à réduire la propagation de la COVID-19 et à vous protéger, vous, vos employés de même que le candidat.

 
De plus, grâce aux entrevues virtuelles, vous pourrez rencontrer tous les candidats qui disposent d’excellentes qualifications. Certaines personnes peuvent hésiter à se présenter à une entrevue en personne et refuser ou reporter l’entrevue. Vous risquez ainsi de perdre un candidat idéal.

 

 

Les avantages des entrevues virtuelles 

En plus d’empêcher la propagation de la COVID-19, les entrevues virtuelles sont pratiques étant donné qu’elles nécessitent beaucoup moins de préparation pour le candidat et l’intervieweur. Les candidats peuvent être plus confortables que dans le contexte d’une entrevue en personne et s’exprimer ainsi plus naturellement. De plus, les entrevues virtuelles permettent de s’adapter à des horaires variés et vous donnent l’occasion de vous entretenir avec des candidats du monde entier. Cela est particulièrement important si vous souhaitez faire du recrutement pour des postes de télétravail ou pour un poste qui ne se situe pas dans votre bureau principal.

 

 

Comment se préparer à une entrevue virtuelle

Les étapes suivantes vous permettront de vous préparer efficacement à une entrevue virtuelle :

 

1. Laissez au candidat le temps de se préparer

Il est important de laisser à vos candidats le temps de se préparer à leur entrevue virtuelle, plutôt que de planifier une rencontre le même jour. De cette façon, ils seront plus confiants au moment de l’entrevue. Cela relève également de la courtoisie professionnelle et témoigne de votre professionnalisme ainsi que de votre prévenance en ce qui concerne le déroulement de l’entrevue. 

 
2. Élaborez un système de d’évaluation standardisé

Tout comme pour les entrevues en personne, concevez et utilisez un système standardisé pour faire le suivi des évaluations des qualifications de chaque candidat durant le processus des entrevues. Une fois toutes les entrevues terminées, servez-vous de votre système de notation pour sélectionner les candidats les plus prometteurs.

 

3. Choisissez un endroit calme pour mener vos entrevues

Si vous devez mener vos entrevues à partir de votre domicile, choisissez une pièce calme sans distractions pour mieux vous concentrer et prévenez les personnes qui vivent avec vous afin qu’elles soient aussi silencieuses que possible. Reproduisez le contexte professionnel d’une entrevue en personne, en veillant à avoir un arrière-plan neutre par exemple, afin que le candidat ne soit pas distrait par celui-ci.

 

4. Formulez des questions à l’avance

Préparez les questions que vous voulez poser lors de cette entrevue virtuelle. Passez en revue les informations fournies par le candidat, notamment son CV, sa lettre de présentation et tout document supplémentaire. Utilisez ces informations pour rédiger les questions que vous souhaitez lui poser au sujet de son expérience et de ses qualifications précises. Dressez également une liste de questions liées à l’emploi que vous poserez à chaque candidat pour votre système d’évaluation standardisé.

 

5. Testez votre connexion Internet

Contrairement aux entrevues en personne, les entrevues virtuelles dépendent de votre connexion Internet et de celle du candidat. Une bonne connexion vous évite de rater une partie de l’entrevue et vous permet de vous assurer que votre vidéo est claire. Avant de commencer l’entrevue, testez votre connexion à plusieurs reprises. Assurez-vous que votre microphone et votre caméra Web fonctionnent correctement et, au besoin, faites des tests avec un collègue.  

 

6. Envoyez au candidat un courriel d’invitation à l’entrevue virtuelle

L’invitation doit préciser le jour et l’heure de l’entrevue, ainsi que tous les renseignements nécessaires pour avoir accès au logiciel que vous utiliserez pour l’entrevue. Soyez très clair au sujet de la structure de l’entrevue, afin que les candidats sachent à quoi s’attendre. Par exemple, si un code d’accès est nécessaire pour se connecter à l’entrevue, indiquez cette information à un endroit bien visible dans le courriel. Ajoutez la durée prévue de l’entrevue, ainsi que tout document ou information supplémentaire que vous souhaitez que le candidat ait sous la main.

 

 

Comment mener une entrevue virtuelle

Voici les étapes à suivre pour mener une entrevue virtuelle avec un candidat :

 

1. Portez une tenue professionnelle

Il est important de choisir vos vêtements avec soin afin de créer une atmosphère professionnelle. Vous montrerez ainsi que vous prenez le processus des entrevues au sérieux, même lorsque vous les menez à distance. Cela peut aider un candidat à avoir davantage confiance en votre entreprise.

 

2. Menez l’entrevue virtuelle de la même manière qu’une entrevue en personne

Les entrevues virtuelles peuvent sembler plus informelles que celles en personne, mais il est important que vous considériez les entrevues à distance exactement comme celles que vous organisez à votre bureau. Employez un langage professionnel  (cela comprend le langage corporel) et restez concentré. Désactivez les notifications de votre téléphone et de votre ordinateur pour éviter toute distraction. Accordez toute votre attention au candidat et établissez un contact visuel direct en regardant la caméra de votre ordinateur plutôt que l’écran.

 

3. Posez les questions que vous avez préparées

Servez-vous de la liste de questions que vous avez rédigées pour ne pas perdre le fil. Pour chacune des questions, notez la réponse du candidat afin de pouvoir les consulter ultérieurement.

 

4. Laissez au candidat le temps de répondre

Parfois, il peut y avoir un décalage lorsque l’on utilise un ordinateur ou un téléphone pour mener une entrevue. Pour remédier à ce décalage, donnez au candidat suffisamment de temps pour répondre. Si la réponse du candidat est interrompue, demandez-lui de la répéter pour vous assurer d’entendre tout ce qu’il veut vous dire.

 

5. Parlez de la culture et des valeurs de votre entreprise

Il peut être difficile pour les candidats de se faire une idée de la culture d’entreprise et de l’environnement de travail lors des entrevues virtuelles. Informez chaque candidat de ce qu’il peut espérer de la culture de votre entreprise et des valeurs qu’elle véhicule. Vous pouvez également décrire l’environnement de travail pour que le candidat ait une meilleure idée de ce à quoi il peut s’attendre si vous l’embauchez.

 

6. Informez le candidat de la suite du processus

À la fin de chaque entrevue virtuelle, dites à chaque candidat la date à laquelle vous prévoyez pourvoir le poste, la manière dont vous l’informerez concernant l’obtention ou non de l’emploi et si vous avez besoin d’informations supplémentaires de sa part pour évaluer sa candidature. Vous devriez également indiquer aux candidats comment votre entreprise compte faire face à la situation du coronavirus à l’avenir et ce à quoi ils peuvent s’attendre pour la suite.

 

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** Article en anglais