Emplois adjointe administrative (Montréal, QC)

About the firm

BLP Lawyers is a legal professional services firm, specializing in business law and commercial litigation. Our office was founded four years ago in the heart of old Montreal and is currently experiencing significant growth. Our success is driven by our vision and unique approach to create value for our clients. We take a keen interest to understand and focus on our clients’ overall needs and work with them through all steps of a project, all while providing them with expert legal counsel and guidance in a collaborative and caring manner. We pride ourselves on being a tight-knit team, that enjoys working together as much as we enjoy socializing and being together as a team. Join us and be part of a successful winning team!

Job Description

The Administrative Assistant’s role is to oversee daily office operations, manage administrative tasks, and support the smooth functioning of the office. They will be working with every department to ensure the smooth running of the office and help improve the office’s day-to-day operation. The ideal candidate will have a minimum of two years of experience as an administrative assistant or a similar position.

Responsibilities

• Organize workflow through administrative tasks and oversee general office operations ;
• Manage filing systems, keep files up to date and maintain IT infrastructure ;
• Assist with human resources tasks such as onboarding new employees, scheduling meetings/interviews with candidate, collecting CV’s, etc. ;
• Maintain employee records of days absent, vacation, statutory holidays and sick days ;
• Manage the front desk, greet visitors, answer phones, and perform administrative tasks to ensure smooth operations and a welcoming environment;
• Assist with marketing initiatives such as ordering supplies, communicating with marketing team, planning events, managing events calendar, etc.;
• Create new organizational processes for the office that will allow for an overall smoother work flow.

Skills

• Ability to manage multiple tasks and deadlines efficiently;
• Manage time efficiently and prioritize tasks according to their importance;
• Excellent problem solving, business acumen, analytical and organizational skills;
• Self-driven and resourceful;
• Excellent interpersonal and communication skills;
• Strong writing skills in English and French;
• Proactive, creative and quick learner.

Benefits

• Bonus based on performance
• Comprehensive group insurance
• Paid time off
• Other

Location: Montreal Company offices

Schedule: Company offices, Monday to Friday

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À propose de nous :

BLP Avocats est un cabinet de services juridiques professionnels, spécialisé en droit des affaires et en litige commercial. Notre bureau a été fondé il y a quatre ans au cœur du vieux Montréal et connaît actuellement une croissance considérable. Notre succès est dû à notre vision et à notre approche unique pour créer de la valeur pour nos clients. Nous nous concentrons sur les besoins globaux de nos clients et travaillons avec eux à toutes les étapes d'un projet, tout en leur fournissant des conseils juridiques d'experts dans un esprit de collaboration et d'attention. Nous sommes fiers d'être une équipe soudée, qui aime travailler ensemble autant que nous aimons socialiser et être ensemble en tant qu'équipe. Rejoignez-nous et faites partie d'une équipe gagnante !

Description de travail

Le rôle de l'assitante adminitrative est de superviser les opérations quotidiennes du bureau, de gérer les tâches administratives et de soutenir le bon fonctionnement du bureau. Elle travaillera avec tous les services pour assurer le bon fonctionnement du bureau et contribuer à l'amélioration de son fonctionnement quotidien. Le candidat idéal doit avoir au moins deux ans d'expérience en tant qu'assistant de direction ou dans un poste similaire.

Responsabilités

• Organiser le flux de travail par des tâches administratives et superviser les opérations générales du bureau ;
• Aider dans les tâches aux ressources humaines telles que la réception des nouveaux employés, la planification des réunions / entrevues avec les candidats, la compilation des résumés, etc. ;
• Garder à jour les dossiers des employés concernant les jours d’absence, les vacances, les jours fériés et les congés de maladie ;
• Gérer la réception, accueillir les visiteurs, répondre au téléphone et effectuer des tâches administratives afin d'assurer le bon déroulement des opérations et de créer un environnement accueillant ;
• Aider aux initiatives de marketing telles que la commande de matériaux, communiquer avec l’équipe de marketing, planifier des événements, gérer le calendrier des événements, etc. ;
• Mettre en œuvre des processus pour améliorer l’efficacité du bureau.

Compétences

• Être capable de travailler sous pression et de respecter des délais serrés ;
• Gérer efficacement son temps et prioriser les tâches en fonction de leur importance ;
• Détenir d’excellentes aptitudes à la résolution de problèmes, un sens des affaires, des capacités d'analyse et d'organisation ;
• Faire preuve d’autonomie et de débrouillardise ;
• Avoir d’excellentes aptitudes interpersonnelles et de communication ;
• Forte compétence pour rédiger et communiquer autant en français qu’en anglais ;
• Être proactif, créatif et apprendre rapidement.

Avantages

• Bonus basé sur la performance
• Assurance de groupe complète
• Congés payés
• Autre

Lieu de poste : Montréal, en présentiel

Horaire : Lundi au vendredi

Type d'emploi : Temps plein

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vision
• Congés payés

Horaire :

• Du Lundi au Vendredi

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

• Montréal, QC H2Y 2M8: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Souhaité)

Formation:

• DEP/ AEC ou Certificat (Obligatoire)

Expérience:

• secrétariat: 2 ans (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel