Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel RH?

Mis à jour le 19 avril 2023

Les logiciels RH font partie des outils numériques disponibles pour les personnes qui exercent au sein de l'administration d'une entreprise. Il existe plusieurs logiciels conçus pour les ressources humaines. Chacun présente des options qui correspondent à des besoins RH variés. Dans cet article, nous détaillons les fonctionnalités et les avantages qui définissent les différents logiciels RH qui existent.Veuillez noter qu'aucune des sociétés, institutions ou organisations mentionnées dans cet article n'est affiliée à Indeed.
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Les objectifs d'utilisation d'un logiciel RH?

De prime abord, un logiciel RH est utilisé dans l'optique d'améliorer l'efficacité des méthodes de gestion des ressources humaines. Concrètement, un logiciel RH est employé pour :
  • Faciliter la communication des informations au sein de l'entreprise.
  • Optimiser le temps de travail en proposant des automatisations et des méthodes de classement des données.
  • Permettre une consultation rapide des informations relatives aux ressources humaines.
  • Assurer un suivi efficace du processus de recrutement.
  • Consulter et arrimer les méthodes de développement professionnel.

Les fonctionnalités communes à la plupart des logiciels RH

Certaines fonctionnalités sont proposées dans pratiquement tous les logiciels RH. Ces options concernent les tâches usuelles des ressources humaines de toute entreprise, c'est-à-dire :
  • les dossiers des membres du personnel;
  • les processus d'accueil et d'intégration;
  • les performances de l'entreprise;
  • la formation continue;
  • les présences et les absences des membres du personnel.

La consultation des dossiers du personnel

Le logiciel RH permet de réaliser des dossiers qui contiennent toutes les informations utiles sur chaque membre du personnel. À partir des fonctionnalités d'un logiciel RH, vous pouvez consulter efficacement les dossiers des employées et des employés. La centralisation de toutes les informations relatives aux membres du personnel facilite de beaucoup vos recherches.

Les processus d'accueil et d'intégration

Le logiciel RH vous permet d'indiquer avec clarté qui sont les personnes responsables d'encadrer les personnes nouvellement arrivées. Vous pouvez aussi consulter les étapes d'intégration ayant été déterminées. La coordination des actions et des personnes impliquées favorise un accueil optimal.L'accueil des personnes nouvellement embauchées est déterminante quant à leur niveau de bien-être. C'est durant les premiers moments au sein de l'entreprise que le sentiment d'appartenance commence à se développer. C'est aussi pendant cette période que les gens se familiarisent avec leurs nouvelles fonctions.La planification des processus d'accueil et d'intégration à même un logiciel RH assure une cohérence au niveau des méthodes de l'entreprise.

La prise de connaissance et l'interprétation des indicateurs clés de performance

À travers un logiciel RH, les indicateurs clés de performance se traduisent par des chiffres et des pourcentages clairs. Ces KPI (key performance indicators) affichent :
  • le nombre de personnes actives et inactives à l'emploi;
  • le taux d'absentéisme;
  • le pourcentage de départs volontaires;
  • le pourcentage de rétention des membres du personnel;
  • le nombre d'années d'ancienneté.
Ces critères d'observation concernent spécifiquement le département des ressources humaines de l'entreprise. Vous pouvez suivre et analyser ces indicateurs afin d'en faire ressortir des tendances. Vos constatations peuvent ensuite se traduire sous forme de rapport à la direction. C'est à partir de ces données que vous pouvez suggérer des pistes d'amélioration.

Faire le point sur le développement professionnel du personnel de l'entreprise

Le développement professionnel représente un enjeu pour toute entreprise. Un logiciel RH est très utile pour consulter les informations relatives à la formation continue de chaque personne à l'emploi. Vous pouvez y indiquer les dates des formations effectuées et les objectifs qui ont été atteints par le biais de chacune d'elles.En fonction des délais de prescription établis par la direction concernant le renouvellement des compétences des employées et employés, il est possible d'automatiser des rappels.

La gestion des demandes de congés des membres du personnel

Un logiciel RH fait office d'outil de gestion des demandes de congés des membres du personnel. Il permet d'y indiquer les motifs soumis. Il permet aussi de recenser la liste des absences et des présences de chaque personne à l'emploi de l'entreprise.
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Quelques logiciels RH reconnus pour leur efficacité

Voici des exemples de logiciels RH qui ont fait leurs preuves auprès des entreprises :

Le logiciel Folks

Une des particularités du logiciel RH Folks est que les employés peuvent eux-mêmes effectuer la mise à jour de leurs informations personnelles. Pour ce faire, il leur suffit de se connecter à leur profil employé.En se connectant au logiciel RH, ces derniers ont la possibilité de soumettre des demandes de congés et de vacances. Comme administrateur ou administratrice du logiciel RH, vous pouvez consulter un calendrier numérique qui s'actualise au rythme des demandes de congés qui sont acceptées.Outre la gestion des congés, voici d'autres tâches que le logiciel Folks vous permet de faire :
  • évaluer de performance des employés;
  • créer une échelle salariale par titre d'emploi;
  • soumettre des sondages de satisfaction au travail aux membres du personnel;
  • déposer des communications dans un portail qui fait partie du logiciel;
  • traiter les paies.

Le logiciel Monday

Ce logiciel RH mise sur une approche collaborative. Il est surtout utilisé pour :
  • visualiser la gestion des ressources humaines à travers un tableau de bord;
  • distribuer les étapes de recrutement entre plusieurs personnes;
  • suivre les indicateurs de performance des membres du personnel;
  • automatiser des tâches;
  • effectuer des tâches RH sur le logiciel tout en utilisant des solutions collaboratives (Google Drive, Outlook, etc.).

Le logiciel Lucca

Le logiciel RH Lucas met en avant la notion de flexibilité. Ses fonctionnalités vous permettent de :
  • traiter les finances de l'entreprise;
  • organiser les activités de l'entreprise dans un calendrier;
  • intégrer des outils variés (collaboratifs et gestion comptabilité).

Le logiciel Sympa HR

Le logiciel Sympa HR oriente principalement ses fonctionnalités vers la facilitation des activités qui impactent directement le personnel :
  • les activités de recrutement;
  • les activités d'accueil et d'intégration;
  • la gestion des départs;
  • la performance des membres du personnel.

Le logiciel Factorial

Le logiciel RH Factorial mise énormément sur l'automatisation des tâches administratives. Toutes les fonctions qui concernent directement le traitement d'informations sur les membres du personnel sont rendues optimales.

Le logiciel Nibelis

Le logiciel Nibelis se concentre principalement sur les tâches de gestion du temps et de traitement de paie. Ses fonctionnalités vous permettent entre autres de :
  • gérer les données financières;
  • calculer les budgets;
  • préparer les factures;
  • effectuer les paies.

Le logiciel PeopleSpheres

La principale orientation de ce logiciel RH est la centralisation des données. Ce bassin d'information vous permet de :
  • organiser les processus de recrutement et de formation;
  • gérer le temps;
  • gérer la paie;
  • gérer les congés et les absences des membres du personnel.
Lorsque vous ou votre employeur arrêtez votre choix sur un logiciel RH en particulier, assurez-vous de faire un choix judicieux. La première étape consiste à faire ressortir vos besoins en matière de logistique. Une fois les domaines ciblés, vous comparez ceux-ci aux fonctionnalités des différents logiciels RH.En conclusion, il existe une grande variété de logiciels RH. Tous sont conçus dans l'objectif de faciliter votre travail de gestion des ressources humaines. Alors que certains logiciels RH s'appliquent à tous les secteurs d'activités, d'autres se spécialisent dans des tâches bien précises. Avant d'arrêter votre choix sur un logiciel RH en particulier, il est important d'avoir pris le temps de s'informer sur plusieurs.Cet article a été rédigé à partir des renseignements disponibles au moment de sa rédaction. Puisque ces renseignements peuvent changer à tout moment, Indeed ne garantit pas leur exactitude. Veuillez contacter vos ressources locales pour obtenir les informations les plus récentes sur ce sujet.
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