Développement de carrière

9 manières de rédiger une signature de courriel

May 12, 2021

C'est votre dernière chance de faire bonne impression lorsque vous envoyez un courriel : votre signature. Dans un contexte professionnel, elle est très importante et doit être rédigée de façon à ce que votre interlocuteur ait toutes les informations nécessaires pour rester en contact avec vous. Un employé envoie en moyenne une trentaine de courriels par jour, que ce soit à des collègues de la même entreprise ou à des clients. Une mauvaise signature sera donc vu de nombreuses fois! Par contre, une bonne signature aura facilement de l'impact.

Qu'est-ce qu'une signature de courriel?

À la fin de chaque courriel que vous écrivez, une signature apparaît. C'est la dernière chose que verra votre interlocuteur, c'est donc un espace à prendre en considération. Votre signature de courriel doit répondre à plusieurs objectifs :

  • Elle doit être informative. Dans votre signature de courriel, votre interlocuteur doit savoir tout de suite qui vous êtes et avoir accès à tous les éléments nécessaires pour que vous puissiez rester en contact.
  • Elle doit être professionnelle. Elle doit indiquer votre rôle et le nom de l'entreprise pour laquelle vous travaillez. Elle peut également participer à une campagne pour augmenter vos ventes ou promouvoir votre travail.
  • Elle doit être esthétique. Elle doit être courte, mais doit également attirer l'attention de votre interlocuteur.

Comment créer une signature de courriel automatisée

Vous pouvez automatiser votre signature de courriel : elle apparaîtra automatiquement à la fin de vos courriels. C'est une bonne manière de gagner du temps. Selon le service de messagerie que vous utiliserez, la manière de la modifier ou de la créer ne sera pas exactement la même, mais suivre ces étapes pourra généralement vous aider :

  1. Ouvrez votre messagerie.
  2. Cliquez sur « Paramètres ».
  3. Cliquez sur l'onglet « Signature ».
  4. Ajoutez votre signature.
  5. Éditez le texte, les couleurs, la police et l'image si vous décidez d'en insérer une.
  6. Sauvegardez.
  7. Créez un brouillon de courriel afin de voir à quoi ressemble votre signature sur un ordinateur, mais aussi sur un téléphone cellulaire. Aujourd'hui, un courriel sur deux est consulté sur un téléphone intelligent.

Attention : sur certaines messageries, l'ajout d'une signature ne se fait pas dans l'onglet « Paramètres », mais directement sur la page d'envoi d'un nouveau courriel.

Les éléments à inclure dans votre signature de courriel

Une signature de courriel doit être claire, courte et refléter votre professionnalisme. Au total, elle doit faire environ 4 lignes. Rien ne sert de trop s'étendre. Voici quelques éléments que vous pouvez intégrer à votre signature. Certains doivent absolument y figurer et d'autres sont facultatifs.

Les éléments obligatoires

Certains éléments doivent absolument apparaître sur votre signature de courriel. Ce sont des informations de base dont votre interlocuteur aura besoin pour vous rejoindre en cas de besoin.

  • Votre prénom et votre nom : si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une signature manuscrite scannée au-dessus de votre prénom et de votre nom afin que le courriel apparaisse comme personnalisé.
  • Le nom de votre poste : si vous êtes actuellement en poste, indiquez le titre qui figure sur votre contrat de travail. Si vous êtes à la recherche d'un emploi, vous pouvez écrire le nom du métier que vous souhaitez exercer.
  • Le nom de votre entreprise : si vous êtes en poste, vous pouvez y mettre un lien vers le site internet de votre entreprise.
  • Votre numéro de téléphone : vous pouvez écrire le numéro de votre poste et/ou votre numéro de téléphone portable professionnel ou personnel. Attention, ne surchargez pas votre signature d'informations. N'indiquez que les informations qui sont pertinentes. Si vous êtes en déplacement constamment et n'utilisez que très rarement votre numéro de téléphone fixe, n'indiquez que votre numéro de téléphone portable sur votre signature de courriel.

Les éléments facultatifs

Vous pouvez ajouter d'autres éléments à votre signature, sans que ce soit absolument nécessaire. Il s'agit de détails qui peuvent donner une touche d'originalité ou vous aider dans votre promotion.

  • L'adresse de votre entreprise : il peut être intéressant d'écrire l'adresse postale de votre entreprise dans votre signature de courriel, surtout si la personne à qui vous vous adressez est susceptible de vous écrire par voie postale.
  • Les liens vers les réseaux sociaux : grâce à des boutons cliquables ou à de simples liens, vous pouvez mettre des liens vers les comptes Instagram, Facebook, LinkedIn ou Pinterest de votre entreprise. Si vous souhaitez renvoyer vers vos réseaux sociaux personnels, prêtez bien attention aux contenus partagés sur ces réseaux. N'oubliez pas que vos courriels sont envoyés à des contacts professionnels. Faites également attention à ne faire apparaître ici que les réseaux sociaux que vous mettez régulièrement à jour.
  • Une image : il peut s'agir du logo de votre entreprise ou encore d'une photo de vous permettant ainsi à votre interlocuteur de vous identifier immédiatement.
  • Les polices d'écriture et la couleur : comme il s'agit d'une signature professionnelle, il est préférable de rester sobre. Idéalement, utilisez un maximum de 2 polices et de 2 couleurs différentes. Pour donner du relief, vous pouvez jouer sur les tailles de police.
  • Un avis de confidentialité : dans certains secteurs, il est nécessaire d'inscrire à la fin de ses courriels un avis de confidentialité stipulant que les informations partagées dans ce courriel sont privées et ne doivent pas être partagées. Cela peut être nécessaire pour des professions ayant rapport à la justice, la médecine ou la finance.
  • La promotion d'un contenu personnel : votre signature de courriel peut également servir à promouvoir votre travail ou vos services. Vous écrivez un blogue professionnel? Pourquoi ne pas ajouter le lien à la fin de votre signature? Vos contacts professionnels pourraient être intéressés par votre contenu. Si vous avez écrit un livre, réalisé une formation ou tout autre projet professionnel, vous pouvez également l'indiquer à cet endroit. Prêtez attention à ne partager que des contenus récents ou mis à jour. Modifiez votre signature de courriel dès que les liens ne sont plus d'actualité.
  • Une offre commerciale : vous pouvez ajouter une courte phrase expliquant une offre commerciale en cours dans votre entreprise. Un lien pourra mener directement vers cette offre et vous participerez ainsi à augmenter le chiffre d'affaires de votre entreprise. Veillez constamment à ce qu'elle soit bien d'actualité.

Exemples de signature de courriel

Voici plusieurs exemples de signatures de courriel à personnaliser, en fonction des éléments que vous pouvez inclure.

La signature de courriel classique

Chloé Dubois - Directrice artistique

Wavewood [lien vers le site web de l'entreprise]

Tél. : 418-XXX-XXXX

La signature de courriel avec l'adresse de l'entreprise

Chloé Dubois - Directrice artistique

Wavewood [lien vers le site web de l'entreprise]

2 rue Montorgueil - Montréal (Québec) - H2Y 1C6

Tél. : 418-XXX-XXXX

La signature de courriel avec photo ou logo

Idéalement, insérez la photo à gauche de votre texte. Assurez-vous de bien aligner la longueur de votre texte sur celle de la longueur de votre logo ou de votre photo.

[photo ou logo de bonne qualité à insérer à la gauche du texte]

Chloé Dubois - Directrice artistique

Wavewood [lien vers le site web de l'entreprise]

2 rue Montorgueil - Montréal (Québec) - H2Y 1C6

Tél. : 418-XXX-XXXX

La signature de courriel avec signature manuscrite

[Photo de bonne qualité de votre signature manuscrite à insérer au-dessus de votre nom et du reste du texte]

Chloé Dubois - Directrice artistique

Wavewood [lien vers le site web de l'entreprise]

2 rue Montorgueil - Montréal (Québec) - H2Y 1C6

Tél. : 418-XXX-XXXX

La signature de courriel avec liens vers les réseaux sociaux

Chloé Dubois

Directrice artistique - Wavewood [lien vers le site web de l'entreprise]

Tél. : 418-XXX-XXXX

[Liens vers les différents réseaux sociaux à mettre en avant : Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, Pinterest, Snapchat ou TikTok]

La signature de courriel avec lien pour prendre rendez-vous

Chloé Dubois

Directrice artistique - Wavewood [lien vers le site web de l'entreprise]

Tél. : 418-XXX-XXXX

Prenez rendez-vous avec moi [lien vers votre calendrier de réservation]

La signature de courriel avec promotion d'un contenu personnel

Chloé Dubois

Directrice artistique - Wavewood [lien vers le site web de l'entreprise]

Tél. : 418-XXX-XXXX

Chloe.dubois.com – Blogue : [Titre du dernier article en date]

La signature de courriel avec avis de confidentialité

Chloé Dubois

Avocate associée - Chloe Dubois Company [lien vers le site web de l'entreprise]

Tél. : 418-XXX-XXXX

Avis de confidentialité : ce courriel, ainsi que toute pièce jointe, est confidentiel et peut être protégé par le secret professionnel. Si vous n'en êtes pas le destinataire visé, veuillez en aviser l'expéditeur immédiatement et le supprimer ; vous ne devez pas le copier, ni l'utiliser à quelque fin que ce soit, ni divulguer son contenu à qui que ce soit.

La signature de courriel avec offre commerciale

Chloé Dubois

Fleuriste – Wavewood

Tél. : 418-XXX-XXXX

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