Quelles sont les compétences pour être réceptionniste?

Mis à jour le 8 mai 2023

Une personne qui désire être réceptionniste doit posséder certaines compétences particulières puisqu'elle représente le trait d'union entre l'entreprise et le monde extérieur. Nous vous expliquons dans cet article tout ce qu'il faut savoir sur le métier de réceptionniste et les compétences requises dans ce milieu.
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Quelles sont les compétences pour être réceptionniste?

Les compétences requises pour travailler comme réceptionniste correspondent à l'ensemble des connaissances à détenir pour réaliser efficacement ses tâches quotidiennes. Son rôle principal consiste à accueillir, à renseigner et à orienter les usagers au téléphone ou sur place. Pour offrir un service de qualité, il faut faire preuve de polyvalence. Voici quelques compétences et qualités indispensables pour être réceptionniste.

L'aisance en communication

Les tâches principales relatives au métier de réceptionniste consistent à recevoir et à renseigner les usagers et les usagères qui vont et qui viennent dans l'entreprise. Pour ce faire, plusieurs canaux de communication sont ainsi utilisés (téléphone, courriel ou échange verbal).Pour rendre ces échanges productifs, il faut faire preuve d'une certaine aisance en communication aussi bien à l'oral qu'à l'écrit. Une communication fluide et efficace est une compétence opérationnelle importante et indispensable pour devenir réceptionniste.À lire également : Guide de communication efficace en entreprise

La maîtrise des outils de travail

Les tâches quotidiennes des réceptionnistes impliquent la manipulation d'outils de travail. Téléphone, ordinateur, standard : savoir utiliser l'ensemble de ces appareils s'avère donc nécessaire. À cela s'ajoutent des logiciels spécialisés utilisés pendant l'exercice du métier. Pour être réceptionniste, il faut être habile avec ces outils.

La connaissance de plusieurs langues

En raison de la diversité de la clientèle, les réceptionnistes doivent avoir la capacité de comprendre et de répondre le mieux possible à chaque personne dans sa langue natale. Pour exceller dans cette tâche, la connaissance de plusieurs langues est donc un atout.En fonction de la position géographique de l'établissement et de son domaine d'activité, des langues spécifiques seront requises. Au Canada, les langues recherchées sont le français et l'anglais.

La maîtrise des techniques de résolution de problèmes

Un rendez-vous manqué, une cliente insatisfaite ou un visiteur ayant un pépin sont autant de problèmes auxquels les réceptionnistes doivent faire face chaque jour. En effet, certaines situations requièrent de la polyvalence.Il existe, pour ce faire, plusieurs méthodes de résolution de problèmes complexes en entreprise et en maîtriser quelques-unes est un atout considérable pour travailler comme réceptionniste.Lorsqu'il s'agit de décrire le profil professionnel par excellence, les compétences techniques ne sauraient être dissociées des compétences comportementales. C'est pour cette raison que nous avons recensé quelques qualités incontournables que les réceptionnistes doivent posséder.

Les qualités privilégiées pour les réceptionnistes

Les réceptionnistes sont le visage de leur l'entreprise. Par définition, il s'agit de la première personne que rencontre un visiteur lorsqu'il arrive dans l'entreprise. La capacité d'accueillir convenablement les gens est alors des plus importante.La responsabilité des réceptionnistes est donc considérable. Les réceptionnistes doivent bien sûr faire preuve de courtoisie, mais leur travail va bien au-delà de cela. Leur travail exige d'excellentes compétences.

Le sens de l'organisation

La gestion de l'information incombe aux réceptionnistes. Quelle qu'en soit la provenance, les réceptionnistes doivent la traiter et l'acheminer vers ses destinataires respectifs. Pour bien réaliser cette tâche, les réceptionnistes doivent démontrer un bon sens de l'organisation, de la discrétion et de la minutie.Grâce à ces qualités, la gestion des tâches qui incombent à la réception en sera optimisée.

Bonne présentation physique

Représentant l'image ou le visage de l'entreprise, les réceptionnistes doivent porter des vêtements appropriés et être de bonne humeur. Par leur présentation, les réceptionnistes doivent refléter la dynamique de l'entreprise et donner une bonne image de celle-ci.Certaines organisations ont d'ailleurs opté pour des uniformes afin de s'assurer que cette qualité soit respectée. Il est donc recommandé d'adopter une tenue professionnelle, neutre et sobre visant à refléter une image positive de l'entreprise.

La capacité à bien gérer son stress et la polyvalence

Il arrive parfois que les réceptionnistes se retrouvent à devoir réaliser plusieurs tâches à la fois. Entre le téléphone qui sonne, une personne qui attend des renseignements et des réunions à organiser, il faut savoir gérer le stress et bien maîtriser ses émotions.À lire également : Nos meilleures astuces pour travailler sous pression

L'écoute active

Les réceptionnistes doivent aussi écouter et traiter les questions et les réclamations de la clientèle. Pour exceller dans cette mission, vous devrez posséder une grande capacité d'écoute. Cette qualité vous permettra aussi d'offrir un service de qualité, tout en optimisant les autres services. De plus, l'écoute active vous permettra de :
  • favoriser une meilleure collaboration;
  • analyser les besoins des clients et clientes;
  • faire preuve d'empathie;
  • mieux résoudre les conflits;
  • améliorer la communication;
  • instaurer un climat de confiance.
Aussi, l'écoute active permet aux réceptionnistes de développer une plus grande patience face aux situations complexes.À lire également : L'écoute active : écouter de façon attentive et utile

Comment améliorer les compétences des réceptionnistes?

Vous occupez le poste de réceptionniste ou aimeriez exercer ce métier? Voici quelques conseils pour renforcer vos compétences.

Travailler votre communication orale et écrite

La communication est l'élément essentiel qui permet aux réceptionnistes d'accomplir efficacement leurs tâches. C'est pour cette raison qu'il faut s'exercer quotidiennement afin de la parfaire.Le cas échéant, pratiquez une écoute active au téléphone, en essayant de comprendre ce que dit la personne à qui vous parlez. Résumez ensuite toujours ses propos pour vous assurer que vous avez bien saisi son message. Vous pouvez également pratiquer votre communication lorsque vous traitez des demandes en personne.À lire également : Comment améliorer sa communication verbale

Perfectionner votre professionnalisme

Faire preuve de professionnalisme toute la journée consiste à traiter toutes les personnes qui s'adressent à vous (les collègues comme les clients ou clientes) avec le même niveau de professionnalisme. La meilleure façon d'y parvenir est de :
  • rester respectueux et poli;
  • être empathique;
  • rester honnête;
  • rassurer la personne;
  • écouter attentivement la personne sans l'interrompre;
  • se souvenir des noms des clients et clientes.
Mettez en pratique ces conseils afin de fidéliser votre clientèle. Cela vous permettra aussi de progresser dans l'entreprise.

Prendre des notes

Prenez l'habitude de prendre des notes. Cette méthode vous permettra de mieux gérer vos tâches quotidiennes. De plus, la prise de notes vous permet de vous concentrer davantage sur les détails.Vous connaissez maintenant toutes les compétences requises pour le métier de réceptionniste. En ce qui concerne les compétences opérationnelles, vous pouvez les développer au moyen d'une formation initiale, professionnelle ou continue. Les compétences interpersonnelles quant à elles peuvent être améliorées avec plus de pratique.
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