Comment rédiger un CV de secrétaire administrative polyvalente?

Comment rédiger un CV de secrétaire administrative polyvalente? Le curriculum vitae occupe une place importante dans un dossier de candidature, car c'est lui qui renseigne le recruteur sur vos compétences et le convainc de vous convier à une entrevue. Il doit donc être rédigé avec soin et surtout, respecter une méthodologie spécifique que vous découvrirez dans cet article.

Le modèle présenté dans cet article est fourni uniquement à titre d'exemple et pourrait nécessiter des modifications pour être conforme aux normes établies.

Comment rédiger un bon CV de secrétaire administrative?

Avant d'aborder les règles de rédaction d'un CV spécifique au poste de secrétaire administrative, il convient déjà de définir l'intérêt de rédiger un tel document et d'en présenter les parties.

Quel est l'intérêt d'écrire un CV?

De manière générale, le CV professionnel est un document qui permet de postuler une offre d'emploi. Il constitue, avec la lettre de motivation, la pièce maîtresse du dossier de candidature que vous adressez au recruteur. Si la lettre démontre votre engagement, le CV présente quant à lui vos compétences techniques et les atouts qui font de vous le candidat idéal pour le poste à pourvoir. Bien rédigé, il permet alors de capter plus rapidement l'attention du gestionnaire et de vous démarquer de la concurrence.

Quelles sont les parties d'un CV professionnel?

Comme tout document administratif, le CV professionnel est structuré et sa rédaction répond à des règles spécifiques. Il comprend plusieurs parties qui, mises ensemble, permettent d'avoir une idée globale de votre profil professionnel. Les parties les plus importantes sont :

• La présentation : C'est l'étape d'entrée. Souvenez-vous que le CV professionnel représente votre premier contact avec l'environnement interne de l'entreprise. Il est donc important de vous présenter afin que le recruteur puisse clairement vous identifier et vous joindre en cas de besoin. Vous indiquez ici vos noms et prénoms, lieu de résidence, numéro de téléphone, adresse électronique, etc.

• Le résumé professionnel : C'est un paragraphe introductif dans lequel vous présentez brièvement vos acquis professionnels et vos aspirations ou objectifs. Il doit être percutant et donner envie au recruteur d'en apprendre davantage sur vous.

• Le cursus scolaire ou académique : Présentez vos diplômes par ordre décroissant, c'est-à-dire du plus récent au plus ancien. Attention, il ne s'agit pas de retracer tout votre parcours académique, mais d'évoquer simplement les formations et les certifications qui vous semblent pertinentes pour le poste convoité.

• L'expérience professionnelle : Présentez ici tous les emplois que vous avez occupés par le passé et qui sont en relation directe avec le poste à pourvoir. Pensez également à bien respecter l'ordre chronologique. Si c’est votre premier emploi, mentionnez les stages que vous avez effectués en précisant les missions et tâches qui vous ont été confiées.

• Les aptitudes et les compétences : Ce sont les compétences professionnelles qui, d'après vous, vous permettront de mener à bien vos différentes tâches et activités professionnelles dans le cadre du poste convoité. N'hésitez surtout pas à mentionner quelques compétences interpersonnelles. Elles peuvent avoir un impact important sur votre candidature et vous aider à obtenir le poste.

• Les centres d’intérêt : C'est la dernière partie du CV. Elle n'est pas obligatoire, mais nécessaire. Elle présente vos loisirs et vos passe-temps favoris. Si ce segment s'avère fantaisiste pour certains, il faut savoir que ces informations renseignent le recruteur sur votre personnalité.

Lorsque vous faites la mise en page de votre CV, assurez-vous qu'il est sobre et aéré. Cela facilite sa lecture et vous évitez ainsi de fournir un document rebutant au recruteur.

Quel est le meilleur CV pour une secrétaire administrative polyvalente?

Comme mentionné plus haut, les compétences sont un point essentiel à indiquer dans ce type de CV. Elles apparaissent généralement après les coordonnées personnelles et les formations que vous avez suivies jusque-là. Nous pouvons les subdiviser en deux groupes.

Les compétences indispensables

Pour être efficace, une bonne secrétaire administrative doit posséder :

• une aisance relationnelle;

• une bonne maîtrise des logiciels et des outils bureautiques;

• des compétences rédactionnelles;

• des aptitudes de coordination et de planification pour programmer les réunions et les rencontres de sa hiérarchie.

Vous devez aussi être une personne organisée et, surtout, savoir hiérarchiser vos tâches de manière à les classer par ordre de priorité. Pour ce faire, n'hésitez pas à recourir aux nombreux outils de planification offerts sur Internet.

Les compétences propres

Pour vous démarquer, vous devez posséder des qualités supplémentaires. Indiquez-les. Ainsi, vous pouvez par exemple souligner votre :

• vitesse de frappe (bien au-dessus de la moyenne générale);

• sens du discernement et d'analyse;

• capacité à gérer les bases de données.

Vous pouvez aussi mentionner la maîtrise d'une ou deux langues étrangères et votre disposition à réagir promptement à une demande ou à une mission.

Nos conseils pour un CV bien rédigé

Comme toutes les fonctions administratives, le poste de secrétaire administratif demande de la minutie et de la précision.

• Favoriser la clarté et la concision : abstenez-vous des fantaisies que les recruteurs trouvent souvent dans les CV. Réalisez plutôt un CV professionnel rédigé dans le respect de la typographie habituelle en matière de bureautique (format lettre, 21,6 × 27,9 cm). Ajoutez quelques couleurs pour le rendre plus attrayant, par exemple en utilisant celles qui rappellent l’entreprise que vous souhaitez rejoindre.

• Évaluer ses responsabilités : quelle que soit la durée de votre carrière, les recruteurs ne s'intéressent habituellement qu’aux trois ou quatre derniers postes occupés. Énumérez-les en précisant les missions inhérentes (notamment les plus significatives) et mentionnez vos accomplissements.

• Souligner sa polyvalence : les secrétaires sont généralement des personnes multitâches. De nombreuses missions leur sont confiées au quotidien et elles doivent toutes les accomplir de manière efficace.

Retrouvez ci-dessous un modèle de CV professionnel adapté à la profession de secrétaire administrative polyvalente.

À lire également : Quelle est la formation à suivre pour devenir secrétaire?

Modèle d’un CV de secrétaire administrative polyvalente

[Prénoms et noms]
[Téléphone]
[Courriel]

SECRÉTAIRE ADMINISTRATIVE POLYVALENTE

Objectif professionnel
Secrétaire administrative avec [PRÉCISER] années d’expérience, je souhaite vivement intégrer votre équipe dans le but de mettre mon expertise à votre service. Enthousiaste, passionnée et dynamique, je voudrais m'investir dans la fonction pour laquelle je postule ce jour.

EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES

Secrétaire administratif au sein de l'entreprise…
Service administratif
[Nom de l'entreprise]
[Ville]
[Période]

Stagiaire académique au sein de l'entreprise…
Service d'accueil et de saisie des documents
[Nom de l'entreprise]
[Ville]
[Période]

FORMATIONS

D.E.P. en secrétariat et en gestion comptable
[HEC Montréal]
[Ville]
[Année]

Baccalauréat en administration (spécialisée) par cumul de gestion
[HEC Montréal]
[ville]
[Année]

COMPÉTENCES

Maîtrise des logiciels bureautiques, rédaction de comptes rendus et gestion de bases de données clients-entreprise.
Tenue des dossiers administratifs
Numérisation, classement et enregistrement de données

CENTRES D'INTÉRÊT

Informatique
Voyages

En définitive, un CV bien rédigé peut considérablement optimiser vos chances d'obtenir le poste, notamment lorsqu'il s'agit d'un poste délicat comme celui de secrétaire administrative polyvalente. Vous devez faire preuve de minutie et vous assurer que votre document respecte la méthodologie requise. Mettez en valeur vos compétences et aptitudes qui correspondent aux exigences du poste visé.

Vous pouvez aussi l'accompagner d'une lettre de motivation dans laquelle vous pouvez exprimer votre enthousiasme à intégrer la nouvelle entreprise et souligner vos atouts pertinents pour le poste.

Article connexe : Comment rédiger une lettre de motivation pour le poste de secrétaire polyvalente?