CVs et lettres de présentation

Comment Terminer un Courriel

December 17, 2020

La fin d'un courriel est tout aussi importante que le corps du message. Elle vous permet d'indiquer votre intention à votre destinataire ou tout simplement de lui transmettre vos salutations. Un courriel bien terminé peut même faciliter la transmission d'un message moins plaisant à recevoir.

Toutefois, certains ne savent pas de quelle manière conclure un courriel. Pour cette raison, nous vous proposons un guide contenant les lignes directrices pour terminer un courriel en toute élégance.

Pourquoi bien terminer un courriel?

Le courriel est une façon rapide de communiquer. Malgré sa rapidité et le fait qu'il peut être très court, le courriel doit être pris au sérieux. Un courriel bien rédigé se termine par une conclusion et une formule de salutation appropriées à la situation.

Un courriel ne se termine pas de la même façon si vous connaissez personnellement le destinataire. Un courriel adressé à un employeur ou à un recruteur ne se conclut pas avec les mêmes formules qu'on utilise pour un courriel adressé à un collègue.

La différence entre terminer un courriel et une lettre

De nos jours, les lettres papier sont plus souvent réservées à des communications officielles. Bien qu'un courriel peut être tout aussi officiel, il s'agit aussi d'un moyen rapide et pratique de communiquer de façon informelle ou d'envoyer de courtes informations.

Puisque la lettre et le courriel diffèrent légèrement dans leur usage, on ne les termine pas toujours de la même façon. En règle générale, les formules de salutation en fin de courriel peuvent être plus courtes et moins formelles que dans le cas d'une lettre.

Les parties de la fin d'un courriel

Comme dans le cas d'une lettre traditionnelle, la fin d'un courriel est composée de deux parties : la formule de salutation (aussi appelée formule de politesse) et votre signature. D'un courriel à l'autre, c'est la formule de salutation qui changera selon votre destinataire et l'intention du courriel. Votre signature quant à elle demeura la même d'un courriel à l'autre.

La salutation dans un courriel

Comme dans une lettre traditionnelle, la salutation d'un courriel est située entre le corps du texte et la signature. Elle peut être précédée par une phrase rappelant l'intention de votre courriel.

Les formules de salutation pour terminer un courriel sont généralement plus courtes que celle que l'on retrouve dans le bas d'une lettre papier. Toutefois, rien ne vous empêche d'utiliser une formule longue, tout particulièrement dans le cas d'un premier échange. Pour savoir comment écrire une formule longue, vous pouvez lire notre article Comment terminer une lettre.

De plus, les mêmes règles s'appliquent que dans le cas d'une lettre. Si votre salutation ne fait que quelques mots et ne constitue pas une phrase, elle sera suivie d'une virgule. Si vous optez pour une phrase complète, celle-ci doit s'achever par un point. On distinguera les formules courtes en fonction de leur degré de formalité.

Exemple de salutations professionnelles :

  • Salutations distinguées,
  • Salutations,
  • Respectueusement,
  • Sentiments distingués,
  • Bonne lecture,
  • Merci de votre collaboration,
  • Au plaisir de vous voir,
  • Meilleures salutations,

Exemples de salutations à caractère personnel :

  • Amicalement,
  • Toutes mes amitiés,
  • Amitiés,
  • Cordialement,
  • Meilleurs souvenirs,
  • Affectueux souvenirs,
  • Bien à vous,
  • Cordialement vôtre,
  • Sincèrement vôtre,

La signature

Il s'agit simplement d'inscrire votre prénom et votre nom suivis de vos coordonnées. La signature vous permet de vous présenter brièvement à votre destinataire. Parmi les éléments qu'on peut retrouver dans la signature, il y a dans l'ordre :

  • Prénom et nom de famille
  • Poste, fonction ou présentation professionnelle
  • Entreprise
  • Adresse
  • Ville (province), code postal
  • Numéro de téléphone
  • Adresse de courriel ou site web d'entreprise

Notez que seuls le prénom et le nom de famille suffisent. Les autres éléments sont laissés à votre discrétion. Cependant, si vous cherchez à démontrer votre sérieux et votre professionnalisme, n'hésitez pas à les ajouter à votre signature. D'ailleurs, la plupart de services de messagerie électronique vous permettront d'enregistrer une signature personnalisée qui s'affichera au bas de chacun de vos courriels.

Exemple de signature pour courriel :

Michel Guay

Directeur des opérations

CAD Construction

80, rue de la Cathédrale

Montréal (Québec)

Tél. : 512 761-5770

www.cadconstruction.com

Comment terminer les différents types de courriels?

Comme nous l'avons mentionné plutôt, la salutation employée peut changer selon l'intention de votre courriel et votre destinataire. Comme toutes les formules courtes professionnelles énumérées plus haut conviennent, nous nous concentrerons sur des exemples de phrases de conclusion qui précèdent la salutation. Celles-ci ont pour objectif de rappeler l'objet de la lettre ou de faire part de vos attentes pour la suite des choses.

Comment terminer un courriel d'affaires

Les courriels d'affaires regroupent plusieurs types de courriels. Ils ont cependant un dénominateur commun : ils sont adressés à une personne avec lesquelles vous entretenez des liens professionnels ou commerciaux.

Il peut s'agir d'une offre de services, d'une demande d'information, de la transmission d'informations, d'un accusé-réception, etc. Si toutefois, l'objet du courriel demeure assez général, vous pouvez utiliser une conclusion dans laquelle vous soulignez la collaboration qui marque la relation que vous entretenez avec le destinataire.

Exemple :

[]

Merci de l'intérêt que vous portez à notre collaboration.

Cordialement,

Comment terminer un courriel d'offre de services

Le courriel d'offre de service se terminera différemment selon la manière dont vous avez présenté votre offre dans le corps de votre texte. Selon la relation que vous entretenez déjà avec votre client, vous pouvez utiliser une formule courte ou une formule longue. Si certains documents en pièce jointe accompagnent le courriel, il est aussi possible de le mentionner.

Exemple de formule courte :

[]

Je vous remercie d'avoir pris connaissance de notre offre de services.

Meilleures salutations,

Exemple de formule longue :

[]

En espérant que l'offre des Services de Graphisme XYZ saura correspondre à vos besoins, je vous prie d'agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

Exemple avec pièce jointe :

Vous trouverez joints à ce courriel, notre offre de services et le détail de nos tarifs.

Dans l'espoir d'une collaboration future, veuillez recevoir, Monsieur le Directeur, l'expression de mon profond respect.

Comment terminer un courriel de demande d'information

Dans le cas d'une demande d'information, vous pouvez réitérer votre désir d'obtenir une réponse. Cela peut être fait en une seule phrase servant de conclusion et de salutation, ou en deux phrases distinctes.

Exemple :

[]

Dans l'attente d'une réponse de votre part, recevez mes meilleures salutations.

Exemple :

[]

Je vous remercie à l'avance de me transmettre ces informations.

Meilleures salutations,

Comment terminer un courriel de recrutement

Dans le cadre d'un courriel de recrutement, la formule longue peut convenir pour la première fois que vous répondez.

Exemple :

[]

Dans l'attente d'une réponse favorable, veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments les meilleurs.

Tout dépendamment du niveau de formalité exigé par l'emploi auquel vous postulez, vous pouvez utiliser des formules courtes lors des courriels suivants.

Exemple :

J'ai bien reçu votre courriel.

Vous trouverez ci-joints les documents que vous m'avez demandés.

Salutations,

Comment terminer un courriel informel

Si votre courriel s'adresse à un collègue que vous connaissez bien, à un membre de votre famille ou à un ami, vous pouvez recourir à des formules de salutations informelles. Dans ce cas, très peu de normes dictent ces formules de salutation. Celles-ci sont parfois proches des salutations que l'on retrouve à l'oral. Comme les formules courtes, elles se terminent par une virgule.

Exemples de salutations informelles :

  • À bientôt,
  • À tantôt,
  • À tout à l'heure,
  • On se parle bientôt,

Dans quelles situations peut-on omettre la salutation?

Il y a certaines situations où il est acceptable d'omettre la formule de salutation. Dans la plupart des cas, vous connaissez bien la personne et celle-ci s'attend à recevoir un courriel de votre part.

Par exemple, si vous avez convenu verbalement avec un collègue de l'envoi d'un fichier ou d'une information précise, il pourrait être acceptable de ne pas écrire de salutation. Sinon, un simple « merci, » suivi de votre signature peut suffire.

De plus en plus d'entreprises ont recours à des services de messagerie instantanée pour les messages plus courts. De la même manière qu'il n'est pas nécessaire d'utiliser de formule de salutation dans ce genre de communication, les courriels très courts n'en ont pas besoin.

Si votre message est plus court que votre salutation et votre nom, il peut être acceptable de ne signer qu'avec son nom ou une signature électronique enregistrée.

Cependant, avant d'envoyer un courriel sans salutation, assurez-vous qu'il s'agit d'une pratique acceptée dans votre milieu de travail. Contentez-vous d'abord de formules courtes. Si vous recevez vous-même des courriels sans salutation, vous pouvez commencer à faire de même.

Exemple :

Objet : Documents pour le projet 446P

Voici les documents que tu m'as demandés plus tôt.

Pierre

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